Việc triển khai một hệ thống ERP luôn bao gồm nhiều yếu tố quan trọng. Những yếu tố này đan chặt với nhau, và xoay quanh các bước: yêu cầu phân tích, lập kế hoạch cho dự án, chạy thử và triển khai. Tất cả các bước này chỉ hiệu quả khi khâu quản trị quá trình hiệu quả. Vấn đề quản lý những thay đổi cơ bản xảy ra khi quá trình ứng dụng khiến công ty vào giai đoạn tái cấu trúc. Để huấn luyện nhân viên kiến thức về giải pháp phần mềm ERP và chức năng của nó nhằm mau chóng thích ứng với những khuôn khổ tổ chức, công ty cần có sự quan tâm đúng mức đến việc truyền đạt trong các buổi huấn luyện.
Quản trị sự thay đổi ở cấp tổ chức cần tập trung vào những điều cơ bản sau
a. Có đánh giá cho mức thay đổi, thiết kết và quy trình khi ứng dụng ERP
b. Đánh giá năng suất biểu hiện và tối ưu hệ thống ERP được hoàn thành
c. Tất cả các buổi huấn luyện được xác định và phân tích, theo sau đó là phát triển những nội dung phù hợp
d. Sau khi buổi training kết thúc, có những hoạt động tiếp đó để nhân viên không quên những gì vừa mới được truyền đạt..
e. Có kế hoạch và thực thi quá trình giao tiếp
f. Cuối cùng là một hạch toán trước khi ứng dụng được đưa ra để theo dõi và báo cáo tất cả các tiến độ trong 1 một trường hợp kinh doanh giả định.
g. Trong trường hợp gặp phải khó khăn, nó sẽ được xác định và đưa ra giải pháp ứng dụng.
h. Tất cả các loại cải tiến ở tầm tổ chức được thiết kế để cuối cùng có thể tối ưu hệ thống mới toanh này.
Các điểm lưu ý trên miêu tả quá trình tham gia vào 1 dự án ERP. Nhưng toàn bộ quá trình quản trị sự thay đổi bao gồm 5 bước chính. Sau đây chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết về những kỹ năng quản lý sự thay đổi với 1 quá trình ứng dụng ERP.
Bước đầu tiên là xây dựng các chương trình đào tạo chi tiết để huấn luyện nhân viên về những thay đổi trong quy trình kinh doanh. Một vài nhân viên ở các bộ phận được chọn trước để tham gia. Sau khi trải qua thử nghiệm, những người này có thể truyền đạt lại kiến thức cho đồng nghiệp.
Thuyết trình, tài liệu, demo nhanh, cổng đào tạo trực tuyến, video và các bài đào tạo qua web là nguồn tài nguyên để huấn luyện nhân viên. Những nguồn này rất tiện lợi và có thể truy cập vào từ bất cứ đâu.
Nhân viên luôn được thực hành ngay trong chính công việc hàng ngày. Người huấn luyện tương ứng ở các phòng ban truyền đạt bằng cách trình bày nhiều ứng dụng ngay trong công việc ở văn phòng. Đây là 1 cách tuyệt vời để quản lý sự thay đổi và cuối cùng sự thoải mái của nhân viên khi sử dụng hệ thống ERP được đánh giá.
Thường thì sự miễn cưỡng thay đổi xuất hiện là không tránh được bởi vì thay đổi bao gồm thay đổi vai trò và trách nhiệm của nhân viên. Vì vậy, nhân viên sẽ phải cần thời gian để thích nghi với 1 hệ thống hoàn toàn mới như ERP. Tuy nhiên, nhà quản lý kiêm huấn luyện thì phải nhanh chóng đương đầu với thách thức này cùng lúc với các kế hoạch phù hợp và nỗ lực đạt được mục tiêu để có thể quản trị sự thay đổi này.
Marketing nội bộ sẽ thực hiện nhiệm vụ trao đổi về những khác biệt mới trong quy trình kinh doanh với nhân viên về hệ thống ERP. Có thể dùng tờ rơi, email, newsletter, poster và banner. Những công cụ này sẽ nhấn mạnh sự thay đổi trong doanh nghiệp, từ đó giúp nhân viên thích nghi nhanh hơn.
Rất nhiều công ty tư vấn trên toàn cầu làm theo những bước trên. Dựa trên những bước này, họ cung cấp đào tạo, kỹ thuật và chiến lược để tối đa hóa hiệu quả và tối thiểu hóa thời gian nhân viên của tổ chức nắm bắt và hỗ trỡ hệ thống ERP mới.
Ứng dụng hệ thống ERP vào quy trình kinh doanh là 1 bước tiến lớn của công ty nhưng để bước tiến này thực sự phát huy hết tác dụng thì phần quản lý các thay đổi do hệ thống này đem lại phải thật hiệu quả. Doanh nghiệp khi quyết định ứng dụng hệ thống ERP tuyệt đối không thể xem nhẹ khâu này. Hầu hết nhà cung cấp hệ thống ERP đều có các chuyên gia tư vấn, doanh nghiệp nên đề cập với vấn đề quản lý sự thay đổi với họ nếu cảm thấy cần hỗ trợ nhiều.