BPO là gì?
BPO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Business Process Outsourcing, có nghĩa là thuê ngoài dịch vụ kinh doanh. Nói một cách dễ hiểu hơn, doanh nghiệp lựa chọn BPO (được xem như một đối tác thứ 3 bên ngoài) đã được thiết lập tốt và có kinh nghiệm để giúp họ thực hiện các quy trình và chức năng kinh doanh.
Theo đó, các BPO có vai trò đảm nhiệm chuyên môn để triển khai cung ứng các dịch vụ theo ký kết. Đồng thời đưa ra các sáng kiến đổi mới và phát triển kinh doanh cho doanh nghiệp đã thuê họ. Công việc cụ thể như quản trị nhân sự, trung tâm liên lạc, hỗ trợ kỹ thuật, quan hệ khách hàng, kế toán, gia công phần mềm… cho nhiều lĩnh vực khác nhau như bảo hiểm, tài chính, bất động sản,…
BPO là làm gì?
Sau khi đã hiểu được khái niệm BPO là gì, chúng ta cần đi sâu hơn về nhu cầu của các doanh nghiệp trong việc sử dụng BPO làm gì. BPO – một khái niệm được nhiều chuyên gia kinh tế đưa ra và xem chúng giống như chuyên môn hoá. Theo đó, có rất nhiều nghĩa để trả lời cho câu hỏi “BPO là làm gì?”
BPO chính là đề cập đến quá trình hoạt động của một doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất không đủ về luật nên việc phải sử dụng dịch vụ BPO là thực sự cần thiết nhằm mục đích để thuê các công ty chuyên môn sâu xử lý. Những mảng không có chuyên môn hoặc kinh nghiệm thì nên khuyến khích sử dụng BPO để hỗ trợ thúc đẩy quá trình phát triển.
Ngoài ra, việc sử dụng BPO cũng giảm thiểu được nhiều chi phí nhân sự và hiệu suất công việc cao. Và dễ dàng nhận thấy nhất chính là trình độ chuyên môn cao từ những công ty khác.
Tôi sẽ đưa ra một ví dụ minh hoạ cụ thể để bạn có thể hiểu rõ hơn. Các bộ phận trong chuỗi cung ứng của công ty của bạn không có kinh nghiệm chuyên môn cốt lõi để có thể tạo ra sản phẩm chất lượng. Như vậy, chắc chắn rằng bạn cần phải thuê một công ty khác có kinh nghiệm chuyên môn để hoàn thành quy trình sản xuất và tạo ra sản phẩm cuối cùng.
BPO mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp?
Như tôi đã đề cập trên, các công ty/ doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ BPO là nhằm tối ưu nhân lực, giảm chi phí nhân sự và tập trung vào chiến lược kinh doanh cốt lõi. Do đó, BPO góp phần quan trọng trong việc mang lại lợi ích cho công ty/ doanh nghiệp. Cũng như tổng thể đáng tin cây để đáp ứng các nhu cầu được đưa ra. Dưới đây, tôi sẽ giải thích một cách chi tiết nhất về từng lợi ích mà BPO mang lại, hãy cùng tiếp tục xem nhé!
Tiết kiệm chi phí
Cắt giảm chi phí và tiết kiệm tiền là lý do quan trọng thiết yếu để các doanh nghiệp quyết định lựa chọn thuê ngoài quy trình kinh doanh. Theo đó, BPO sẽ mang đến một đội ngũ nhân viên có năng lực, chuyên nghiệp với mức lương thấp hơn. Từ đó dẫn đến việc giảm đáng kể chi phí và tăng doanh thu cho công ty/ doanh nghiệp.
Chuyên gia có sẵn kinh nghiệm
Bạn thử nghĩ đến trường hợp này mà xem! Nếu một doanh nghiệp tuyển đầu vào là một nhân viên mới chưa có kinh nghiệm và cần sự đào tạo thực tiễn. Điều đó sẽ dẫn đến nhiều vấn đề liên quan đến chi phí rất lớn. Nhưng khi bạn thuê ngoài là một công ty trong ngành BPO đã có nguồn lực đầy đủ. Họ có thể thực hiện quy trình với mức chi phí thấp hơn doanh nghiệp tự làm bởi vì họ đã có sẵn các mối quan hệ cần thiết cùng đội ngũ nhân sự đảm nhiệm công việc một cách chuyên nghiệp.
Hay thậm chí những khó khăn trong tuyển dụng, đào tạo chuyên môn được giải quyết triệt để. Và bằng cách ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ BPO, công ty/ doanh nghiệp cũng có thể tiết kiệm chi phí và thời gian để đầu tư vào các hoạt động mang lại lợi nhuận.
Tập trung vào cốt lõi
Một khi hầu hết công việc của công ty/ doanh nghiệp không mang đến doanh thu nhưng vẫn phải duy trì được giao cho nhà sản xuất dịch vụ. Các quản trị hay chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể tập trung chuyên sâu vào các lĩnh vực hoạt động cốt lõi, kế hoạch chiến lược sáng tạo. Từ đó dẫn đến hiệu suất làm việc tốt hơn, giúp đưa ra những quyết định, hành động kinh doanh thương mại đúng đắn và sáng suốt hơn.
Nhận được phản hồi của khách hàng
Các nhân viên của BPO thuộc lĩnh vực chăm sóc khách hàng, yêu cầu phải thường xuyên liên hệ trực tiếp với khách hàng, họ chính là người sẽ nhận được những phản hồi trực tiếp về sản phẩm, dịch vụ. Những phản hồi mang giá trị giúp doanh nghiệp cải tổ dịch vụ được cung cấp.
Công nghệ được cập nhật mới nhất
Đầu tư vào công nghệ mới thực sự rất tốn kém. Thậm chí có thể xảy ra rủi ro đối với các doanh nghiệp nhỏ lẻ không có nguồn ngân sách ổn định. Đó chính là lý do thường gây khó khăn trong việc các doanh nghiệp được tiếp cận và cập nhật theo nền công nghệ tiên tiến mới. Chính vì vậy, lợi ích của việc thuê ngoài sẽ khiến vấn đề này trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Các công ty/ doanh nghiệp sẽ có quyền truy cập vào công nghệ có chuyên môn, mang lại lợi ích to lớn.
BPO hoạt động như thế nào?
Vậy BPO hoạt động theo quy trình như thế nào? Vốn dĩ dịch vụ này được sinh ra nhằm có thể giúp các doanh nghiệp triển khai nhiều mảng lĩnh vực khác không nằm trong khả năng. Mục đích chính là để doanh nghiệp có thể tập trung vào các yếu tố quan trọng hơn của công ty mà không phải tốn quá nhiều thời gian vào những việc không thuộc phạm vi khả năng. Bên cạnh đó, BPO không chỉ là người triển khai các chiến lược, quy trình mà còn là đối tượng đưa ra những ý tưởng, sáng kiến phát triển phù hợp nhất đối với doanh nghiệp của bạn.
Đối với việc CEO của doanh nghiệp bước đến quyết định thuê ngoài dịch vụ BPO sẽ thông qua nhiều con đường. Chẳng hạn, các công ty mới khởi nghiệp thường sẽ thuê ngoài các chức năng văn phòng bởi vì họ không có đủ nguồn lực và nhân sự để xây dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng.
Nhưng riêng đối với các công ty đã thành lập lâu năm sẽ lựa chọn thuê ngoài một nhiệm vụ khi họ đã thực hiện phân tích và xác định rằng dịch vụ cung cấp đó sẽ thực hiện một cách tốt nhất với mức chi phí thấp. Đó là tất cả những gì giữa doanh nghiệp và BPO có được.
Một số vấn đề cần lưu ý về BPO
An ninh và quy định
Về vấn đề an ninh và quy định, các tổ chức/ doanh nghiệp khi thực hiện thuê ngoài dịch vụ BPO cần phải giải quyết triệt để bất kỳ một mối quan tâm, yêu cầu, quy định và hạn chế về bảo mật nào. Điều này sẽ giúp ngăn chặn việc sử dụng nhà cung cấp ở nước ngoài trong một số trường hợp nhất định. Hơn nữa, nội bộ cấp cao điều hành cần tham gia vào quá trình đánh giá định kỳ để nắm rõ những thỏa thuận thuê ngoài có cần hoặc bị thay đổi gì không. Phạm vi công việc
Hơn bao giờ hết, bên phía cung cấp dịch vụ BPO cần xác định rõ phạm vi công việc. Ban giám đốc và quản lý cần phải xác định rõ ràng quy trình công việc có bị ảnh hưởng bởi các vấn đề khác hay không. Qua đó có thể đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp đối với dịch vụ này.
Ngoài ra, lãnh đạo doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu chính trong quá trình thuê ngoài BPO này. Chẳng hạn một số tiêu chí như tiết kiệm chi phí, tăng chất lượng công việc, xoay vòng nhanh,… và một số mục khác. Từ đó xác định rõ nhà cung cấp nào phù hợp với những tiêu chí nêu trên. Đây sẽ là cơ sở để đánh giá hiệu suất nhà cung cấp dịch vụ BPO và sự thành công của chức năng khi được thuê bên ngoài.
KPO, LPO và RPO
Hiện tại, dịch vụ BPO được phân thành ba loại phổ biến nhất:
- KPO – Knowledge Process Outsourcing (hay còn gọi là thuê ngoài quy trình tri thức): Loại này thường đề cập đến các chức năng dựa trên kiến thức chuyên môn. KPO thường yêu cầu các kỹ năng và lĩnh vực cụ thể như chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm, tài chính, kỹ thuật,…
- LPO – Legal Process Outsourcing (hay còn gọi là thuê ngoài quy trình pháp lý): Đây là các dịch vụ cung cấp từ công ty luật bên ngoài để thực hiện những công việc liên quan đến pháp lý. LPO bao gồm dịch vụ phiên âm, dịch vụ đặt hẹn hoặc nghiên cứu pháp lý và tài liệu để đưa ra lời khuyên hữu ích.
- RPO – Research Process Outsourcing (hay còn gọi là thuê ngoài quy trình nghiên cứu): Loại dịch vụ này thường đề cập đến các chức năng phân tích, nghiên cứu và phát triển. Cụ thể RPO cung cấp các nhiệm vụ như phân tích thị trường, nghiên cứu tài chính,…
Rủi ro của BPO là gì?
Bên cạnh những lợi ích to lớn mà dịch vụ BPO mang lại cho các tổ chức hay doanh nghiệp thì cũng sẽ tiềm ẩn một số rủi ro sau đây:
Tính phù hợp
Mức độ phù hợp là điều vô cùng quan trọng giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng BPO. Điều này có thể sẽ ảnh hưởng đến sự thuận lợi trong quá trình hợp tác và thỏa thuận giữa hai bên.
Rò rỉ thông tin nhạy cảm
Khi thực hiện dịch vụ BPO thì tổ chức/ doanh nghiệp sẽ phải tạo kết nối công nghệ giữa họ và bên cung ứng BPO. Điều này tạo ra một điểm yếu chính là tiềm năng có thể bị khai thác bởi các tác nhân xấu từ bên ngoài. Thêm vào đó, việc thường xuyên trao đổi những thông tin quan trọng, dữ liệu nhạy cảm trong quá trình hợp tác kinh doanh là điều không thể tránh khỏi. Từ đó dẫn đến những rủi ro bảo mật an ninh tiềm ẩn khác.
Mất kiểm soát
Thông thường các dịch vụ BPO sẽ có tâm lý phụ thuộc vào bên cung cấp để hoàn thành nhiệm vụ. Vì thế, tổ chức hay doanh nghiệp phải quản lý điều hành mối quan hệ để đảm bảo công việc được thực hiện chính xác và liên tục đáp ứng với mức chi phí đã thỏa thuận. Nếu không sẽ phải gặp khá nhiều khó khăn khi bắt đầu hoạt động trở lại trong nội bộ doanh nghiệp.
Bất đồng về ngôn ngữ
Các tổ chức/ doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt về vấn đề bất đồng ngôn ngữ với các nhà cung cấp BPO. Chúng ta có thể thấy rằng những rào cản về văn hoá là nguyên nhân gây cản trở nhà tuyển dụng nhìn thấy lợi ích đầy đủ từ hợp đồng BPO của họ.
Cơ hội phát triển cho người lao động trong ngành BPO
Đối với ngành nghề BPO vẫn đã và đang phát triển mạnh mẽ trong thời điểm hiện tại và những năm sắp đến. Do đó bạn cũng có thể thấy mức tăng trưởng trong lĩnh vực này. Nhiều công ty hiện nay đang tìm cách bắt đầu và mở rộng phạm vi hoạt động dịch vụ của họ.
Theo xu hướng thế giới
Hiện nay trên thế giới, BPO là một xu hướng toàn cầu hoá của đa số các doanh nghiệp. Chưa kể đến, dịch vụ BPO đã trở thành điểm đến lý tưởng về Call Center như Ấn Độ, Philippines, Singapore,… Tuy nhiên, thị trường Việt Nam vẫn đang còn non trẻ và chưa nhận được sự hưởng ứng tương xứng đối với tiềm năng của nó.
Chuyển biến tại thị trường Việt Nam
Đi cùng với sự cạnh tranh thị trường diễn ra ngày càng cao, các tổ chức/ doanh nghiệp sẵn sàng cải thiện đáng kể các dịch vụ này. Đồng thời phải luôn đảm bảo sự chuyên nghiệp thể hiện trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Nếu như bạn có thể hiểu rõ được ngành BPO là gì và sử dụng BPO ra sao để đạt được hiệu quả tốt nhất thì trong tương lai nó sẽ trở thành lựa chọn hấp dẫn cho cả doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Như vậy, qua những chia sẻ mà tôi đưa trên sẽ giúp bạn nắm rõ được BPO là gì? BPO mang đến lợi ích như thế nào? Để từ đó bạn có thể vận dụng và phát triển một cách hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp của mình.
St