Là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng.
Kỹ năng đàm phán có các chiến lược cơ bản giống như kỹ năng xử lý xung đột.
Một số người tiếp cận tất cả các cuộc đàm phán theo cùng một cách, đều sử dụng cùng một phương pháp. Tuy nhiên, có nhiều cách khác nhau để đàm phán; Và khi bạn chọn chiến lược tốt nhất cho từng tình huống, bạn dễ dàng đạt được điều mình muốn. Nhưng làm thế nào để biết nên sử dụng cách tiếp cận nào?
Chọn Chiến lược đàm phán tốt nhất
Thứ nhất, một trong các thành viên trong nhóm muốn gặp bạn để trao đổi về việc tăng lương. Tiếp theo, bạn có cuộc gọi hội nghị với nhà cung cấp, người muốn tăng giá cước vận chuyển. Cuối cùng, bạn có cuộc họp với sếp về ngân sách hoạt động và cô ấy muốn cắt giảm 15%. Với một kế hoạch như thế này, bạn có rất nhiều cuộc đàm phán!
Thách thức ở đây là mỗi trường hợp đều cần một cách tiếp cận khác nhau: một số cuộc đàm phán sẽ là hợp tác, trong khi số khác lại có tính cạnh tranh hơn.
Một số người tiếp cận tất cả các cuộc đàm phán theo cùng một cách, đều sử dụng cùng một phương pháp. Tuy nhiên, có nhiều cách khác nhau để đàm phán. Và khi bạn chọn chiến lược tốt nhất cho từng tình huống, bạn dễ dàng đạt được điều mình muốn. Nhưng làm thế nào để biết nên sử dụng cách tiếp cận nào?
Đàm phán xảy ra khi có vấn đề về lợi ích, kết quả đạt được (mơ hồ) và phạm vi đạt được của mỗi bên
Ma trận đàm phán của Lewicki và Hiam giúp bạn trả lời câu hỏi này.
Giới thiệu về chiến lược
Roy Lewicki và Alexander Hiam đã phát triển Ma trận Đàm phán và công bố nó trong cuốn sách năm 2006 của họ, “Mastering Business Negotiation“
Ma trận Đàm phán, trong hình 1, giúp bạn lựa chọn phương pháp đàm phán tốt nhất cho tình huống của mình, dựa trên tầm quan trọng của kết quả và mối quan hệ.
Từ “Mastering Business Negotiation: A Working Guide to Making Deals and Resolving Conflict,” của Roy J. Lewicki và Alexander Hiam.
Lewicki và Hiam nói rằng có năm chiến lược đàm phán mà bạn có thể sử dụng:
- Avoiding – Hủy bỏ (Trì hoãn để chiến thắng)
- Accommodating – Dễ tính (Thua để chiến thắng)
- Competing – Cạnh tranh (Thắng – Thua)
- Collaborating – Hợp tác (2 bên cùng thắng)
- Compromise – Thỏa hiệp (Chia tách từng phần)
Bạn có thể xác định chiến lược phù hợp nhất bằng cách tìm xem tình huống của mình rơi vào vùng nào trên trục X,Y
Trục X xem xét tầm quan trọng của kết quả đàm phán. Bạn càng tiến ra xa, kết quả càng quan trọng với bạn. Trục Y thể hiện tầm quan trọng của mối quan hệ với người kia, mối quan hệ ưu tiên thấp ở dưới cùng của ma trận, trong khi mối quan hệ ưu tiên cao ở trên cùng.
Vận dụng thực tế
Tốt nhất nên sử dụng Ma trận này trước khi đàm phán với người khác, bằng cách phân tích các ưu tiên, bạn có thể chọn chiến lược đàm phán phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của mình.
Bạn cũng có thể sử dụng ma trận này phân tích xem người khác sẽ chọn hình thức đàm phán nào. Nếu bạn để họ dẫn trước, chú ý tới chiến lược mà họ chọn, thì nó sẽ cho bạn biết rất nhiều điều về ưu tiên của đối phương.
Mẹo:
Trước khi bắt đầu đàm phán, điều quan trọng là phải xác định BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement – giải pháp thay thế tốt nhất cho một thỏa thuận đàm phán) của bạn và của người kia. Bằng cách này, bạn nhận thức được các lựa chọn thay thế và đưa ra quyết định sáng suốt trong quá trình đàm phán.
Hãy xem xét từng chiến lược đàm phán một cách chi tiết hơn.
5 chiến lược đàm phán
1. Hủy bỏ (Trì hoãn để chiến thắng) - Avoiding
Chiến lược “trì hoãn” ở góc dưới bên trái của ma trận và nó thể hiện các tình huống mà kết quả và mối quan hệ đều có mức độ ưu tiên thấp. Vì vậy, bạn có thể rút lui khỏi đàm phán (tạm thời hoặc vĩnh viễn) hoặc tránh tình huống này hoàn toàn.
Áp dụng khi :
- Dự án hoặc công việc đó không quan trọng
- Dự án hoặc công việc đó không liên quan đến quyền lợi của mình
- Hậu quả giải quyết vấn đề lớn hơn lợi ích đem lại
- Người thứ 3 có thể giải quyết công việc đó tốt hơn
Mọi người thường sử dụng chiến lược trì hoãn khi người khác tức giận hoặc liên quan tới cảm xúc. Hãy kiểm soát cảm xúc của riêng bạn nếu người khác buồn phiền và thay vào đó tập trung vào sự đồng cảm và sử dụng kỹ năng lắng nghe chủ động.
Cần lưu ý, tránh đàm phán trong các tình huống liên quan tới cảm xúc thường là chiến thuật đầu tiên; khi người kia bình tĩnh, bạn có thể hướng họ vào một phong cách đàm phán khác.
Bạn cũng có thể sử dụng chiến lược trì hoãn khi bạn có một lựa chọn thay thế đủ mạnh hoặc nếu bạn có thể đáp ứng nhu cầu của mình mà không cần đàm phán.
2. Dễ tính (Thua để chiến thắng) - Accommodating
Chiến lược này nằm ở góc trên bên trái của ma trận; Khi mối quan hệ có tầm quan trọng cao, nhưng kết quả đàm phán không phải là ưu tiên.
Áp dụng khi:
- Giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp là ưu tiên hàng đầu
- Cảm thấy vấn đề là quan trọng với người khác hơn với mình (thấy không tự tin để đòi quyền lợi cho minh)
Với chiến lược này, bạn không nên quá lo lắng về việc “đánh mất” kết quả để duy trì mối quan hệ. Ví dụ, khi bạn đàm phán tăng lương với một nhân viên giỏi, người mà bạn thực sự muốn giữ. Nó cũng hữu ích trong trường hợp bạn cần trì hoãn cho một cuộc đám phán lớn hơn, cho đến khi bạn có nhiều hỗ trợ, chứng cứ hay thời gian.
Cuối cùng, bạn có thể sử dụng chiến lược này trong trường hợp chấp nhận một khoản lỗ ngắn hạn để đổi lấy một khoản lợi nhuận dài hạn. Ví dụ: bạn có thể đàm phán với sếp trì hoãn kỳ nghỉ của mình đổi cho cô ấy, đổi lại, cô ấy sẽ cho bạn thêm 2 ngày nghỉ trong tháng kế tiếp.
Trước khi sử dụng loại đàm phán này, xác nhận xem mối quan hệ này có quan trọng hơn so với kết quả. Nếu thực sự như vậy, xây dựng lòng tin bằng cách làm rõ ý định của bạn. Đảm bảo người kia hiểu rằng bạn đang từ bỏ mối quan tâm của mình cho anh ta – nó sẽ không xây dựng mối quan hệ trừ khi người khác hiểu bạn đang làm gì!
Tiếp theo, thể hiện sự tôn trọng với vị trí và khả năng của người khác với lời khen ngợi chân thành. Hãy nhớ, mục tiêu của bạn là tăng cường và bảo vệ mối quan hệ này, vì vậy hãy tích cực.
3. Cạnh tranh (Thắng – Thua) - Competing
Chiến lược này được thể hiện ở góc dưới bên phải của ma trận. Ở đây, kết quả là quan trọng, trong khi bảo vệ mối quan hệ có thể không quan trọng chút nào.
Chiến lược này phù hợp nhất khi bạn cần giành chiến thắng, ngay cả khi cái giá phải trả là mối quan hệ. Một ví dụ điển hình của chiến lược cạnh tranh là khi mua một chiếc xe; bạn muốn mức giá tốt nhất có thể và duy trì một mối quan hệ thân thiện, lâu dài với nhân viên bán hàng không phải là điều quan trọng.
Bạn có thể sử dụng chiến lược này khi đàm phán với ai đó, người đại diện cho người khác hoặc khi cả hai bên chỉ có mục tiêu ngắn hạn.
Đàm phán cạnh tranh không có nghĩa là mối quan hệ đã bị hủy hoại. Cả hai bên đều có thể tôn trọng lẫn nhau, miễn là cả hai đều công bằng và trung thực trong cuộc đàm phán. Cần có tính cách mạnh mẽ, quyết đoán và sức mạnh bên trong để thương lượng thành công trong loại kịch bản này, vì vậy hãy sớm xây dựng những kỹ năng này.
Điều quan trọng khi tiến hành đàm phán cạnh tranh là hiểu rõ những điều bạn cần để thoát khỏi tình huống. Viết ra những điều bạn muốn đạt được, cũng như một loạt đề nghị hoặc nhượng bộ khác mà bạn sẵn sàng từ bỏ để có được thứ mình muốn. Bằng cách chuẩn bị, bạn hiểu rõ hơn về những điều bạn có thể trao đổi với người khác.
Nếu đàm phán với một bên không quen thuộc, hãy bắt đầu đàm phán với nhiều câu hỏi. Tìm hiểu phía bên kia, thậm chí có thể hỏi người kia xem mục tiêu của anh ta là gì.
Thương lượng phân phối thường rơi vào chiến lược cạnh tranh bởi nó là “thắng-thua.” Mặc dù vậy, điều quan trọng cần nhớ là cả hai bên vẫn có thể hướng tới kết quả mà họ đồng ý là công bằng và hợp lý.
4. Cộng tác (Win-Win) - Collaborating
Chiến lược “Hợp tác” ở góc trên bên phải của ma trận. Hợp tác là một phong cách đàm phán win-win hay đàm phán cùng có lợi, bởi giành chiến thắng quan trọng, đồng thời cũng cần duy trì mối quan hệ. Cả hai bên đều cần đạt được mục tiêu của mình theo một cách nào đó.
Hợp tác thường là cách tiếp cận tốt nhất khi kết quả không mong muốn, chẳng hạn như hai bên tranh giành một phần thưởng rất nhỏ. Với sự hợp tác, bạn có thể cùng nhau làm việc để đạt được một phần thưởng lớn hơn, thay vì giành lấy những miếng bánh nhỏ hơn.
Áp dụng khi:
- Vấn đề là rất quan trọng, và có đủ thời gian để tập hợp quan điểm, thông tin từ nhiều phía để có phương pháp xử lý hoàn hảo nhất
- Hai bên đã tồn tại mâu thuẫn từ trước
- Cần tạo dựng mối quan hệ lâu dài giữa các bên
Bắt đầu phong cách đàm phán hợp tác bằng cách thể hiện sự tin tưởng và xây dựng thiện cảm. Nói với bên kia một cách công khai những điều bạn định làm và mục tiêu của bạn là gì. Bằng cách này, bạn xây dựng tự tin tưởng và tạo ra mối liên kết.
Danh tiếng của bạn cũng góp phần vào nỗ lực hợp tác. Nếu bạn có tiếng về sự công bằng, trung thực và toàn vẹn, thì bên kia sẽ tin tưởng bạn hơn trong quá trình đó. Đảm bảo bạn có một danh tiếng tốt!
Sáng tạo giải quyết vấn đề là một phần quan trọng khi hợp tác. Để cả hai bên giành chiến thắng, bạn phải tìm cách mới, sáng tạo để xem xét vấn đề.
6. Thỏa hiệp (Chia khác biệt) - Compromising
Có nghĩa là đi đến một ý tưởng trung tâm để có thể kết hợp hai mặt của một cuộc tranh luận. Một cách nói khác là thay phiên nhau (hôm nay ưu tiên người này, mai đến lượt người kia), hoặc đi thẳng vào giữa một vấn đề để giải quyết nó.
Phương pháp này đạt mục tiêu là Half win - Haft lose. Đây là tình huống mà trong đó mỗi bên chịu nhường một bước để đi đến giải pháp mà trong đó tất cả các bên đều cảm thấy thoải mái nhất, hay nói cách khác mỗi bên cảm thấy sự hài lòng của mình dừng lại ở con số 50%.
Áp dụng khi:
- Dự án/công việc tương đối quan trọng, trong khi hai bên đều khăng khăng giữ mục tiêu của mình, trong khi thời gian đang cạn dần
- Hậu quả của việc không giải quyết xung đột là nghiêm trọng hơn sự nhượng bộ của cả 2 bên
Ví dụ 1: Nếu ai đó muốn đến một quán ăn nhanh và một người khác muốn đến một quán beer để nhâm nhi lâu hơn. Thỏa thuận là: lần này họ sẽ đến một nơi và lần sau họ sẽ đến địa điểm kia.
Ví dụ 2: Hoặc nếu một người muốn đi xem phim và sau đó mua sắm trong khi người kia muốn đi ăn và hát Karaoke, một thỏa hiệp có thể là đi xem phim rồi sau đó đi hát. Đây là cách thỏa hiệp đi thẳng vào giữa vấn đề của mỗi người, tách làm 2 để mỗi người đều đáp ứng quyền lợi tương đương.
Thỏa thuận bất lợi cho mỗi bên đôi khi tốt hơn là tìm luật sư để giải quyết.
Thành ngữ có câu: A bad compromise is better than a good lawsuit
Ý nghĩa: Dĩ hòa vi quý; một điều nhịn là chín điều lành.
Thí dụ thực tế: Nếu 2 người va chạm giao thông, cả 2 xe đều bị hư hại và và cả 2 người đều có một phần lỗi. Nếu cần cảnh sát giải quyết xung đột, cả 2 người sẽ phải trải qua quá trình điều tra dài, tốn kém thời gian và sức lực, kinh phí. Xa hơn nữa là tìm đến luật sư, tòa án. Những quyết định này sẽ khiến cho cả 2 tổn thất nhiều hơn.
“Thỏa hiệp” nằm ở trung tâm ma trận. Sự thỏa hiệp thường diễn ra khi các bên không thể tìm cách hợp tác, nhưng họ vẫn muốn đạt được mục đích và duy trì mối quan hệ. Thỏa hiệp đòi hỏi ít nỗ lực hơn là hợp tác.
Thỏa hiệp thường sử dụng các chiến lược từ bốn phong cách đàm phán khác, đó là lý do tại sao hiểu được các phong cách khác sẽ giúp bạn thỏa hiệp hiệu quả hơn. Mốt số vấn đề bạn có thể sử dụng chiến lược hợp tác, trong khi số khác có thể cần phong cách đàm phán cạnh tranh.
Điều quan trọng là phải linh hoạt trong quá trình này. Hãy nhớ rằng, bạn có thể thắng cũng như thua ở đây, vì vậy đảm bảo bạn hiểu rõ mục tiêu của mình, đặc biệt nếu bạn thay mặt người khác đàm phán. Bạn cũng cần ưu tiên một số mục tiêu nhất định, từ đó bạn biết có thể làm gì và không thể làm gì để bị thua.
Hãy nhớ, người đưa ra đề nghị đầu tiên thường là người bị mất tổng thể nhiều nhất, nếu có thể, hãy để bên kia dẫn đầu. Điều này không chỉ giúp bạn có được vị trí mạnh hơn mà còn cho bạn cái nhìn rõ hơn về ưu tiên và mục tiêu của bên kia. Khi bạn trở lại với sự phản đối, bắt đầu với những thỏa hiệp nhỏ. Nếu bắt đầu từ thỏa hiệp nhỏ, nó giúp bạn tránh leo trang đòi hỏi từ cả 2 bên.
Cuối cùng, cho thấy bạn muốn đàm phán bằng cách giải quyết các mối quan tâm chính của bên kia. Điều này chứng minh sự công bằng và sự đồng cảm của bạn và cho thấy bạn sẵn sàng đạt được chiến thắng cho tất cả mọi người.
Những điểm chính
Roy Lewicki và Alexander Hiam phát triển Ma trận Đàm phán và công bố nó trong cuốn sách năm 2006 của họ, “Mastering Business Negotiation.” Ma trận này cho phép bạn lựa chọn chiến lược đàm phán tốt nhất dựa trên tầm quan trọng của kết quả và mối quan hệ trong từng tình huống. Năm phong cách này là:
- Avoiding – Hủy bỏ (Trì hoãn để chiến thắng)
- Accommodating – Dễ tính (Thua để chiến thắng)
- Competing – Cạnh tranh (Thắng – Thua)
- Collaborating – Hợp tác (2 bên cùng thắng)
- Compromising – Thỏa hiệp (Chia tách từng phần)
Để sử dụng mô hình, thể hiện tầm quan trọng của mối quan hệ trên trục Y và tầm quan trọng của kết quả trên trục X. Nó giúp bạn xác định cách đàm phán tốt nhất để sử dụng trong từng tình huống.
Biến thể của các chiến thuật chính
Chiến thuật lát cắt Salami
Ma trận trên cũng có thể tiếp tục mở rộng để có những chiến thuật nhỏ hơn. Ngoài các chiến thuật chính trong ma trận trên, có những chiến thuật ngách, các biến thể của chiến thuật giúp bạn có thêm các công cụ để ra quyết định tốt hơn, đi đến thắng lợi toàn diện hơn. Thí dụ: Chiến thuật lát cắt Salami là một chiến thuật nằm đâu đó giữa 2 chiến thuật Compromising và Competing. Nhờ chiến thuật Salami, bạn có thể giành thắng lợi từng phần. Đặc tính của chiến thuật này đòi hỏi sự kiên trì. Bạn sẽ đánh đổi bằng thời gian.
Xem thêm: Chiến lược lát cắt Salami trong đàm phán, thương lượng
Hi vọng bài viết trên cung cấp cho bạn đọc góc nhìn toàn diện về các phương pháp đám phán hiện đại, cùng các chiến thuật hợp lý để bạn không thua thiệt khi tham gia vào bất kỳ hoạt động nào trong cuộc sống cũng như công việc.