NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC
Trong kỷ nguyên 4.0, với sự lên ngôi của internet và các phần mềm công nghệ, việc dùng Excel để quản lý tiến độ công việc đã lạc hậu hoàn toàn, thậm chí còn làm giảm năng suất lao động. Không chỉ riêng trong lĩnh vực thi công xây dựng, mà mọi doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, loại hình kinh doanh khác nhau đều cần quản lý tiến độ công việc. Đây chính là mấu chốt để kết nối giữa lập kế hoạch – triển khai thực hiện – nghiệm thu kết quả công việc và là tiêu chí để đánh giá nhân viên chính xác nhất. Nhưng hướng quản lý tiến độ như thế nào, áp dụng công cụ hỗ trợ mới vào doanh nghiệp ra sao lại đòi hỏi một giải pháp thống nhất và đồng bộ hoá với các quy trình khác trong quá trình làm việc.
Sự thực là, Excel là một chương trình xử lý bảng tính chứ không phải một chương trình được thiết kế chuyên dụng để quản lý tiến độ công việc. Nếu như trước kia, Excel là giải pháp duy nhất thay thế cho giấy bút rườm rà, thì ở hiện tại, nó đã thực sự trở nên lạc hậu khi các phần mềm chuyên nghiệp và tiện dụng ra đời.
Hãy cùng phân tích rõ hơn những nhược điểm của Excel
1. Template rất phức tạp, khó sử dụng
Để có được một trang tính dành cho quản lý tiến độ dự án, Excel đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và cả các thủ thuật nâng cao. Rất ít người có thể tự tạo ra một file Excel dành riêng cho doanh nghiệp. Hầu hết họ sử dụng các template miễn phí hoặc được rao bán trên mạng.
Tuy nhiên, những template đó là bản mẫu dùng chung cho tất cả mọi người nên tính năng “vừa thừa vừa thiếu” đối với nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn sẽ đưa ra chiến lược gì tiếp theo? Loay hoay copy & paste để tạo ra một phiên bản mới? Hay chấp nhận sự bất ổn của template và “chắp vá” bởi một công cụ khác kèm theo? Một template Excel phức tạp không bao giờ là sự lựa chọn tốt để sử dụng phổ thông, đặc biệt với những người dùng không thành thạo về nó.
2. Lưu trữ dữ liệu không đủ lớn, đủ lâu
Đa số người dùng các chương trình Microsoft nói chung và Excel nói riêng đều đã từng bị mất dữ liệu vì lỡ tay ấn thoát khi chưa lưu, vì sự cố nguồn điện hay vì máy tính bị lỗi, nhiễm virus,… Nếu người quản lý là bạn làm biến mất file Excel quản lý tiến độ, chính bạn là nguyên nhân gây ra sự chậm tiến độ làm việc trong doanh nghiệp.
Một yếu tố quan trọng khác là lượng dữ liệu cần lưu trữ. Chắc chắn doanh nghiệp sẽ cần theo dõi và lưu lại lịch sử tiến độ công việc trong thời gian dài chứ không chỉ trong một tuần, một tháng,… ngắn ngủi. Giả sử bạn cần một file Excel cho mỗi dự án, và mỗi tháng bạn có 3 dự án cần theo dõi tiến độ, con số file bạn cần lưu trong máy một năm là 36, trong hai năm là 72 và cứ thế tăng lên.
Việc lưu trữ chúng trong máy tính không phải là giải pháp lâu dài.
3. Bị động, chậm trễ, không có tính cộng tác
Bạn có thể chủ động quản lý tiến độ công việc của dự án, hoặc giao việc đó cho một nhân viên cụ thể. Dù là cách nào đi chăng nữa thì đều có một quy trình tương tự nhau. Khi một thành viên của dự án hoàn thành một đầu việc và báo cáo về, người phụ trách sẽ cập nhật thủ công vào file Excel. Khi được yêu cầu báo cáo, người đó lại tổng hợp, tính toán để đưa ra các con số chung rồi gửi file qua Email hoặc Google Drive cho tất cả mọi người có liên quan (CEO, manager, đồng nghiệp, đối tác, nhà đầu tư,…). Họ sẽ tải về máy tính và phân tích các con số. Ở lần báo cáo tiến độ tiếp theo, quy trình đó lại bắt đầu lại từ đầu.
Điều phiền phức ở đây là gì? Là tiến độ công việc thay đổi từng phút, việc cập nhật file Excel phải qua trung gian nên thường xuyên bị chậm trễ. Rất có thể ngay khi bạn vừa có trong tay một bản báo cáo tiến độ thì một đầu việc lớn được hoàn thành, ngay lập tức các con số cần phải chỉnh sửa, tính toán và gửi lại. Cũng có khi bước vào thời kỳ nước rút của dự án, một ngày bạn cần báo cáo tiến độ tận 5 lần. Một quy trình thủ công với Excel chắc chắn không đáp ứng đủ yêu cầu đó.
Cũng bắt nguồn từ lý do dữ liệu “chết” trong máy tính, việc tương tác, trao đổi với nhau trên cùng một tệp tài liệu không hề khả thi. Bạn muốn bình luận, nhận xét về một công việc của nhân viên nhưng không biết phải làm như thế nào để truyền đạt nhanh nhất.
Kỳ thực làm thủ công bằng Excel rất tốn thời gian và công sức, hơn nữa còn “giết chết” sự cộng tác trong doanh nghiệp.
4. Không lưu trữ được kết quả công việc trên Excel
Với giao diện giới hạn trong bảng tính, Excel chỉ cho phép bạn thấy tiến độ công việc tổng quát mà không thể đi chi tiết vào từng đầu việc, đặc biệt là xem kết quả thực hiện. Một đầu việc được nhân viên báo cáo hoàn thành, và bạn chỉ biết có vậy chứ không hề xem được bằng chứng nào cả. Điều này gây ra sự thiếu minh bạch trong doanh nghiệp, về lâu dài sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc chung.
Nguồn: faceworks