Vấn đề quản lý dự án dự án xây dựng
Dự án xây dựng vốn là một quá trình kéo dài về thời gian, với khối lượng lớn về công việc, vật tư, chi phí với nhiều bên cùng tham gia. Mức độ phức tạp của dự án càng cao kéo theo các vấn đề phát sinh càng lớn. Thực tế cho thấy, việc kiểm soát thông tin, phối hợp giữa các thành viên, các bên tham gia là nút thắt quan trọng đảm bảo tiến độ, chất lượng cũng như chi phí của dự án.
Từ thực tiễn đó, nhiều phương pháp và kỹ thuật quản lý dự án ra đời nhằm giúp tối đa hóa hiệu quả công việc mỗi dự án. Mỗi phương pháp, kỹ thuật đó giúp giải quyết một khía cạnh nhất định trong quản lý công việc, quản lý vật tư, quản lý chi phí, giám sát tiến độ, quản lý chất lượng công trình. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ và sự phổ biến của các thiết bị thông minh, các phương pháp và kỹ thuật này từ việc thực hiện thủ công lên một bước tiến mới với sự hỗ trợ chuẩn hóa trong các phương tiện kỹ thuật số hay thường được gọi là các phần mềm xây dựng.
Phần mềm xây dựng - không đơn giản chỉ là khái niệm
Sử dụng phần mềm xây dựng là một bài toán với nhiều doanh nghiệp trong công cuộc chuyển đổi số
Câu chuyện chuyển đổi số hay ứng dụng phần mềm xây dựng trong quản lý dự án không còn là câu chuyện xa lạ và cũng chưa bao giờ là một chủ đề ít tranh luận. Các doanh nghiệp xây dựng nhận thức rõ tiềm năng và giá trị mà công nghệ có thể mang lại cho doanh nghiệp. Nhưng câu chuyện triển khai và tận dụng nó như thế nào trong doanh nghiệp thì luôn là một bài toán khó.
Tùy theo quy mô và mức độ yêu cầu của từng doanh nghiệp, các doanh nghiệp xây dựng đều đang áp dụng công nghệ trong việc quản lý dự án ở một mức độ nào đó. Đơn giản có thể việc sử dụng các ứng dụng chat miễn phí để trao đổi thông tin, tài liệu, cập nhât tình hình thực hiện công việc, trò chuyện trực tiếp giữa các thành viên trong dự án...đến việc sử dụng các ứng dụng đa năng của gã khổng lồ Google trong lập bảng, biểu, lên lịch hẹn, nhắc nhở...Một số doanh nghiệp tiếp cận tới những phần mềm quản lý thực sự để giải quyết các nghiệp vụ quan trọng trong doanh nghiệp. Ở mức độ nào, những trở ngại lớn nhất trong việc thực sự áp dụng công nghệ và chuyển đổi số trong các doanh nghiệp xây dựng luôn xoay quanh các vấn đề sau:
- Khả năng xử lý công việc: Không nhắc tới tốc độ xử lý hay truyền tải dữ liệu, khả năng xử lý công việc phản ánh lượng nghiệp vụ khác nhau mà phần mềm có thể quản lý. Doanh nghiệp thường có xu thế tìm kiếm và mong muốn một phần mềm có khả năng tích hợp tất cả những nghiệp vụ quan trọng, kết nối và tạo thành một hệ sinh thái duy nhất giữa các bộ phận, thành viên tham gia Dự án. Về lý thuyết thì đó là thứ rất đáng mơ ước, nhưng thực tế cho thấy nhiều bất cập. Điều này sẽ nảy sinh hai rào cản lớn. Một là về bản thân phần mềm, khi cố gắng làm quá nhiều thứ một lúc, liệu có thể làm tới cùng để thực sự phù hợp với đặc thù nhiều thay đổi của Dự án xây dựng, xét trong góc nhìn về sự hạn chế trong công nghệ, nguồn lực triển khai cũng như mức độ am hiểu của Nhà phát triển về các nghiệp vụ. Thứ hai, một phần mềm như vậy sẽ gặp khó khăn để đảm bảo việc dễ sử dụng, dễ tiếp cận, nhất là với bộ phận cán bộ công trường, nơi khởi đầu từ rất nhiều dữ liệu quan trọng.
- Tối ưu chi phí: Chi phí là yếu tố luôn được mang lên bàn cân so sánh. Doanh nghiệp hiệu giá trị mà công nghệ có thể mang đến cho doanh nghiệp, cởi mở với việc áp dụng công nghệ trong doanh nghiệp nhưng cần thiết phải phù hợp với nguồn lưc của chính họ. Đó là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng các ứng dụng miễn phí, dù biết rằng việc sử dụng các ứng dụng đó như những phần mềm thay thế tồn tại nhiều hạn chế như tính bảo mât, khả năng lưu trữ và tìm kiếm thông tin.
- Khả năng áp dụng: một dự án xây dựng có sự tham gia của nhiều thành viên với vai trò, vị trí khác nhau. Doanh nghiêp xây dựng đòi hỏi một phần mềm mà tất cả các thành viên dễ dàng tiếp cận và triển khai, hạn chế việc đào tạo liên tục trong quá trình sử dụng. Nghịch lý là, những phần mềm càng đa năng, tích hợp nhiều nghiệp vụ, cho phạm vi quản lý lớn thì mức độ phức tạp càng cao, càng đòi hỏi thời gian để sử dụng thành thạo. Mà thời gian luôn là thứ xa xỉ vì Dự án xây dựng thường rất gấp, và không thể có chuyện tất cả dừng lại một vài tháng chỉ để học phần mềm.
- Tính chuyên biệt: mỗi lĩnh vực đều mang những đặc trưng riêng trong vận hành và quản lý. Lĩnh vực xây dựng cũng không ngoại lệ. Bản vẽ có thể coi là xương sống, là nền tảng căn bản trong các dự án xây dựng, giúp xây dựng các phương án quản lý tiến độ, bóc tách khối lượng, phân công và giám sát công việc... Bên cạnh đó, tính thay đổi dựa trên thực trạng thực tế của việc thi công tại công trường cũng khiến cho việc quản lý dự án xây dựng trở nên khác biệt hơn so với các lĩnh vực khác. Một phần mềm chuyên sâu và bám sát những sự khác biệt này giúp cho việc quản lý dự án tối ưu và đạt hiệu quả cao. Nhưng như đã nói ở trên, với sự ràng buộc về chi phí, khả năng áp dụng hay đòi hỏi sự tích hợp, nhiều doanh nghiệp chấp nhận đánh đổi sự phù hợp đó ở một mức độ nhất định.
Giải pháp nào cho phần mềm xây dựng
Những khó khăn mà doanh nghiệp xây dựng gặp phải cũng là những điều mà OnPlan trăn trở. Quá trình hình thành nên OnPlan quả là một quá trình dài, là một sự đúc kết, sự tìm hiểu của người sáng lập. OnPlan ra đời với giải pháp SAAS trên nền đám mây giúp việc quản lý các công trình xây dựng được hiệu quả bằng phần mềm Việt hóa với chi phí thấp. OnPlan hỗ trợ cho các dự án xây dựng, các công trình có khả năng phát triển và mở rộng để đáp ứng nhu cầu rộng lớn của doanh nghiệp.
Onplan hướng đến sản phẩm chuyên biệt cho lĩnh vực xây dựng để tối ưu hiệu quả, chi phí cho doanh nghiệp, tập trung chủ yếu vào 4 điểm chính trong ngành xây dựng:
- Quản lý công việc (Task), Quản lý các vấn đề nảy sinh (Issue): liệt kê các công việc, vấn đề theo thời gian với tình trạng thực hiện và những thành viên tham gia. Mỗi nội dung công việc được trình bày rõ ràng theo từng hạng mục cụ thể, kết hợp các tính năng lọc giúp tìm nhanh các vấn đề liên quan. Đặc biệt, các Task và Issue có thể được gắn với một vị trí cụ thể trên bản vẽ, mặt bằng, giúp cho việc tiếp nhận thông tin, theo dõi và xử lý trực quan và dễ dàng hơn rất nhiều.
- Phối hợp thông tin dự án: cập nhật thông tin trực quan theo tình hình thực tế đang triển khai tại công trường với các tính năng ghi chú và hệ thống tích hợp hình ảnh, video; đồng thời cho phép trao đổi các thông tin tới những thành viên liên quan
- Quản lý bản vẽ thông minh: lưu trữ các bản vẽ theo cơ chế cập nhật các phiên bản mới nhất kết hợp giúp giảm thiểu thời gian và công sức tìm kiếm dữ liệu
- Quản lý hồ sơ và tài liệu dự án: quản lý các hồ sơ dự án khác nhau được sắp xếp theo một trình tự, dễ dàng trong việc tìm kiếm, lưu trữ.
Giao diện của phần mềm OnPlan được phân chia thành các chức năng riêng biệt giúp dễ dàng theo dõi và thao tác, phù hợp với các thành viên khác nhau tùy theo vai trò của họ trong dự án, như chủ đầu tư, chủ thầu, hay bộ phận tư vấn về các công trình xây dựng...Điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt các trở ngại trong việc đào tạo và áp dụng đồng bộ phần mềm cho các thành viên trong dự án.
Lợi ích của phần mềm OnPlan
- Với người quản lý: phần mềm giúp nắm rõ được tình hình công việc đang diễn ra một cách khách quan, nhanh chóng thấy được vấn đề đang mắc phải, cập nhật tới các thành viên để tìm ra phương án giải quyết nhanh và tối ưu nhất
- Với các thành viên, các bộ phận: phối hợp trao đổi công việc sẽ dễ dàng hơn, thông tin trực quan hơn giúp tiết kiệm thời gian. Các thành viên trong dự án nhanh chóng truy cập được bản vẽ, bản dự thảo để từ đó xây dựng kế hoạch và triển khai công việc phù hợp, đồng thời báo cáo kết quả tới các thành viên khác.
- Với công trình, dự án: OnPlan là kênh điều hành, quản lý chung, liên kết các thành viên tham gia dự án trên một nền tảng thống nhất, từ đó giúp gia tăng năng suất, hiệu quả của Dự án, hạn chế được việc nhầm lẫn ảnh hưởng đến công trình dẫn đến phá đi làm lại. Sử dụng OnPlan hiệu quả sẽ thúc đẩy tiến độ công trình, đảm bảo chất lượng và tối ưu chi phí.
OnPlan đã đưa đến một phần mềm chuyên biệt quản lý dự án xây dựng cho các doanh nghiệp vừa rõ ràng, cụ thể với mong muốn góp phần giúp ngành xây dựng ngành một phát triển, vươn xa.
Nguồn: OnPlan