Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice) là dự báo về chi phí của một đơn bán hàng trước khi nó được thanh toán. Xuất hoá đơn chiếu lệ nhằm xác nhận cho cam kết của người bán hàng về việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ tại mức giá đã thông báo trước cho khách hàng. Hoá đơn chiếu lệ được sử dụng phổ biến trong mua và bán, đặc biệt là khi người mua và người bán chưa từng cộng tác với nhau trước đó. Nó là một loại hóa đơn dùng trong các loại chứng từ xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, nó không được hiểu là một hoá đơn chính thức.
Hóa đơn chiếu lệ là bản dự thảo thường được nhà xuất khẩu phát hành trước khi soạn thảo hóa đơn thương mại (commercial invoice). Mục đích soạn thảo hóa đơn chiếu lệ giúp 2 bên mua bán chốt lại những vấn đề trong giao dịch trước khi đi chốt vấn đề. Việc phát hành hóa đơn chiếu lệ giúp hạn chế những sai sót khi phát hành hóa đơn thương mại, hoặc trong trường hợp chưa đi đến thỏa thuận cuối cùng về số lượng,đơn giá…
Thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ Profomal Invocie (PI)
Thường sẽ phát hành ngay khi bắt đầu giao dịch vì không phải chứng từ đòi tiền và chỉ có giá trị nhưng bản dự thảo tham chiếu giữa các bên nên PI có thể được sửa chữa, điều chỉnh ngay cả khi hai bên đã ký kết dựa trên PI .
Proforma Invoice được phát hành trước khi ký hợp đồng.
- Hai bên đồng ý mua bán nhưng thời điểm chưa ký hợp đồng hoặc chưa thỏa thuận chính thức về số lượng, hàng chưa được đóng gói.
- Bên xuất khẩu cần chứng từ làm thủ tục xuất khẩu.
- Thường phát hành khi hàng chưa được đóng gói hoặc chưa được gửi tức là chưa có số lượng cuối cùng, thường thì CI chỉ phát hành khi hàng đã được đóng gói số lượng thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng đó.
Nội dung thể hiện trên Proforma Invoice – PI
Bạn sẽ thấy trên hóa đơn chiếu lệ thường có các thông tin sau
- Seller: Tên, địa chỉ, tel, fax người bán.( địa chỉ trên đăng ký kinh doanh)
- Buyer: Tên, địa chỉ, tel, fax người mua.( địa chỉ trên đăng ký kinh doanh)
- Số và ngày PI: Số của hóa đơn chiếu lệ
- Payment: Điều kiện thanh toán theo thỏa thuận, ví dụ T/T 100% (By T/T, 100% advance) , đặt cọc T/T:30%, L/C 70% còn lại sau khi gửi chứng từ copy (By T/T, 30% advance, L/C 70% against of copy shipping docs)…
- Thông tin ngân hàng bên bán ( bên thụ hưởng )
- Port of Loading: Cảng bốc hàng (VD: Hai Phong port, Cat Lai, ToKyo Port…).
- Port of Destination: Cảng đến (VD: Jacata port, Korea; Seikou port …).
- ETA: Estimated Time Arrival /ETD ( Estimated time delivery ) (Ngày dự kiến hàng đến/ ngày giao hàng dự kiến)
- Các thông tin về hàng hóa: tên hàng, số lượng giao dịch, đơn giá sản phẩm, mô tả quy cách, tổng tiền thanh toán.
Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice (CI)
Về cơ bản PI và CI sẽ khác nhau những điểm sau:
- PI là hóa đơn chiếu lệ có form biểu tương tự hóa đơn thương mại, nhưng nó không phải là yêu cầu đòi tiền nên không dùng trong thanh toán bởi được.
- Điểm giống: PI và CI đều chỉ rõ giá cả và đặc điểm của hàng hoá. Thường PI sẽ dùng khi gửi đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng hoặc để làm thủ tục xin nhập khẩu.
- Về thời điểm phát hành: Proforma Invoice phát hành trước khi gửi hàng, còn Commercial Invoice (CI) phát hành sau khi lô hàng đã được gửi, hoặc đóng hàng vào container.
- Thông tin số tiền thanh toán: Thường trê CI là số tiền đã chốt trong giao dịch còn PI thì số tiền có thể còn thay đổi nhiều lần nữa.
- Về tính cam kết: CI là chứng từ rất quan trọng xác nhận giao dịch mua bán, PI giống như một bản trào giá người mua có thể không mua hàng hóa của người bán cũng không sao.
- Về hạch toán: CI được dùng để hạch toán, thủ tục thông quan xuất nhập khẩu, trong khi PI không có chức năng này.
Hiện tại, Hải quan Việt Nam chỉ chấp nhận hóa đơn thương mại CI (Commercial Invoice) là chứng từ thanh toán.
Một số trường hợp có thể dùng Proforma Invoice để thay cho Hợp đồng thương mại, để giải thích chi tiết với hải quan, khi cần.
Tham khảo: Tigodoo