Với nhiều doanh nghiệp (DN) Việt, bài toán tìm phương pháp quản lý công việc hiệu quả và tinh gọn là một bài toán khó có lời giải đáp. Có rất nhiều phương pháp quản lý và làm việc tồn tại, có thể áp dụng với nhiều nhóm ngành nghề và nhiều loại DN khác nhau.
Trong bài viết này, xin giới thiệu cho các bạn ba phương pháp quản lý công việc tinh gọn và hiệu quả nhất, đang được áp dụng cho các doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam. Đâu là những điểm mạnh của ba phương pháp này, và DN cần phải làm những gì để áp dụng các phương pháp quản lý công việc một cách hiệu quả nhất.
PHẦN 1: PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ CÔNG VIỆC KANBAN
Hiện nay, có rất nhiều loại phương pháp quản lý công việc hiệu quả, đang được nhiều DN áp dụng tại Việt Nam. Một số DN thích áp dụng phương pháp Kanban, số khác lại thích phương pháp Scrum và Agile hơn. Nhưng trong 3 phương pháp quản trị tinh gọn này, phương pháp Kanban vẫn được xem là phương pháp quản lý công việc được sử dụng rộng rãi hơn cả.
Để có thể hiểu về phương pháp quản lý công việc Kanban, chúng ta cần biết rằng, phương pháp quản lý công việc này được dùng như công cụ trực quan hóa những công việc, mà một bộ phận cần làm để tối đa hóa hiệu quả khi có nhiều đầu việc trong một thời điểm.
1 – Phương pháp Quản lý Kanban là gì?
Kanban dịch từ tiếng Nhật có nghĩa là “bảng thông tin”. Còn đúng chính xác thuật ngữ chuyên ngành môn kinh tế thì là “Phương pháp quản lý Kanban” (Kanban Method). Đây là một thuật ngữ bắt nguồn từ công ty chế tạo xe hơi Toyota. Nơi có phương thức quản lý công việc thông minh, tạo đòn bẩy phát triển kinh tế của Nhật và là tiêu chuẩn quản lý công việc tinh gọn của các tập đoàn sản xuất lớn của Nhật hiện tại.
2 – Phương pháp Quản lý dự án và quy trình công việc
Một trong những lý do chính khiến phương pháp quản lý công việc Kanban được sử dụng rộng rãi, chính là vì trọng tâm của nó nằm trong khâu quản lý dự án theo quy trình chuẩn, và áp dụng trực tiếp vào quá trình giải quyết công việc. Sử dụng Kanban cá nhân để quản lý công việc hiệu quả là một sự lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp hiện nay.
Một trong những lợi thế lớn nhất của phương pháp này chính là khả năng quản lý tinh gọn, vốn đã được cụ thể hóa qua quá trình tập trung xây dựng và duy trì một quy trình, nơi mà những dự án của DN được áp dụng và hoàn thiện như nhau.
Trọng tâm của việc cải tiến luôn luôn là các quy trình, do đó, mọi bài học phải được áp dụng cho cả quy trình, chứ không chỉ riêng các dự án. Bằng cách này, những nỗ lực cải tiến không ngừng của bạn sẽ luôn đạt kết quả.
Khi nói đến phương pháp Kanban, ba yếu tố mà người dùng cần phải nắm rõ trước khi áp dụng phương pháp này hiệu quả chính là:
Xác định đâu là các bước hoàn thành công việc
Đối với quá trình làm việc theo phương pháp Kanban, việc hoàn thành từng bước của các công việc là mục tiêu chính của từng giai đoạn. Đây là cách để thiết lập nhiệm vụ cho từng giai đoạn trong quy trình Kanban, và quan trọng nhất là để đảm bảo chất lượng của công việc được thực theo theo từng bước trong quy trình này.
Định nghĩa lại yếu tố “hoàn thành công việc”, chính là bản hướng dẫn giúp mọi người biết nên nhắm tới điều gì khi triển khai dự án. Nó xác định mục tiêu công việc cho nhóm thực hiện trong mỗi giai đoạn của Kanban, mà không cần phải nêu rõ công việc này nên được thực hiện như thế nào.
Cụ thể hơn, yêu cầu kết quả hoàn thành công việc trong giai đoạn này là xác định và đào sâu một vấn đề lớn, sau đó “chấm điểm” cho các giải pháp của từng vấn đề nhỏ đã được xác định trước đó.
Hiểu và xác định được vấn đề là yếu tố quan trọng nhất giúp xây dựng một kết quả hiệu quả và vững chắc. Vì thế chúng ta cần học hỏi từ mỗi dự án, và chúng ta phải cải tiến những yêu cầu theo từng giai đoạn.
Bằng cách này, tất cả các bài học thu được từ dự án đều được áp dụng cho những dự án sau, và đảm bảo rằng bạn sẽ không phạm phải một lỗi sai hai lần.
Hãy cải tiến quy trình làm việc
Việc cải tiến quy trình làm việc, trên thực tế lại khó khăn hơn chúng ta tưởng tượng. Những yếu tố tác động vào quy trình thực hiện dự án mà không phải là bản thân dự án, nghe có vẻ vô lý, nhưng nó rất cần thiết cho sản phẩm của bạn khi áp dụng phương pháp quản lý tinh gọn.
Nói theo một cách hiểu đơn giản, thì thay vì bạn phải mất công giải đáp từng thắc mắc, giải quyết từng sự cố cho khách hàng, thì phương pháp quản lý tinh gọn của Kanban bắt buộc bạn phải tìm ra được điểm “lỗi” trong quy trình làm việc của mình. Từ đó, bạn sẽ tập trung vào việc cải tiến quy trình nhằm tránh những sai lầm tương tự có thể xảy đến.
Các câu hỏi thường gặp: Bạn nên hành động lúc nào để vấn đề này không xảy ra lần nữa? Bạn cần tìm kiếm điều gì, và cải thiện những gì? Sự chuẩn bị của bạn đến đâu cho những vấn đề thường xuyên gặp phải như vậy.
Cải tiến liên tục quy trình làm việc là một yếu tố then chốt giúp đảm bảo dự án sẽ không mắc phải những sai lầm từ các dự án trước. Bạn có thể áp dụng cách thay đổi quy trình làm việc tinh gọn này qua những phần mềm quản lý công việc.
Quy Trình thực thi dự án
Quy trình là cách bạn xây dựng sản phẩm hay dự án của mình. Thiết kế của quy trình sẽ cho biết rất nhiều thông tin về cách nhóm của bạn phát triển sản phẩm và nó nên phản ánh các giá trị mà đội nhóm và công ty của bạn hướng tới.
Không có khuôn mẫu cụ thể nào để thiết kế quy trình Kanban cho bạn, nhưng tùy thuộc vào sản phẩm, bạn có thể áp dụng một số cách làm tốt nhất được đúc kết sau nhiều thử nghiệm. Khi doanh nghiệp đã phát triển và sản phẩm đã ổn định thì quy trình của bạn sẽ thay đổi theo.
Điển hình như với phần mềm quản lý công việc myXteam, sau khi hỗ trợ các doanh nghiệp vận hành hiệu quả, từng doanh nghiệp đã thay đổi quy trình thực thi dự án để tạo nên những giá trị riêng biệt và cách vận hành phù hợp với hệ thống của mình.
Cả 3 yếu tố trên đều tạo nên yếu tố then chốt tạo nên sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Biết cách áp dụng những yếu tố trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn ứng dụng hiệu quả theo phương pháp Kanban
Các công cụ quản lý dự án theo phương pháp Kanban
Trên thị trường hiện nay, đang có rất nhiều các công cụ quản lý dự án mới nhất và hiệu quả nhất theo phương pháp Kanban. Quan trọng hơn, nhờ những công cụ này bạn sẽ giúp bạn trong việc chuyển đổi sang ứng dụng phương pháp Kanban trong công việc hàng ngày, giúp bạn tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Là nhà quản trị, bạn hãy tìm hiểu các phần mềm hiện có trên thị trường. Một số phần mềm nổi bật áp dụng phương pháp Kanban như Agilean, Wrike, myXteam…
PHẦN 2: QUẢN LÝ CÔNG VIỆC THEO PHƯƠNG PHÁP OKR
Phương pháp quản trị OKR là gì
OKR (Objectives and Key Results) là một phương thức quản lý biến thể của Quản lý theo mục tiêu, được sinh ra và áp dụng lần đầu tiên bởi Andy Grove tại Intel vào cuối những năm 1970, hiện OKR đang được áp dụng rộng rãi tại rất nhiều tập đoàn công nghệ lớn trên thế giới. Mục đích chính của phương pháp quản trị OKR chính là kết nối tổ chức, bộ phận và cá nhân để đảm bảo tất cả mọi thành viên tổ chức đi theo đúng hướng đã đề ra.
Phương pháp quản trị OKR có các đặc trưng cơ bản sau:
- Hệ thống mục tiêu có chu kỳ ngắn, thường được tính theo hằng quý
- Có sự liên kết trong hệ thống mục tiêu công việc, phân cấp rõ rệt theo thứ bậc từ trên xuống dưới
- Mục tiêu trong doanh nghiệp (Objectives) được cụ thể hóa bằng các kết quả then chốt (Key Results)
Phương pháp quản trị OKR không chỉ giúp tạo dựng hướng đi bền vững cho doanh nghiệp của bạn, mà còn giúp gắn kết các cá nhân trong doanh nghiệp vì mục tiêu chung. Để áp dụng hiệu quả phương pháp này, bạn cần tìm hiểu cách xây dựng OKR hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn .
Phương pháp quản trị OKR ảnh hưởng thế nào đến quá trình quản lý công việc
Ảnh hưởng của phương pháp này đến hiệu quả công việc là rất rõ rệt. Điển hình nhất là trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp áp dụng, mỗi cá nhân (nhân viên hoặc quản lý) chỉ nên có tối đa 5 mục tiêu để đạt được, mỗi mục tiêu không nên có quá 4 kết quả then chốt để mọi người tập trung đạt được các kết quả trọng yếu, tránh dàn trải. Khái niệm KR (trong OKR) tương đối giống với KPI do cùng được dùng để đo lường kết quả, khác biệt với KPI ở các điểm sau:
KR giống KPI ở điểm đều được đo bằng số, tuy nhiên kết quả then chốt trong KR thường là tham vọng mà bạn mong muốn đạt được, KR là cầu nối giữa tham vọng và thực tế. Trong khi đó KPI được dùng để đo lường chính xác kết quả của đầu ra hay trong một công đoạn của quy trình.
KPI thường cố định, ít thay đổi trong thời gian dài (Ví dụ doanh số được đo hàng tháng liên tục cho từng nhân viên kinh doanh trong cả năm, các năm tiếp theo chỉ số này vẫn được sử dụng), KR có thể tồn tại trong ngắn hạn, thậm chí chỉ xuất hiện một lần duy nhất.
Các nhà quản trị cần tìm hiểu và nghiên cứu thêm về các mẫu doanh nghiệp đã áp dụng thành công phương pháp quản trị OKR
Áp dụng phương pháp OKR trong quản trị
Với sự khác biệt kể trên, phương pháp OKR thường xuyên được áp dụng trong các ngành nghề sáng tạo, các ngành lập trình. Trong khi đó, chỉ số KPI thường được áp dụng dành cho những ngành nghề truyền thống như bán hàng và sản xuất.
Đặc biệt, nhiều doanh nghiệp có thể vừa áp dụng phương pháp OKR , vừa áp dụng KPI.
PHẦN 3: QUẢN LÝ CÔNG VIỆC THEO PHƯƠNG PHÁP HORENSO
Phương pháp quản trị công việc Horenso là một trong những bí quyết từng giúp người Nhật có được năng suất lao động cao bậc nhất thế giới. Và giờ phương pháp quản trị này đã được nhân rộng và triển khai rộng rãi bởi nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là tại Việt Nam
Tại Nhật Bản, quy tắc làm việc Horenso là một chuẩn mực khi làm việc của rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Cũng chính nhờ quy tắc quản trị Horenso này mà các doanh nghiệp Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp. Điều này xuất phát từ tinh thần làm việc vì tập thể cao tại Nhật Bản, và được thể hiện một cách hoàn chỉnh trong phương pháp làm việc nhóm này.
Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua về những yếu tố giúp phương pháp này gây được tầm ảnh hưởng lớn đến vậy.
Quy tắc Horenso là gì
HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm:
- Hokoku (báo cáo);
- Renraku (trao đổi)
- Sodan (hỏi ý kiến).
Ba chữ này thể hiện những đức tính và nguyên tắc của người Nhật trong cách làm việc. Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. Một mặt, Horenso còn thể hiện sự chủ động trong quá trình làm việc của các cá nhân trong tổ chức.
Với người Nhật Bản, phương pháp Horenso chính là cách ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất. Vì vậy, phương pháp này rất được các doanh nghiệp và tập đoàn lớn chú trọng áp dụng.
Quy tắc Horenso được áp dụng ra sao
Với quy tắc Horenso, tốt nhất là bạn nên tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.
1. HOKOKU: BÁO CÁO
Trong mô hình của Horenso, cần nhận thức rõ “Báo Cáo” là một nhiệm vụ cần hoàn thành. Báo cáo là cách duy nhất mà cấp quản lý của bạn theo dõi được công việc bạn đang làm đã đến đâu. Nguyên tắc của Horenso là hãy chủ động trong mọi việc, hãy biết cách báo cáo cho sếp biết, giải thích những vấn đề và nêu ra những điều bạn đã là việc. Nhưng trên nguyên tắc ấy, thời điểm nào là phù hợp cho bạn để cho bạn gửi báo cáo với sếp?
Khi kết thúc công việc được giao, với những công việc có tính hạn dài, bạn nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì cũng phải báo cáo. Khi thu thập được thông tin gì mới cũng nên báo cáo. Khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề cũng nên báo cáo.
2. RENRAKU: LIÊN LẠC
Trong phương pháp quản lý Horenso, việc liên lạc với nhân viên là điều gây nhiều cản trở và khó khăn nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc chúng ta cần nhắc nhở nhau làm việc rõ ràng và cụ thể. Luôn luôn phải lựa đúng thời điểm, đúng hoàn cảnh để liên lạc, tránh rơi vào những tình huống gây “éo le” cho sếp và đồng nghiệp của bạn
Là người theo dõi và thực hiện, bạn cần phải nắm được khung thời gian thực hiện việc, và cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.
Phương pháp làm việc này có thể tối ưu hoá việc sử dụng những tính năng chat nội bộ, giúp công việc được cập nhật nhanh chóng và chính xác nhất.
3. SODAN: BÀN BẠC
Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.
Nguồn: myXteam