Dịch vụ nhập liệu là gì?
Nhập dữ liệu hay gọi tắt là nhập liệu là công việc mã hóa loại dữ liệu cụ thể vào máy tính hoặc bất kỳ thiết bị điện tử khác bằng phần mềm. Dịch vụ nhập liệu giúp chuyển đổi định dạng của thông tin theo nhu cầu của người dùng. Các định dạng này gồm các tài liệu viết tay, bảng tính, mã dãy số… Đôi khi trong việc chuyển đổi thông tin quan trọng cần có kỹ năng chính xác cao, yêu cầu đội ngũ nhập liệu phải có chuyên môn tốt để kết quả nhập liệu chuẩn xác.
Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào đều rất cần tới dịch vụ nhập liệu khi mà xu hướng big data, học máy, học sâu ngày càng bùng nổ mạnh mẽ.
Tuy nhiên, thách thức là quy trình nhập liệu này mất rất nhiều thời gian. Kết quả là, các công ty phân bổ các đội lớn để xử lý chúng. Nếu các đội là nội bộ, chi phí của dự án sẽ cao hơn. Do đó, thông thường, các doanh nghiệp sẽ thuê dịch vụ nhập liệu bên ngoài để tiết kiệm nguồn nhân lực và thời gian.
Những lợi ích của việc thuê ngoài dịch vụ nhập liệu
Dịch vụ nhập liệu giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí
Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí diện tích lưu trữ văn bản giấy. Bởi thông qua việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy sang dữ liệu dạng số. Sẽ giúp cho bạn phần nào giảm được chi phí diện tích cho việc lưu trữ văn bản.
Với việc cả trăm tủ hồ sơ, văn bản…. cao hơn cả đầu người. Nhưng khi sử dụng dịch vụ nhập liệu mọi thông tin lưu trữ chỉ gói gọn trong một cái ổ cứng máy tính.
Các nhà cung cấp dịch vụ nhập liệu có nhiều kinh nghiệm có nghĩa là họ sẽ có các chuyên gia lành nghề, có khả năng thực hiện khối lượng lớn công việc trong thời gian quay vòng nhanh. Bằng cách này, nhân viên của bạn có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh khác và dành thời gian của họ để cải thiện sự phát triển của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nhập liệu yêu cầu doanh nghiệp của bạn phải bổ sung thêm thiết bị, nhân lực. Bằng cách thuê ngoài dịch vụ bạn có thể tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn.
Quản lý dữ liệu khoa học hơn.
Dịch vụ nhập liệu thuê ngoài sẽ giúp công ty số hóa, sắp xếp, lưu trữ và quản lý dữ liệu của mình trên nhiều nền tảng. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng truy xuất bất kỳ tài liệu nào hơn vì nó sẽ được lưu trữ và lập chỉ mục theo cách thích hợp, giúp bạn luôn sẵn sàng sử dụng bất kỳ tài liệu nào bất cứ lúc nào.
Các loại dịch vụ nhập liệu
Các loại dịch vụ nhập liệu rất đa dạng tùy vào nhu cầu của khách hàng
Chúng ta có thể phân loại các loại dịch vụ nhập liệu khác nhau tùy theo tính chất của nhiệm vụ được yêu cầu, mức độ khó khăn cũng phụ thuộc vào loại công việc. Do đó, đôi khi cần có một cách tiếp cận chuyên biệt hơn. Bản thân nhập liệu là một thuật ngữ rất rộng được sử dụng để mô tả không chỉ việc chèn thông tin từ định dạng / tệp này sang định dạng / tệp khác mà còn cả việc xử lý và phân tích dữ liệu .
Nguồn dữ liệu cần xử lý hoặc nhập có thể ở nhiều định dạng khác nhau, bản cứng hoặc kỹ thuật số. Một số công ty cần sao chép thông tin từ các ghi chú viết tay , trong khi các công ty khác cần chuyển đổi các tệp giọng nói và âm thanh sang văn bản bằng cách phiên âm chúng. Các công ty xử lý nhiều biểu mẫu cần xử lý nhiều dữ liệu. Họ cũng cần lưu trữ thông tin vào cơ sở dữ liệu kỹ thuật số để sử dụng hoặc tham khảo sau này.
Vô số tác vụ nhập dữ liệu có thể được nhóm thành bốn loại chính dựa trên bản chất của chúng: Làm sạch dữ liệu, Phân loại dữ liệu, Xử lý dữ liệu và Chuyển đổi dữ liệu.
Làm sạch dữ liệu
Làm sạch dữ liệu bao gồm việc tổ chức lại thông tin được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu sao cho chính xác và cập nhật. Làm sạch dữ liệu giúp lưu trữ thông tin một cách chính xác bằng cách loại bỏ thông tin không chính xác và trùng lặp.
Làm sạch dữ liệu trong Odoo ERP
Nhiệm vụ: Cập nhật CRM, theo dõi cơ sở dữ liệu, nghiên cứu thông tin, loại bỏ trùng lặp, sửa đổi thông tin, sửa thông tin, tìm và loại bỏ lỗi, v.v.
Xử lý dữ liệu
Xử lý dữ liệu có nghĩa là thu thập và sửa đổi thông tin để phân tích hoặc sử dụng thông tin đó sau này. Xử lý dữ liệu có thể hữu ích cho việc lưu trữ thông tin, phân tích dữ liệu, lọc dữ liệu , báo cáo , v.v. Trọng tâm chính của xử lý dữ liệu là chỉnh sửa dữ liệu theo cách mà nó phục vụ cho một mục đích nhất định.
Nhiệm vụ: trích xuất dữ liệu, thu thập dữ liệu, nhập yêu cầu, kế toán và nhập dữ liệu số liệu, tạo cơ sở dữ liệu, chỉnh sửa ảnh hoặc sản phẩm, v.v.
Phân loại dữ liệu
Phân loại dữ liệu là quá trình sắp xếp dữ liệu thành các loại dựa trên các thuộc tính và đặc điểm của các mục. Phân loại dữ liệu giúp lưu trữ thông tin bằng cách sắp xếp để có thể dễ dàng truy cập và lọc. Phân loại dữ liệu cũng hữu ích cho phần mềm AI và Máy học .
Nhiệm vụ: phân loại dữ liệu, sắp xếp dữ liệu thành các danh mục, gắn thẻ dữ liệu, chú thích dữ liệu, lập chỉ mục dữ liệu, phân loại danh thiếp, nhập dữ liệu sản phẩm, v.v.
Chuyển đổi dữ liệu
Chuyển đổi dữ liệu, như tên cho thấy, là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ định dạng này sang định dạng khác . Dữ liệu có thể được chuyển đổi từ bản cứng sang định dạng kỹ thuật số hoặc từ định dạng kỹ thuật số sang định dạng khác (từ .jpg sang .pdf, từ .pdf sang .xml, v.v.) Việc chuyển đổi dữ liệu có thể được thực hiện thủ công hoặc máy móc hỗ trợ.
Nhiệm vụ: phiên âm, chỉnh sửa ảnh, nhập dữ liệu, sao chép thông tin từ ghi chú viết tay, thu thập dữ liệu từ các định dạng ảnh, v.v.