- Đừng nên sa đà vào những chi tiết không thật cần thiết. "Tôi đã đến đó vào thứ 5, cũng có thể là thứ 4, à mà chắc là thứ 5 thì phải...". Không ai quan tâm chính xác bạn đến đó vào ngày thứ mấy, vì thế hãy bỏ qua những tiểu tiết như thế.
- Đừng lặp lại những ý tưởng hay phần nội dung đã trình bày, trừ khi người đối diện không nghe kịp hay ra hiệu cho biết là không hiểu. Chỉ nên trình bày một lần và tiếp tục với những phần khác.
- Quyết định sử dụng nếu đó là ý tưởng mới xuất hiện trong lúc thảo luận, nếu không thì đừng nên dùng. Thật lãng phí thời gian nếu bạn lặp lại ý tưởng mà chỉ thay đổi chút ít trong cách thể hiện.
- Loại bỏ bớt những từ dư thừa. Cố gắng trình bày càng ngắn gọn, súc tích càng tốt và chuyển tải chính xác những điều bạn muốn thể hiện. Nếu trong 1 đoạn paragraph có quá nhiều chữ "về" thì bạn nên xem lại, thậm chỉ toàn văn bản không cần thêm chữ "về" mà vẫn truyền tải được đầy đủ nội dung. Một thí dụ khác, "Danh sách các công ty..." có thể rút gọn thành "Danh sách công ty...". Chữ "các" ở đây là không cần thiết.
- Khuyến khích viết tắt, thí dụ DN = Doanh nghiệp. Tuy nhiên không lạm dụng viết tắt vì rất có thể từ viết tắt đó là quy ước của riêng bạn hoặc nội bộ cơ quan bạn, đối tác bên ngoài sẽ rất khó chịu khi phải suy luận chữ viết tắt đó là gì.
- Nói với tốc độ vừa phải để người nghe dễ tiếp thu. Tránh nói quá chậm, kéo dài lê thê khiến người nghe trở nên mệt mỏi, chán nản và có thể kết thúc câu chuyện của bạn khi dễ dàng đoán được những gì bạn sắp trình bày tiếp theo.
- Không nên pha trò khi chỉ có bạn nghĩ là nó buồn cười. Có thể bạn cho rằng những câu nói đùa sẽ gây ấn tượng nhưng những người xung quanh lại nghĩ bạn đang phí thời gian cho những trò đùa dai.
- Loại bỏ những từ hay cụm từ vô nghĩa như: "ừ", "ờ", "bạn biết không"... Đừng nên lấp những từ đó vào các khoảng dừng trong khi trình bày.
- Trong cuộc thảo luận nhóm, hãy đưa ra những câu hỏi không chỉ liên quan đến cá nhân bạn mà còn liên quan đến nhiều ngươì khác. Đừng đề cập những thông tin không dính dáng gì tới số đông; nếu có thắc mắc riêng thì để dành trao đổi sau đó.
- Cuối cùng, để viết được một nội dung ngắn gọn súc tích, sẽ cần không ít thời gian. Do vậy cân nhắc lợi và hại khi quyết định đặt bút viết.
Blog Category