Sự cố, lỗi, sai sót và trục trặc là điều không thể tránh khỏi trong bất cứ công việc gì, dù với một dự án phát triển phần mềm cấp cao kéo dài vài tháng hay một hoạt động cộng tác ngắn hạn cho một sự kiện nhóm diễn ra vài ngày, vì con người không ai hoàn hảo. Chính cách chúng ta theo dõi, bám sát và khắc phục sự cố và lỗi tạo nên sự khác biệt giữa việc bạn làm tốt và việc bạn hoàn thành xuất sắc. Và việc bạn đã hoàn thành xuất sắc là điều sẽ được ghi nhận và mang lại giá trị.
Quy trình xử lý sự cố hoặc lỗi như vậy trong mọi dự án được gọi là Quản lý sự cố (Incident Management) hoặc Theo dõi lỗi theo thuật ngữ phát triển phần mềm mà ngày nay thường được gọi tắt là lỗi và sự cố.
Tại sao tôi cần một phần mềm theo dõi sự cố khi tiến hành dự án?
Làm việc theo nhóm tiềm ẩn nhiều nguy cơ bỏ qua lỗi, bỏ sót công việc, sắp đặt không phù hợp, v.v do có sự khác biệt trong cách làm việc và trách nhiệm của từng thành viên. Việc lập danh sách sự cố mà một người gặp phải và gửi danh sách đó qua email hoặc đăng trong một tài liệu hoặc trang web là không khả thi vì số lượng email, nhiệm vụ và các công việc khác mà mỗi người phải xử lý hàng ngày, hàng giờ là quá lớn.
Trong khi đó, những sự cố và lỗi này khi bị bỏ qua có thể gây khó khăn cho các thành viên nhóm dự án trong việc hoàn thành những nhiệm vụ liên quan và khiến họ bối rối với nhiều câu hỏi như:
- Sự cố gặp phải là gì? Có phải đang có lỗi ở đâu đó không? Có phải do người dùng vận hành không đúng?
- Đã ai tìm cách xử lý lỗi này chưa?
- Khoanh vùng được sự cố đây rồi. Bây giờ phải làm gì tiếp theo?
Thông thường, có 7 bước tự động hóa quy trình quản lý sự cố:
Có 2 giải pháp đơn giản mà hiệu quả mà TIGO team chúng tôi hay dùng, đó là Zoho và Redmine. Hãy cùng khám phá sự giống và khác nhau giữa 2 giải pháp này nhé.
Với phần mềm chuyên quản lý sự cố hoặc theo dõi lỗi, tất cả câu hỏi trên đều sẽ được giải đáp nhưng không phải sau nhiều ngày, nhiều giờ mà có thể chỉ trong vài phút, giúp nhóm quản lý dự án tập trung vào những nhiệm vụ chính và không vướng phải sự cố.
Lợi ích chính của phần mềm theo dõi sự cố
- Cung cấp một cái nhìn toàn cảnh về những sự cố chưa được giải quyết với các chế độ xem được lọc theo mức độ nghiêm trọng, phân loại và ngày đến hạn.
- Sắp đặt cách thành viên nhóm xử lý sự cố với workflow tùy chỉnh và quy tắc công việc.
- Tự động hóa lời nhắc và thông báo cho các thành viên liên quan đến việc giải quyết sự cố bằng cách thiết lập mẫu thông báo.
Báo cáo và sắp xếp sự cố
Issue Tracker cho phép quản trị viên cấu hình quyền truy cập dựa trên trạng thái, chuyển đổi trạng thái sự cố hoặc xóa sự cố. Điều này giúp bạn đơn giản hóa các bước theo dõi sự cố. Giờ đây, từ theo dõi sự cố, bạn có thể quản lý sự cố cùng với tất cả nhiệm vụ dự án khác và đảm bảo tiến độ dự án.
Workflow tùy chỉnh
Mẫu workflow tùy chỉnh linh hoạt của trình theo dõi sự cố cho phép bạn định nghĩa workflow riêng cho từng dự án. Mỗi workflow có thể bao gồm nhiều bước tùy theo yêu cầu. Các hệ thống phần mềm như RedMine, Zoho cho phép cấu hình workflow cho phù hợp với nhu cầu riêng biệt của công ty bạn trở nên đơn giản.
- Cung cấp quy trình xử lý sự cố bằng cách định nghĩa chu trình sự cố theo các giai đoạn.
- Khuyến khích thành viên nhóm giải quyết sự cố bằng việc trao quyền truy cập nhanh vào giải pháp, lịch sử và bình luận của mỗi sự cố.
- Cải thiện hiệu suất và tránh lãng phí thời gian bằng cách xác định chính xác sự cố nào có khả năng lặp lại và ở mức độ nào.
Định nghĩa quy tắc công việc
Cách báo cáo sự cố trong phần mềm theo dõi sự cố rất quan trọng. Bạn có thể định nghĩa Quy tắc công việc để có thể sắp xếp sự cố và thực hiện các thao tác như thay đổi mức độ nghiêm trọng, ưu tiên, mô-đun, loại sự cố, gán sự cố cho người dùng và nhiều việc hơn nữa.
Cấu hình mẫu thông báo (Notification)
Mô-đun theo dõi sự cố có khả năng gửi email cho người dùng để thông báo về những sự kiện đang xảy ra trong suốt quy trình theo dõi sự cố của một dự án. Bạn có thể cấu hình việc gửi thông báo khi sự cố được phân công cho bạn, khi sự cố được tạo hoặc được giải quyết tùy theo yêu cầu của dự án.
Chế độ xem Sự cố của tôi
Chế độ xem Sự cố của tôi cung cấp cái nhìn tổng quan về những sự cố được báo cáo bởi một người dùng cụ thể và không chỉ vậy, bạn còn có thể xem những sự cố được phân công cho bạn. Bằng cách này, bạn có thể nắm số lượng sự cố mà bạn cần giải quyết và loại bỏ rắc rối khi phải ghi nhớ tất cả sự cố
Tổng hợp từ Internet