Các doanh nghiệp đang có kế hoạch triển khai một giải pháp IT sẽ không thể bỏ qua quá trình Thẩm định chi tiết (Due diligence). Các doanh nghiệp thường đánh giá thấp tầm quan trọng của việc thẩm định, hoặc họ không thu thập đủ các thông tin cần thiết để có những quyết định chính xác nhất.
Việc triển khai một giải pháp IT mới cho doanh nghiệp có thể chứa một vài rủi ro tiềm ẩn nhất định nếu thông tin nhà cung cấp không được kiểm tra kĩ lưỡng ngay từ đầu. Quá trình thẩm định trước khi lựa chọn một phần mềm hoặc một nhà cung cấp phần mềm sẽ đánh giá tất cả các rủi ro có thể xảy ra trước khi đi đến thỏa thuận cuối cùng.
Vì sao doanh nghiệp phải tiến hành Thẩm định?
Thẩm định (due diligence) là thuật ngữ kinh doanh cho quá trình kiểm tra và xác minh tính chính xác của một bản hợp đồng. Quy trình thẩm định rất quan trọng, bởi nó giúp đảm bảo rằng các bên liên quan đến thỏa thuận tài chính đều có đầy đủ thông tin để đánh giá chính xác mọi rủi ro tiềm ẩn.
Hầu hết các hợp đồng về giải pháp công nghệ mang tính dài hạn. Do đó, nếu nhà cung cấp không đủ năng lực, khả năng cao là doanh nghiệp của bạn cũng sẽ gặp phải khó khăn lớn, đặc biệt nếu giải pháp này được dùng để hỗ trợ các chức năng chính của doanh nghiệp.
Các yếu tố cần xem xét trong quá trình thẩm định nhà cung cấp
Thẩm định công nghệ
Đây là bước kiểm tra tính năng của phần mềm một cách hoàn thiện, điều này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các chức năng và cách hoạt động của phần mềm. Một nhà cung cấp có uy tín sẽ luôn sẵn lòng cung cấp bản dùng thử sản phẩm của họ cho các khách hàng tiềm năng để họ có cái nhìn tổng thể về cách phần mềm hoạt động, xử lý dữ liệu, cũng như những giá trị mà sản phẩm của họ đem lại cho doanh nghiệp.
Giai đoạn này là thời điểm lý tưởng để doanh nghiệp đánh giá khả năng của phần mềm để đáp ứng nhu cầu hiện có của doanh nghiệp. Trong quá trình này, hãy tìm câu trả lời cho những câu hỏi sau:
- Các vấn đề kỹ thuật sẽ được giải quyết như thế nào?
- Đào tạo sẽ được cung cấp như thế nào?
- Cập nhật và thay thế các ứng dụng có phát sinh chi phí phụ hay không?
- Và cuối cùng là những chi tiết về tính năng và hiệu suất của sản phẩm.
Những giải pháp khác nhau sẽ tập trung giải quyết một vài vấn đề cụ thể hoặc cung cấp một số tính năng nhất định, do đó, hãy đảm bảo rằng bạn đặt đúng câu hỏi để thu thập tất cả thông tin quan trọng về sản phẩm. Ngoài ra, demo là cơ hội lý tưởng để xem phần mềm hoạt động trực tiếp, điều này giúp đảm bảo rằng giải pháp bạn đã chọn có các tính năng chính xác mà công ty đang cần.
Bên cạnh việc kiểm tra các chức năng của phần mềm thì nguồn tham khảo khách hàng của nhà cung cấp cũng cần phải được xem xét. Nhà cung cấp được phù hợp cần phải cung cấp được một danh sách khách hàng uy tín, cũng như thông tin về kết quả của quá trình hợp tác và sự hài lòng của khách hàng.
Hãy kiểm tra xem nếu đối tác của bạn có bất kỳ khách hàng cũ nào trong cùng ngành kinh doanh của bạn không? Nếu có, hãy tiếp cận và xin các phản hồi từ họ nếu chúng không được cung cấp ngay từ đầu.
Hơn nữa, tiến hành kiểm tra tình hình hoạt động của nhà cung cấp cũng là điều cần thiết. Sự ổn định của một công ty sẽ được thể hiện qua tình trạng tài chính, tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên và những thay đổi lớn có khả năng xảy ra trong nội bộ của họ.
Thỏa thuận hợp đồng
Khi bạn đã quyết định tiếp tục thỏa thuận thì ở bước tiếp theo, sự trợ giúp từ luật sư, và những hướng dẫn pháp lý của họ là những gì bạn cần để hiểu tường tận các điều khoản và thỏa thuận trong hợp đồng dài hạn mà bạn sắp kí.
Đầu tiên, Bảng kê công việc hoặc Statement of Work (SOW) sẽ là tài liệu xác định những công việc cần phải được hoàn thành. Bảng kê công việc sẽ phác thảo kế hoạch phân phối, chi phí, cũng như các giai đoạn chính của kế hoạch, số ngày và chi phí cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ và dự tính của dự án.
Bạn có thể dễ dàng nhầm lẫn SOW với Service Level Agreement (SLA) hoặc Bảng cam kết chất lượng dịch vụ, đây là tài liệu để nhà cung cấp mô tả mức độ hoạt động và bảo trì của sản phẩm mà bạn sẽ nhận được. SLA sẽ làm rõ 'thời gian hoạt động' hoặc thời lượng ngưng hoạt động của phần mềm với sự đồng ý của cả hai bên.
Tài liệu này là một thỏa thuận quan trọng bởi nó giải thích mức độ hoạt động tối thiểu trong mức được chấp nhận, mức độ bảo trì mong muốn, xử lý leo thang của phần mềm và mức độ nghiêm trọng của một số vấn đề và mức phạt được áp dụng khi nhà cung cấp không hoàn thành được nhiệm vụ.
Quản lý & triển khai dự án
Cuối cùng, sau khi bạn đã xem xét lại kế hoạch, hoàn thành đánh giá tình trạng và thương lượng hợp đồng thành công, đã đến lúc tập trung vào quy trình quản lý và triển khai của dự án. Quá trình thẩm định trong giai đoạn này chủ yếu tập trung vào các tính năng ban đầu; cấu trúc của nhóm thực hiện và phương pháp tiến hành.
Các chi tiết như mốc thời gian và các thời điểm quan trọng của dự án; cách thức xác định, quản lý và giảm nhẹ rủi ro phải được làm rõ ngay từ đầu. Tuy nhiên, chi tiết về quá trình triển khai một dự án hoàn chỉnh liên quan đến nhiều yếu tố, nhiệm vụ và nhân sự hơn, vì vậy, quá trình này cần được giải thích trong một bài blog riêng biệt.
Quy trình thẩm định đặc biệt về nhà cung cấp phần mềm cần được thực hiện một cách toàn diện và cẩn thận để giảm thiểu các rủi ro và loại bỏ mọi hậu quả có thể xảy ra.
Thủ tục, giấy tờ có thể khá phiền phức khi thực hiện, tuy nhiên, thực hiện kiểm tra kĩ lưỡng và liên tục đối với nhà cung cấp sản phẩm rất quan trọng khi xác định một dịch vụ IT hiệu quả và đáng tin.
Sau một quy trình nghiên cứu kỹ lưỡng, bạn sẽ có một đối tác kinh doanh không chỉ cung cấp một sản phẩm hoạt động bền vững mà còn hỗ trợ cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
Cảm ơn bạn đã quan tâm và theo dõi.
Ho Nguyen