Phần mềm ERP là gì?
ERP là viết tắt của từ gì? Thực chất ERP là cụm từ viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, nghĩa là “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”.
Tham khảo tại Wiki : Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, với khả năng tích hợp rất nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá từ A đến Z tất cả các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp, từ tài chính, kế toán, nhân sự, hàng hóa, công việc,…chính vì vậy chúng còn được gọi là hệ thống ERP trong doanh nghiệp.
Mục đích của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP được xây dựng lên là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt giữa các phòng ban, giữa các khâu hoạt động như: quản lý tài chính, quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…
Không những thế, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP còn được kỳ vọng thay thế toàn bộ các phần mềm quản lý rời rạc khác nhằm tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc cho doanh nghiệp.
ERP xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner sử dụng để mở rộng cho MRP (Manufacturing Resources Planning), đây cũng là một phần mềm quản lý nhưng chủ yếu tập trung cho việc sản xuất hàng hóa. Đến khoảng giữa những năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết tất cả các mảng của một doanh nghiệp chứ không chỉ dừng lại ở việc sản xuất.
Các công ty phần mềm ERP hiện nay đã tạo ra một quy trình làm việc tự động hóa hoàn toàn, cho phép mỗi công ty thành lập một hệ thống phức tạp với các chuỗi văn phòng thực hiện đầy đủ chức năng. Công tác kế toán, bán hàng, nhân lực, lập kế hoạch, sản xuất, hàng tồn kho,… đều được kết nối trong cùng một hệ cơ sở dữ liệu duy nhất và đồng bộ cho toàn doanh nghiệp.
Không những thế, phần mềm quản trị ERP còn là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, bắt đầu bằng việc chuẩn hóa số liệu, thống nhất quy trình làm việc và số hóa thông tin.
Triển khai giải pháp ERP
Một quy trình dự án ERP bao gồm 5 bước cơ bản bao gồm:
- Chuẩn bị cho dự án ERP: Công đoạn chuẩn bị cho bất kỳ dự án nào cũng vô cùng quan trọng và ERP cũng không phải là ngoại lệ. Ở giai đoạn này, chủ doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu và kết quả cần đạt được. Ở bước này, doanh nghiệp cũng cần chọn đơn vị uy tín triển khai giải pháp phần mềm ERP để có kết quả tốt nhất. Tìm hiểu erp là gì? Hệ thống ERP lầ gì và vận hành như thế nào?
- Lập kế hoạch dự án ERP: Sau khi DN lựa chọn được đơn vị uy tín cung cấp giải pháp ERP thì 2 bên sẽ cùng ngồi lại với nhau để đánh giá vềnhu cầu, nguồn lực, tài nguyên… Tại bước này, doanh nghiệp cần đưa ra quy trình chi tiết hiện tại của mình để đơn vị cung cấp hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp sẽ có được kế hoạch chính xác nhất theo yêu cầu của doanh nghiệp.
- Thử nghiệm và đánh giá phần mềm ERP: Tại bước này, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành tùy chỉnh hệ thống ERP theo quy trình quản trị của doanh nghiệp. Thông thường các tùy biến này chủ yếu là về mẫu báo cáo, trình tự các bước xử lý thông tin, mối quan hệ giữa các phòng ban…
- Đánh giá dự án ERP: Tại bước này, doanh nghiệp sẽ tiến hành thử nghiệm ở quy mô nhỏ mô hình ERP mà đơn vị dịch vụ đưa ra để có ý kiến chỉnh sửa. Nhân viên cũng sẽ có những buổi được đào tạo, huấn luyện về phần mềm ERP là gì để dần làm quen với hệ thống mới.
- Triển khai hệ thống ERP: Sau khi đã thông qua về giải pháp phần mềm ERP của đơn vị cung cấp dịch vụ thì DN sẽ tiến hành triển khai rộng rãi giải pháp này trên quy mô toàn bộ. Các đợt đào tạo quy mô lớn sẽ được triển khai và đưa vào thực tế hoạt động.
Các phần mềm ERP hiện nay tại Việt Nam
Trên thị trường Việt Nam hiện nay có 3 loại cơ bản đó là:
Phần mềm ERP đóng gói: Đây là một loại phần mềm được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp.
Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.
Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: Đây là loại phần mềm được các nhà cung cấp thiết kế, xây dựng thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu để phát triển.
Tuy nhiên, các phần mềm erp viết theo yêu cầu của doanh nghiệp thường có mức chi phí đầu tư lớn cũng như thời gian triển khai lâu (từ 6 tháng trở lên). Kiểu phần mềm erp này thường phù hợp với những doanh nghiệp, tập đoàn quy mô rất lớn.
Phần mềm ERP nước ngoài: Loại này thường có công nghệ cao, quy trình quản lý đạt chuẩn nhưng về giá khá là cao và nhiều phần còn chưa phù hợp với tình hình các doanh nghiệp trong nước hiện nay.
Một số thương hiệu phần mềm ERP nước ngoài có thể nhắc đến như SAP, Oracle, Sage,…hầu hết đều có chi phí rất cao so với các doanh nghiệp quy mô vừa ở Việt Nam.
Chuyển đổi số với Cloud ERP
Đây là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, với kinh phí không quá lớn. Doanh nghiệp có nhiều lợi ích từ hệ thống cộng đồng (tương tự như bạn mua 1 căn hộ chung cư thay vì mua 1 căn biệt thự).
Với sự bùng nổ của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ cao thì hiện nay việc ứng dụng điện toán đám mây vào hoạt động kế toán của doanh nghiệp đang là một trong những xu hướng hiện đại.
Tại sao ERP dựa trên nền tảng điện toán đám mây dần vượt trội?
Chi phí đầu vào thấp
- Chi phí trả trước của ERP đám mây rẻ hơn so với việc doanh nghiệp đầu tư lớn vào hệ thống ERP tại chỗ (on-premise), bao gồm trả trước cho phí bản quyền phần mềm vĩnh viễn.
- Không phải xây dựng và duy trì hệ thống, dịch vụ server vật lý (Server và dịch vụ phận hành phần mềm, nâng cấp phần mềm, bảo mật dữ liệu … do nhà cung cấp ERP lo).
- Không cần lo lắng đến việc thiết bị phần cứng hỏng hóc và nâng cấp thay thế.
- Tốc độ triển khai ERP đám mây nhanh và linh hoạt hơn: Các hệ thống Cloud ERP điện toán đám mây chạy trên Internet linh hoạt hơn nhiều và được liên tục nâng cấp bởi các nhà cung cấp. Khi đó, bạn luôn được hưởng lợi từ các công nghệ mới nhất mà không phải bỏ thêm chi phí.
Các dự báo và đánh giá đều chỉ ra rằng ERP đám mây sẽ phát triển nhanh và mạnh hơn trong tương lai do có nhiều yếu tố thuận lợi. - Quan trọng hơn nữa là bạn liên tục phải chi một khoản ngân sách không nhỏ cho việc duy trì đội ngũ IT thực hiện bảo trì, bảo mật và khắc phục sự cố nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định. Đội ngũ IT cũng thường xuyên thay đổi, chuyển việc là rủi ro tiềm tàng cho doanh nghiệp tự vận hành hệ thống ERP của mình.
Việc nắm được tổng chi phí sở hữu phần mềm ERP đám mây theo từng tháng, từng năm giúp doanh nghiệp đảm bảo dòng tiền ổn định, thuận lợi cho việc lập kế hoạch và ngân sách.
Do không mất thời gian, nhận lực và tiền trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng server vật lý nên việc triển khai Cloud ERP tiết kiệm tới hơn 30% nguồn lực so với ERP thông thường. Bạn chỉ cần cấu hình phần mềm theo yêu cầu của mình thông qua trình duyệt web.
ERP đám mây sẽ giúp bạn tiết kiệm:
+ 50% chi phí nhân lực đội phát triển
+ 25% chi phí phân tích yêu cầu
+ 10% chi phí kiểm thử
+ 40% chi phí bảo trì, hỗ trợ
+ 15% chi phí sao lưu dữ liệu dự phòng
+ 40-50% tổng chi phí triển khai
Quan điểm bảo mật
- Các loại dữ liệu tài chính, khách hàng và nhân viên mang tính nhạy cảm của công ty, cũng như bí mật thương mại và thông tin quan trọng khác được lưu giữ trong hệ thống ERP đôi khi khiến các chủ doanh nghiệp ngần ngại chuyển sang hệ thống dựa trên điện toán đám mây. Tuy nhiên, các nhà cung cấp dịch vụ ERP đám mây có uy tín đã chứng minh một cách kiên định là họ luôn giữ các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt và hiệu quả để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của khách hàng. Các công ty thậm chí có thể bảo mật thông tin của họ hơn nữa bằng cách sử dụng các kiểm toán viên bảo mật của bên thứ ba.
- Điểm khác biệt của phần mềm ERP và phần mềm Cloud ERP là dữ liệu được lưu trữ trên “Cloud Platform” thay vì dưới máy chủ tại công ty sử dụng. Điều này giúp việc bảo mật và vận hành đạt tới tiêu chuẩn cao hơn nhưng lại dễ gây hiểu nhầm là không bảo mật bằng server vật lý. Tính bảo mật của điện toán đám mây có thể hiện ở khả năng phục hồi và dự phòng. Một khi dữ liệu của bạn được đưa lên đám mây (Cloud) sẽ được sao lưu (back up) thường xuyên và được lưu trữ tại nhiều nơi. Gần như đại đa số các hệ thống ERP cài đặt trên server vật lý không có được điều này.
- Về bảo mật cũng như vận hành chau chuốt, khi doanh nghiệp triển khai ERP đám mây thì những nhà cung cấp dịch vụ ERP sẽ chịu trách nhiệm chính trong hoạt động bảo mật. Khi đó luôn luôn có một đội ngũ chuyên gia an ninh mạng hàng đầu thế giới theo dõi và đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Ngược lại, với ERP cài đặt tại chỗ thì bộ phận IT của doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm bảo mật thông tin, và điều dễ dàng nhận thấy chênh lệch năng lực quản trị và bảo mật của doanh nghiệp tự tổ chức với công ty cung cấp ERP chuyên nghiệp đẳng cấp thế giới.
KẾT LUẬN
Hiện nay tại Việt Nam thì không có nhiều doanh nghiệp có đủ nguồn lực và nhu cầu triển khai hệ thống phần mềm ERP. Mặc dù vậy thì yêu cầu có 1 phần mềm giúp quản lý hoạt động bán hàng, thu chi, chăm sóc khách hàng… là điều vô cùng cần thiết. Nếu là doanh nghiệp cỡ vừa (medium-sized) trở xuống, doanh nghiệp có thể tìm kiếm đơn vị CNTT triển khai giải pháp phần mềm Odoo. Chi phí để triển khai Odoo nhỏ hơn rất nhiều so với triển khai ERP của những tên tuổi lớn (Oractle, SAP...).
Nhóm chuyên gia TIGO sẵn sàng hỗ trợ tư vấn, triển khai, đào tạo, bảo trì, nâng cấp theo nhu cầu của khách hàng ở từng giai đoạn. Hãy liên hệ với chúng tôi để đón đầu chuyển đổi số thời hậu covid-19.