Nếu đang gặp vấn đề trong quản lý thời gian, lại dễ mất tập trung và phân tâm trong công việc, bạn nhất định phải biết đến phương pháp Time Batching. Vậy rốt cuộc, Time Batching là gì vậy ta?
Quỹ thời gian trong ngày của mỗi người đều giống nhau, nhưng việc sử dụng 24 giờ mỗi ngày ra sao lại tạo nên điều khác biệt. Trong bất cứ thời đại hay với bất kỳ đối tượng nào, quản lý thời gian luôn được coi là một trong những kỹ năng quan trọng bậc nhất.
Nhắc đến quản lý thời gian và nâng cao năng suất cá nhân, có hằng hà sa số những phương pháp khác nhau để bạn lựa chọn. Trong đó, Time Batching – cái tên nghe xa lạ với nhiều người nhưng thực ra vô cùng quen thuộc, vì có thể bạn đã từng vô tình áp dụng Time Batching mà không hề hay biết. Để hiểu rõ hơn về phương pháp này, bạn đừng quên đọc tiếp những thông tin thú vị bên dưới nhé.
MỤC LỤC
- 1. Time Batching là gì?
- 2. Phương pháp Time Batching đi kèm những ưu điểm nào?
- 3. Day Theming – vẫn là Time Batching nhưng “xịn sò” hơn
- 4. Áp dụng Time Batching ra sao?
- Bước 1: Liệt kê những task cần làm
- Bước 2: Nhóm các task tương tự nhau
- Bước 3: Đánh giá
1. Time Batching là gì?
Time Batching giống như một hình thức của Time Blocking – phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được Mee giới thiệu trong bài viết trước. Tuy nhiên, Time Batching cụ thể và có phần “cao cấp” hơn so với Time Blocking. Bởi đây là phương pháp nhóm các nhiệm vụ tương tự nhau để “làm luôn một lần” vào một khoảng thời gian cụ thể.
Như vậy, nếu Time Blocking ấn định từng đầu công việc vào các khung giờ trong ngày, thì Time Batching tập hợp những đầu việc công việc tương tự nhau hoặc có tính chất lặp lại. Sau đó, bạn dành một khoảng thời gian để hoàn thành chúng, hoặc thực hiện đến một điểm tiến độ mà bạn đã xác định trước trong kế hoạch của mình.
2. Phương pháp Time Batching đi kèm những ưu điểm nào?
Mục đích của Time Batching là giảm thiểu sự phân tâm, xao lãng và ngắt quãng trong quy trình làm việc để bạn dễ dàng tập trung toàn bộ tâm trí và năng lượng vào nhiệm vụ của mình. Đồng thời, bạn cũng từ bỏ được thói quen “đa nhiệm” và không còn tốn thời gian cho việc làm quen với từng nhiệm vụ khác nhau nên có thể vào “guồng” nhanh hơn.
Một trong những ưu điểm nổi bật nhất của Time Batching phải kể đến khả năng hạn chế tối đa tình trạng Context Switching – “kẻ thù” số 1 của năng suất và khả năng tập trung.
Context Switching có thể được hiểu là việc bạn chuyển liên tục từ task này sang task khác, dù task trước đó vẫn chưa làm xong. Còn khi Time Batching, bạn chỉ làm những công việc tương tự nhau nên có thể tận dụng tối đa sự tập trung cho một nhóm công việc duy nhất.
Mỗi lần bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, sự tập trung của bạn chắc chắn sẽ bị phân tán. Tuy nhiên khi chỉ làm một hoặc một nhóm nhiệm vụ nhất định, sự nhất quán sẽ được hình thành, giúp bạn tối ưu thời gian và năng suất làm việc của bản thân.
Ví dụ 1: Cuối tuần bạn phải làm việc nhà với những task bao gồm dọn dẹp bàn học, gấp quần áo, lau nhà và sắp xếp tủ đồ của mình. Time Batching có nghĩa bạn sẽ hoàn thành việc dọn dẹp bàn học và lau nhà trong cùng một khoảng thời gian, tương tự với việc gấp quần áo và sắp xếp tủ đồ. Chứ tất nhiên không phải dọn dẹp bàn học xong lại đi gấp vài bộ quần áo, gấp quần áo xong lại đi lau nhà rồi mới sắp xếp tủ đồ của mình đâu nhé!
Ví dụ 2: Bạn dành một buổi chiều cuối tuần chuẩn bị sẵn đồ ăn cho suốt tuần sau, hoặc dành ra một ngày chỉ để lên ý tưởng quay vlog cho cả tháng, thay vì chia ra mỗi ngày làm một chút. Việc nhóm các task giông giống nhau để làm luôn một lần không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn giúp cải thiện hiệu quả của công việc nữa đó.
3. Day Theming – vẫn là Time Batching nhưng “xịn sò” hơn
Nhắc đến Time Batching thì phải đề cập tới Day Theming – tức phương pháp gắn một ngày của bạn với một chủ đề nhất định. Phương pháp này thường được áp dụng cho những dự án lớn hoặc công việc phức tạp. Thay vì dành một khoảng thời gian ngắn chỉ vài tiếng như Time Batching, bạn dành luôn một ngày hoặc phần lớn thời gian trong ngày để hoàn thành nhiệm vụ đó của mình.
Ví dụ 1: Elon Musk làm việc tại SpaceX vào thứ 2 và 3, Telsa tại thứ 4 và 5 và trở lại Space X vào thứ 6. Như vậy, “theme” hay chủ đề của thứ 2, 3, 6 với Elon Mush là SpaceX, còn chủ đề của thứ 4 và 5 là Telsa.
Ví vụ 2: Bạn dành nguyên buổi tối thứ 6 và tối thứ 7 để học Photoshop, thay vì cố gắng ngày nào cũng học kỹ năng này trong 30 phút. Bạn lên nội dung Instagram cho suốt 7 ngày của tuần tới vào Chủ Nhật, thay vì ngày nào cũng ngồi suy nghĩ idea cho bài đăng của ngày hôm đó.
4. Áp dụng Time Batching ra sao?
Time Batching phù hợp với hầu hết mọi người ở hầu hết các lĩnh vực, đặc biệt với những ai cảm thấy bản thân khó tập trung, dễ phân tâm, làm việc trong môi trường nhiều xáo trộn hoặc có những nhiệm vụ được lặp đi lặp lại thường xuyên.
Nếu những task hàng ngày của bạn có liên quan hay có thể được phân loại cùng nhau, Time Batching cũng là một phương pháp quản lý thời gian bạn nên cân nhắc áp dụng.
Để Time Batching, bạn chỉ cần thực hiện theo một số bước đơn giản như sau:
Bước 1: Liệt kê những task cần làm
Đầu tiên, bạn tạo ra to – do – list để có được một bức tranh tổng quan và rõ ràng về những nhiệm vụ bạn cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng. Nếu muốn áp dụng Time Batching cho cả công việc lẫn nhiệm vụ cá nhân, bạn hãy tạo 2 bản to – do – list riêng biệt nhé.
Bước 2: Nhóm các task tương tự nhau
Hãy nhìn vào to – do – list của bản thân và tìm những công việc giống nhau/tương tự/lặp lại/có liên quan đến nhau để sắp xếp chúng vào cùng một khung thời gian cụ thể. Số lượng task trong một block thời gian không bị giới hạn, nhưng bạn không nên để thời gian này quá dài.
Chẳng hạn, thay vì bỏ ra 3 tiếng để lên ý tưởng cho 10 bài post Instagram của tuần sau, thì bạn nên chia thành 2 block thời gian, mỗi block kéo dài 1.5 tiếng để lên ý tưởng cho 5 bài post. Điều này vừa giúp tăng cường khả năng tập trung, vừa giảm thiểu cảm giác chán nản khi phải làm liên tục một công việc duy nhất.
Bước 3: Đánh giá
Cuối cùng, sau mỗi ngày hoặc mỗi tuần áp dụng Time Batching, bạn cần nhìn lại quá trình bản thân đã thực hiện phương pháp này để đưa ra những điều chỉnh cần thiết.
Bạn có khả năng tập trung trong thời gian bao lâu? Bạn nên thay đổi thứ tự thực hiện các nhiệm vụ hay không? Hãy tự hỏi những câu hỏi như vậy để hiểu thêm về thói quen của bản thân – nền tảng quan trọng giúp Time Batching phát huy tối đa hiệu quả của mình.
Qua những thông tin từ Learn With Me, hy vọng bạn đã hiểu Time Batching là gì, có ưu điểm ra sao và cần làm thế nào để áp dụng Time Batching trong cuộc sống. Đừng quên theo dõi những bài viết khác của blog để cập nhật thêm nhiều phương pháp quản lý thời gian thú vị khác nữa nhé!
Nguồn: Learn with me