Để đạt được thành công trong sự nghiệp, chúng ta không thể phủ nhận tầm quan trọng của chỉ số IQ và EQ, đây là yếu tố không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại, đặc biệt là các công việc lao động trí óc.
Hiện nay đã xuất hiện một loại chỉ số khác, đó chính là "chỉ số ảo" (VQ) hay còn gọi là "trí tuệ ảo". Sau đây là một số dấu hiệu để đánh giá "trí tuệ ảo" của mỗi người.
Ý nghĩa của trí tuệ ảo
Trước khi xem xét đến 4 khía cạnh của trí tuệ ảo, chúng ta cần phải hiểu được tại sao trí tuệ ảo lại quan trọng như vậy.
Làm việc online mang lại sự hiệu quả nhất định, nhưng cũng có một vài sự phức tạp vì có quá nhiều loại công cụ hỗ trợ, một số mang lại kết quả tốt nhưng một số thì không.
"Trí tuệ ảo" sẽ giải quyết vấn đề trên nhờ vào 2 khía cạnh: tạo lập nguyên tắc và thực hiện hiệu quả.
Tạo lập nguyên tắc
Làm việc tại văn phòng giúp việc giao tiếp trở nên dễ dàng hơn, chúng ta có thể bắt chuyện, hỏi han nhau hay lên lịch cho các cuộc hẹn bất cứ lúc nào. Nhưng làm việc từ xa thì không đơn giản như vậy vì chúng ta không biết liệu đồng nghiệp có đang rảnh rỗi hay không, và phương tiện nào là phù hợp để giao tiếp. Do đó, để đảm bảo sự hiệu quả, bạn có thể thực hiện 3 nguyên tắc sau:
1. Tần suất và nhịp độ: Hãy chủ động thảo luận để quyết định tần suất và thời gian chính xác cho các cuộc trao đổi. Các cuộc nói chuyện ngẫu hứng đôi khi sẽ diễn ra, nhưng việc lên lịch trước nên được ưu tiên.
2. Chia sẻ thông tin: Chủ động đề xuất các hình thức liên lạc.
3. Phương tiện phù hợp: Chủ động thảo luận với đồng nghiệp về phương tiện liên lạc như sử dụng tin nhắn, email, hay thậm chí là điện thoại để thích hợp cho việc trao đổi thông tin mà không cần hình ảnh.
Làm việc có hiệu quả
Trong quá trình làm việc online, có một số vấn đề cần được lưu ý:
1. Trải nghiệm online: Không giống như sự ổn định của việc giao tiếp trực tiếp, bạn có thể gặp phải nhiều vấn đề với giao tiếp thông qua mạng internet. Hãy lên tiếng để chắc chắn rằng chất lượng âm thanh, video hay tính năng chia sẻ màn hình của bạn và đồng nghiệp đều ổn định.
2. Điều chỉnh ứng dụng giao tiếp online: Đôi khi các cuộc trò chuyện diễn ra không như mong đợi do rắc rối với ứng dụng, hãy điều chỉnh ngay để đảm bảo cuộc trao đổi không trở nên tồi tệ, tránh trường hợp người này nói người kia không nghe và ngược lại.
3. Ghi lại thông tin: Hãy trao đổi với đồng nghiệp vào đầu buổi làm việc để xác định các thông tin trong buổi họp sẽ được ghi lại như thế nào và lưu ở đâu. Đừng để thông tin mất đi chỉ vì không có sự trao đổi.
Việc tạo ra sự tin tưởng cũng là một vấn đề "đau đầu" khi làm việc online. Thách thức này đã tạo ra tiền đề cho hai khía cạnh khác của "trí tuệ ảo" - xây dựng lòng tin trong mối quan hệ và xây dựng lòng tin dựa trên cơ sở năng lực.
Làm thế nào để xây dựng lòng tin khi giao tiếp online
Vì các cuộc giao tiếp online thường được lên kế hoạch cẩn thận trong khoảng 30 đến 60 phút, nên sẽ không có cơ hội cho các cuộc nói chuyện thân mật vốn là tiền đề tạo ra sự tin cậy.
Việc xây dựng lòng tin này sẽ mang lại cảm giác an toàn về tâm lý, giúp mọi người có thể thoải mái chia sẻ quan điểm của bản thân mình. Nói một cách đơn giản, nhóm sẽ thất bại nếu không có sự tin tưởng lẫn nhau.
1. Phân bổ thời gian: Việc xây dựng các mối quan hệ cần có thời gian và sự đầu tư. Việc này tưởng chừng như là phụ nhưng đối với việc làm việc online thì đây là nền tảng đảm bảo cho các công việc khác được hoàn thành tốt.
2. Chia sẻ thông tin thẳng thắn hơn: Hãy thận trọng và có chiến lược về thông tin bạn chia sẻ với người khác. Khi có cơ hội, hãy sử dụng nó một cách khôn ngoan để thể hiện bản thân vừa đủ.
3. Tạo cơ hội cho người khác chia sẻ thông tin cá nhân: Đừng bao giờ đặt người khác vào các tình huống khó khăn vì không phải ai cũng sẵn sàng chia sẻ thông tin. Thay vào đó, hãy tạo ra các cơ hội để họ có thể chủ động nắm bắt và thể hiện những gì họ muốn.
Làm thế nào để xây dựng lòng tin trên cơ sở năng lực
Điều này đòi hỏi sự tin tưởng vào năng lực của nhau. Khi làm việc từ xa, chúng ta khó mà biết được những giá trị đối phương có thể mang lại cho tổ chức, từ đó dễ gây nên sự thất vọng.
1. Thể hiện rõ năng lực bản thân: Đừng ngần ngại giải thích với người khác về thế mạnh của mình. Tuy nhiên đừng quá đề cao cái tôi của mình, không ai muốn có một người cộng sự thích khoe khoang bản thân bằng một loạt các thành tích.
2. Phản hồi kịp thời: Phản hồi chậm chạp sẽ dễ khiến mối quan hệ nảy sinh vấn đề. Hãy đặt ra khoảng thời gian phản hồi cụ thể. Trong trường hợp xấu nhất, bạn nên thể hiện rằng đã nhận được thông tin, tuy nhiên có một số vấn đề ưu tiên cần được giải quyết sớm hơn.
3. Luôn cập nhật thông tin: Một thách thức phổ biến của tương tác online là việc thiếu các cuộc trò chuyện gần gũi. Từ đó dễ hình thành các suy nghĩ như: Họ có thấy tin nhắn của tôi không? Họ đang phớt lờ tôi? Họ vẫn đang làm việc chứ? Việc cập nhật thông tin là cực kỳ quan trọng.
Mặc dù hầu hết chúng ta đã quen thuộc với các nền tảng giao tiếp online thịnh hành, tuy nhiên vẫn có những kỹ năng mà chúng ta cần phải trang bị, và "trí tuệ ảo" sẽ sớm đứng đầu danh sách. Hãy trau dồi bản thân để vươn lên dẫn đầu công việc trong tương lai.