Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin và cảm xúc được thể hiện bằng lời nói, chữ viết hay hành động phi ngôn ngữ giữa người với người.
Bản chất của giao tiếp là quá trình chia sẻ thông tin qua sự tương tác, cảm xúc, ứng xử và hiểu biết của bản thân với người tương tác.
Giao tiếp đạt hiệu quả khi: nói ra những gì mình muốn nói và người nghe hiểu rõ những gì bạn đã nói.
Để đạt được hiểu quả bạn cần có một số kỹ năng như:
- Thông cảm và khuyến khích người khác.
- Biết đặt câu hỏi và lắng nghe.
- Khả năng diễn giải và tóm lược.
- Quan sát và giải mã hành vi của người khác.
- Sử dụng ngôn từ phù hợp với trình độ người khác.
- Hiểu rõ giá trị, niềm tin của bản thân và sẵn lòng chấp nhận các giá trị, niềm tin của người khác.
Ngoài ra sự hiệu quả của giao tiếp phụ thuộc nhiều vào:
- Quá trình nhận thức: là quá trình tiếp nhận, tổ chức và giải thích thông tin từ những tác nhân kích thích đền từ môi trường thông qua các cơ quan cảm nhận, nó ảnh hưởng bởi kỳ vọng, kiến thức, kỹ năng, giá trị, niềm tin, văn hóa, thái độ, định kiến của bạn.
- Quá trình xử lý thông tin
- Quá trình giải mã
Quá trình giao tiếp: có thể hiểu là sự mã hóa ý tưởng của người nói, sau đó gửi đến người nghe. Người nghe sẽ giải mã và phản hồi cảm xúc theo quan điểm của họ.
Yêu cầu:
- Thông điệp khi mã hóa phải rõ ràng và súc tích, chính xác, liên quan đến nhu cầu người nhận, kịp thời và có ý nghĩa, phù hợp với tình huống. Tuy nhiên nhiều thông điệp khi mã hóa sẽ không phản ánh đúng điều mà người nói muốn nói, do khả năng diễn tả, khả năng biểu lộ và trình độ của người nói. Ngoài ra nó còn phụ thuộc vào bối cảnh khi giao tiếp.
- Người gửi phải hiểu biết và quan tâm đến chủ đề. Thông điệp được mã hóa phải phù hợp với trình độ của người nghe.
- Người nghe phải quan tâm và sẵn sàng tiếp nhận thông tin, lắng nghe, hiểu đúng và phản hồi để xác nhận
Mô hình giao tiếp tiêu cực: khi những thông điệp giao tiếp chủ yếu
- Phê bình, trách móc và lên án: nhận định, phê phán hay đánh giá một đối tượng dựa trên một số tiêu chuẩn mà bạn tự thấy đúng.
- So sánh tiêu cực: thường đưa người nghe đến cảm xúc tiêu cực, thái độ chống đối và bất hợp tác.
- Trút trách nhiệm hay đổ lỗi: để né tránh trách nhiệm và hậu quả.
- Đòi hỏi hay yêu sách: dẫn đến cảm xúc tiêu cực và bế tắc. Nếu là bạn hãy chọn giải pháp “win – win” để tránh rơi vào mô hình tiêu cực này.
Mô hình giao tiếp tích cực: bạn cần phải biết nói và biết lắng nghe để thể hiện sự đồng cảm trong giao tiếp trên cơ sở tập trung có ý thức trên 4 lĩnh vực:
Quan sát:
- Quan sát phải tách rời với đánh giá để nhận định của ta được chính xác với bối cảnh và thời gian khi sự kiện đó diễn ra.
- Nếu quan sát trộn lẫn với đánh giá thì chúng ta sẽ có những nhận định không chính xác và dễ đưa ra những phê bình, chỉ trích, từ đó rơi vào giao tiếp tiêu cực.
Cảm xúc: Cần biết kiểm soát và thể hiện đúng cảm xúc của bản thân, đồng thời lắng nghe và đặt câu hỏi để thấu hiểu cảm xúc thật sự của người khác. Hãy hạn chế dùng từ ngữ để diễn tả cảm xúc vì nó có thể dẫn đến sự hiểu lầm, xung đột hay mâu thuẫn.
Nhu cầu: cần biết xác định và mô tả rõ ràng nhu cầu của mình để người khác có thể hiểu rõ, từ đó thì khả năng được đáp ứng sẽ gia tăng. Tránh phê phán hay gián tiếp phê bình, chỉ trích người khác.
Yêu cầu: diễn tả rõ ràng, cụ thể điều bạn muốn. Đề nghị lặp lại yêu cầu nhưng kèm theo lời giải thích nếu có thể.
Trong khi giao tiếp bạn hãy biết lắng nghe, ghi nhận cảm xúc của người nói. Kết hợp thông tin và cảm xúc đó cùng với bối cảnh mà người nói cung cấp để ta có thể hiểu rõ và hiểu đúng điều mà người nói muốn chia sẻ với ta. Hãy biết giá trị niềm tin của bản thân để có thể chấp nhận giá trị, niềm tin của người khác. Tuy nhiên, cái khó là khi giao tiếp thì sự tiếp nhận thông tin từ người nói là thông qua thông điệp, vậy làm thế nào để ta có thể kiểm soát được là thông tin từ thông điệp của người nói là thật hay giả nếu như người nói đã cố tình che giấu cảm xúc thật của mình? Cái này thì cần thời gian và cần giao tiếp thường xuyên với nhiều đối tượng để có thể phán đoán 1 cách chính xác.
Bạn cũng cần cố gắng hạn chế những thông điệp có tính chất phê bình, so sánh, yêu sách,… để quá trình giao tiếp không rơi vào tình trạng giao tiếp tiêu cực. Mà thay vào đó là việc quan sát và nhận định khách quan, cảm nhận và đưa ra yêu cầu cụ thể, rõ ràng để có thể có được cuộc giao tiếp tích cực.
Chúc anh/chị luôn tự tin và giao tiếp 1 cách hiệu quả.
MTM.edu.vn