Hóa đơn, chứng từ là những căn cứ quan trọng của các giao dịch tài chính, khoản mua bán, đầu tư và trao đổi thương mại của doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý hóa đơn có vai trò rất quan trọng trong việc theo dõi, kiểm soát hoạt động và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu khái niệm, cách thức, quy trình và top phần mềm quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả đang được nhiều doanh nghiệp tin dùng trong thời đại 4.0 hiện nay.
Quản lý hóa đơn là gì?
Khái niệm quản lý hóa đơn
Hóa đơn là loại giấy tờ được phát hành bởi bên bán để yêu cầu bên mua thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trên đó. Sau khi chi phí đã được thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn bằng cách ký nhận hoặc đóng dấu xác nhận đã thanh toán. Vì vậy, hóa đơn òn có vai trò giống như giấy biên lai hoặc biên nhận.
Từ định nghĩa về hóa đơn, đối với bên mua, quản lý hóa đơn có thể được giải thích là công việc đăng ký, thu thập, sao lưu và bảo quản hóa đơn trên hệ thống lưu trữ; đối với bên bán, đó là quy trình tạo lập, xuất hóa đơn và xử lý thanh toán hóa đơn nhằm phục vụ mục đích quản lý tài chính, kế toán của doanh nghiệp. Thông qua quy trình quản lý hóa đơn, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, đối chiếu, so sánh và trích xuất các thông tin chi tiết về các giao dịch tài chính đã thực hiện và nắm bắt tình hình tài chính nội bộ một cách toàn diện, chính xác hơn.
Vai trò của quản lý hóa đơn trong doanh nghiệp
Hóa đơn vừa có chức năng của một chứng từ thương mại, vừa có thể kiêm là chứng từ kế toán hoặc chứng từ thuế. Do đó, đây là loại chứng từ đặc biệt quan trọng cả về phương diện quản lý tài chính và phương diện quản lý kế toán thuế của tổ chức, doanh nghiệp.
Việc quản lý hóa đơn hiệu quả sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như sau:
- Tiết kiệm nguồn lực (thời gian, nhân lực và chi phí cơ hội).
- Hỗ trợ quá trình tra cứu, đối soát hóa đơn, dữ liệu được diễn ra dễ dàng, nhanh chóng.
- Đảm bảo tính minh bạch cho doanh nghiệp.
- Dự trù được các rủi ro về mặt lưu trữ (mất, cháy hoặc hỏng) và về mặt pháp lý liên quan đến giao dịch tài chính.
Các hình thức quản lý hóa đơn
Xét về loại hóa đơn
- Quản lý hóa đơn bán hàng (hóa đơn trực tiếp): Quản lý chứng từ giao dịch thể hiện quan hệ mua bán hàng hóa – dịch vụ khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu (đối với tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp); khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau (đối với tổ chức, cá nhân trong khu phế quan).
- Quản lý hóa đơn GTGT: Quản lý loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động (1) bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa; (2) hoạt động vận tải quốc tế; (3) xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
- Quản lý các loại hóa đơn khác: Bao gồm (1) quản lý các tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, v.v.; (2) quản lý phiếu thu cước vận chuyển hàng không, cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, v.v. theo thông lệ quốc tế và quy định pháp luật liên quan; và (3) quản lý các chứng từ được in, phát hành và sử dụng như hóa đơn như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hay phiếu xuất kho hàng gửi đại lý.
Xét về định dạng, phương pháp quản lý hóa đơn
- Quản lý hóa đơn thủ công: Quản lý các loại hình hóa đơn giấy truyền thống bằng các thao tác nhập, xuất thông tin bằng tay vào hệ thống sổ sách doanh nghiệp. Đối với loại hóa đơn dạng giấy truyền thống, hóa đơn nên được nên được bảo quản cẩn thận và quản lý ở dạng sổ hóa đơn. Tuy nhiên, phương pháp lưu trữ thủ công và thiếu sự sắp xếp rõ ràng có thể gây nhiều khó khăn trong kiểm soát và tìm kiếm hóa đơn.
- Quản lý hóa đơn điện tử: Quản lý các loại hình hóa đơn được khởi tạo trên hệ thống máy tính và lưu trữ trên bộ nhớ của các cơ quan chức năng theo quy định của pháp luật. Trong thời buổi cách mạng công nghệ 4.0, số hóa là một xu hướng tất yếu của công việc này. Do đó, việc nhanh chóng nắm bắt quy trình quản lý hóa đơn điện tử và sử dụng phần mềm quản trị là một yêu cầu cấp thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào hiện nay.
Quy trình quản lý hóa đơn
Hướng dẫn cách quản lý hóa đơn cơ bản
Quy trình quản lý hóa đơn được coi là hiệu quả khi đảm bảo đầy đủ độ chính xác và mức độ liên kết chặt chẽ của từng công đoạn. Dưới đây là quy trình cơ bản giúp doanh nghiệp thực hiện công việc này một cách hợp lý, hiệu quả nhất.
- Tạo lập hóa đơn: Cung cấp đầy đủ thông tin (thông tin bên bán, bên mua, mã số đơn hàng, v.v.)
- Điều chỉnh thông tin và xuất hóa đơn: Chỉnh sửa các thông tin trên hóa đơn để khớp với hợp đồng hoặc yêu cầu của khách hàng; sau đó, lập và in hóa đơn xuất cho khách hàng.
- Lưu trữ hóa đơn: Ghi nhận vào sổ sách hoặc sao lưu vào hệ thống của doanh nghiệp để tra cứu khi cần thiết. Đây chính là cơ sở để doanh nghiệp kiểm soát các hoạt động kế toán – tài chính một cách hiệu quả, chính xác.
- Lập báo cáo hóa đơn: Lập báo cáo hóa đơn định kỳ (theo tuần, theo tháng, quý hoặc năm) để đánh giá hoạt động kinh doanh cũng như xử lý kịp thời các vấn đề khi có sự cố phát sinh (chênh lệch trong thu, chi, tranh chấp hợp đồng mua bán, v.v.).
Hướng dẫn cách quản lý hóa đơn điện tử
So với hình thức quản lý hóa đơn truyền thống, quy trình quản lý hóa đơn điện tử có gì khác? Để trả lời cho câu hỏi quản lý hóa đơn điện tử như thế nào, bài viết sẽ gợi ý cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào và giới thiệu các hệ thống quản lý hiệu quả, an toàn cho doanh nghiệp.
Về tổng quan, quy trình quản lý hóa đơn điện tử vẫn bao gồm các bước tương tự như quy trình quản lý thông thường. Trong quản lý hóa đơn điện tử, điểm mà doanh nghiệp cần lưu ý nhất là giai đoạn quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. Căn cứ vào Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC, việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần đảm bảo các yêu cầu như sau:
- Đối với người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính: Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán; trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên
- Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các công cụ lưu trữ thông tin, ví dụ như: USB, đĩa CD và DVD, đĩa cứng hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Trong đó, cả phía nhà cung cấp hoặc doanh nghiệp (bên bán) và khách hàng (bên mua) đều phải lưu trữ song song tệp tin gốc của hóa đơn (.xml) và bản thể hiện hóa đơn điện tử dưới dạng hình ảnh (.pdf, .png, .jpeg) sao cho đảm bảo tuân thủ theo luật lưu trữ chứng từ kế toán (10 năm).
Top 3 phần mềm quản lý hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử Invoicing Odoo ERP
Odoo là một trong những phần mềm hoạch định nguồn lực (Enterprise Resource Planning, viết tắt là ERP) được lập trình sẵn để doanh nghiệp tải về sử dụng. Với 1000+ tính năng đáp ứng tất cả nhu cầu hoạt động doanh nghiệp như Bán hàng (Sales), Quản lý quan hệ khách hàng (CRM), Quản trị dự án (Project), Kế toán (Accounting), Kiểm kê hàng hóa tồn kho (Inventory). Với bộ giải pháp toàn diện, tính linh hoạt và độ bảo mật cao, phần mềm ERP mã nguồn mở Odoo hiện nay đã thu hút hơn 5 triệu người dùng trên toàn thế giới
Trong số các modules mặc định được cung cấp sẵn bởi Odoo ERP, phần mềm Hóa đơn (Invoicing) là một giải pháp quản lý hóa đơn điện tử hàng đầu phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với ứng dụng Odoo Invoicing, công việc quản lý hóa đơn doanh nghiệp chưa bao giờ nhanh chóng và dễ dàng đến thế. Từ quản lý hợp đồng, tạo hóa đơn định kỳ, nhật ký xuất hóa đơn đến thanh toán, tất cả đều có thể thực hiện ngay trên ứng dụng Hóa đơn trên Odoo.
Các tính năng nổi bật của Invoicing trên nền tảng Odoo ERP
- Lập hóa đơn tự động dựa trên đơn bán hàng, đơn giao hàng, hợp đồng hoặc theo thời gian.
- Dễ dàng tạo hóa đơn dựa trên báo giá đã gửi cho khách hàng.
- Gửi hóa đơn chuyên nghiệp đến trực tiếp khách hàng chỉ với một cú nhấp chuột.
- Tự động gửi hóa đơn qua email dưới dạng tệp đính kèm PDF hoặc in và gửi qua thư.
- Thanh toán trực tuyến và theo dõi tự động qua các cổng thanh toán đa dạng như Paypal, Ingenico, Buckaroo, Stripe, Authorize.net, Atos Worldline hoặc Adyen.
- Loại bỏ phiền toán khi gửi thư nhắc nhở thanh toán trễ hoặc tồn đọng.
- Theo dõi các giao dịch ngân hàng và tình trạng thanh toán hóa đơn.
- Cho phép phân tích doanh số một cách dễ dàng dựa trên cơ sở dữ liệu hóa đơn.
Đặc biệt, với Odoo ERP, doanh nghiệp có thể trải nghiệm phần mềm quản lý hóa đơn miễn phí bằng cách truy cập địa chỉ https://www.odoo.com/vi_VN/trial. Để tìm hiểu thêm về ứng dụng Hóa đơn (Invoicing) trên nền tảng phần mềm kế toán của Odoo, bạn có thể liên hệ ngay với đội ngũ Magenest để được tư vấn triển khai.
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice cho phép khách hàng quản lý hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và hiệu quả nhờ các tính năng như:
- Tải hóa đơn điện tử đã xuất
- Tự động lưu trữ trực tuyến trên hệ thống để đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin.
- Cho phép doanh nghiệp tải xuống bất kỳ lúc nào ở dạng XML hoặc PDF.
- Hỗ trợ cả 2 dạng tải: tải từng hóa đơn và tải hàng loạt.
- Tra cứu, tìm kiếm hóa đơn điện tử
- Tìm kiếm với bộ lọc tiêu chí được thiết lập sẵn trên phần mềm như: trạng thái chưa phát hành, đang phát hành, phát hành lỗi và đã phát hành.
- Tìm kiếm với trường thông tin tự chọn như: ngày xuất hóa đơn, mã số hóa đơn, trạng thái phát hành, trạng thái gửi hóa đơn.
- Xem báo cáo hóa đơn điện tử
- Cho phép xem, in các báo cáo thống kê liên quan đến hoạt động quản lý hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp: báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo thống kê các hóa đơn đã phát hành.
- Ghi nhận lịch sử cập nhật thông tin hóa đơn cho các bên liên quan đều có thể kiểm tra và xác thực thông tin.
Phần mềm KiotViet
KiotViet là một phần mềm hỗ trợ mạnh mẽ các tính năng in hóa đơn, linh hoạt tùy biến mẫu in hóa đơn và quản lý hóa đơn số lượng lớn dành cho doanh nghiệp. Một số ưu điểm có thể kể đến của phần mềm quản lý hóa đơn KiotViet có thể kể đến là:
- Lưu trữ mọi loại hóa đơn không giới hạn trên nền tảng điện toán đám mây.
- Phân loại hóa đơn theo hình thức thanh toán: thanh toán tiền mặt, thanh toán thẻ và chuyển khoản ngân hàng.
- Dễ dàng tra cứu hóa đơn với các tiêu chí như mã hóa đơn, thời gian, thông tin khách hàng, giá trị hóa đơn.
- Cho phép quản lý hóa đơn đa kênh, phân loại hóa đơn theo từng kênh bán hàng riêng biệt.
Tổng kết
Có thể nói, quản lý hóa đơn là một công việc không yêu cầu tính chuyên môn cao nhưng đòi hỏi rất nhiều nguồn lực khi doanh nghiệp phải xử lý một số lượng lớn các chứng từ liên quan. Vì vậy, việc áp dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp là một xu hướng tất yếu, đặc biệt là trong thời đại 4.0. Hy vọng, những chia sẻ trên đây đã cung cấp những thông tin bổ ích giúp doanh nghiệp hiểu rõ các phương pháp quản lý hóa đơn, cũng như lựa chọn được giải pháp phần mềm phù hợp với nhu cầu của công ty.
Nguồn: simerp