G Suite là gì?

G Suite được gọi là Google Apps for Work và Google Apps for Your Domain, G Suite được tạo ra để trở thành một phần mềm cung cấp năng suất và các công cụ cộng tác, đồng thời sử dụng tính dễ dàng và phổ biến của điện toán đám mây.

Với sự nổi lên của mô hình Phần mềm như một Dịch vụ (SaaS), trong những năm gần đây đã trở thành một trong những lý do chính khiến điện toán đám mây là một công cụ thay đổi cuộc chơi. 

Những sản phẩm sáng tạo này đã tạo ra một sự thay đổi mô hình, cải thiện đáng kể trong tổ chức, năng suất và giao tiếp của làm việc nhóm. Một sản phẩm SaaS nền tảng như vậy là G Suite cho Google Cloud, được nhiều người xem là giải pháp email tốt nhất hiện nay.

Cho dù bạn có một doanh nghiệp cỡ nhỏ, vừa hoặc lớn, G Suite cung cấp cho nhóm của bạn một loạt các tính năng, công cụ và lợi ích khác biệt với các dịch vụ tương tự khác. Tìm hiểu bên dưới G Suite là gì và tại sao các tính năng bổ sung này quan trọng với bạn và doanh nghiệp của bạn.

Sơ lược về lịch sử của G Suite

Trong nhiều năm, Microsoft Office là công ty hàng đầu trong các sản phẩm bộ phần mềm văn phòng nhờ các ứng dụng như Word, Excel và PowerPoint. Với sự ra đời của điện toán đám mây, Google đã tìm cách thách thức uy quyền của Microsoft với G Suite. 

Điện toán đám mây lên đến từng giây có nghĩa là mọi thay đổi đối với tài liệu G Suite sẽ tự động được lưu vào thời điểm bạn nhập. Những thay đổi này được theo dõi và lưu trữ để bạn có thể quay lại lịch sử sửa đổi của mình để xem các phiên bản cũ của cùng một tài liệu hoặc xem liệu ai đó có quyền truy cập vào tài liệu đã thực hiện thay đổi hoặc để lại ghi chú.

G Suite bao gồm những gì?

• Gmail – Google mail là một trong những dịch vụ email miễn phí phổ biến nhất được sử dụng hiện nay và cung cấp một vài GB lưu trữ dữ liệu mail. Với G Suite, bạn đã được cấp một tài khoản Gmail thông qua tên miền bạn đã chọn, có thể được đăng ký tại Domain.com.
• Google Drive – Dịch vụ lưu trữ đám mây cấp cho bạn khả năng lưu trữ và chia sẻ tệp mà không phải lưu trữ cục bộ. Điều này có nghĩa là bạn có thể lưu trữ bất kỳ loại tệp nào, bao gồm video, ảnh, .pdf, .document và các loại khác. G Suite cung cấp ít nhất 30GB dung lượng lưu trữ trên Google Drive cho mọi người dùng.
• Google Docs – Trình xử lý văn bản dựa trên đám mây của Google lấy khái niệm từ Microsoft và đưa nó vào kỷ nguyên điện toán đám mây. Docs cho phép tạo kiểu thông minh và chỉnh sửa đồng thời nhiều người dùng. Cho dù bạn đang ở trên máy tính, thiết bị di động hoặc máy tính bảng, với Docs bạn có thể đọc, chỉnh sửa, tạo hoặc chia sẻ tài liệu của mình bất kể bạn ở đâu.
• Google Sheets – Tương tự như Tài liệu, Trang tính là phiên bản điện toán đám mây của Microsoft Excel. Công cụ Google Sheets mẽ này giúp việc lập biểu đồ dữ liệu quan trọng của bạn dễ dàng và trực quan. Cho dù tạo, phân tích hoặc chia sẻ bảng tính, Sheets đều hoạt động trơn tru với các tệp Excel và Excel, cho phép bạn truy cập vào thông tin quan trọng của mình từ bất kỳ đâu trên thế giới.
• Google Slides – Giống với Microsoft PowerPoint cho phép bạn thuyết trình hiệu quả từ bất kỳ thiết bị nào. Với một loạt các công cụ và mẫu, Slides làm cho việc tạo và cộng tác sân trở nên đơn giản.
• Google Forms – Tạo khảo sát nhanh và dễ dàng hoặc Hỏi & Đáp, sau đó hiển thị các câu trả lời theo cách dễ hiểu và có thể thực hiện được. 
• Google Calendar – Dịch vụ lập kế hoạch và quản lý thời gian. Lịch cho phép người dùng tạo, chia sẻ, chỉnh sửa và hiển thị các cuộc họp, sự kiện hoặc các dịp đặc biệt. Công cụ này cho phép người dùng xem những gì trong chương trình nghị sự của thành viên trong nhóm của họ và xác định thời gian gặp nhau mà không phải làm phiền họ hoặc làm gián đoạn điều gì đó quan trọng.
• Hangouts – Phiên bản Skype hoặc FaceTime dễ sử dụng hơn và mạnh mẽ hơn, bạn có thể sử dụng Hangouts để hội nghị video với tối đa mười người cùng một lúc, gọi bất kỳ số điện thoại nào hoặc tạo trò chuyện nhóm. Dịch vụ video của Hangouts rõ ràng, sắc nét, dễ sử dụng và trực quan.

Tại sao phải trả tiền cho G Suite?

Bây giờ, bạn có thể tự hỏi tại sao doanh nghiệp nhỏ của bạn sẽ trả tiền cho các công cụ này khi tất cả các ứng dụng web này có thể được sử dụng miễn phí. Những gì bạn có thể không biết là G Suite được tạo ra cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với các khả năng và công cụ tập trung vào kinh doanh bổ sung. Bây giờ là lúc để đưa doanh nghiệp nhỏ của bạn lên điện toán đám mây. G Suite là một trong những cách nhanh nhất và dễ nhất để đến đó.

Phiên bản dành cho người dùng miễn phí của các ứng dụng này cung cấp cho bạn các tính năng cơ bản, nhưng không cấp quyền truy cập tương tự cho các công nghệ tổ chức, phân tích và chỉnh sửa đi kèm với mô hình đăng ký.

Mặc dù chúng tôi sẽ đi sâu vào các tính năng này kỹ lưỡng hơn dưới đây, đây là một số điểm ngắn gọn cần nhớ: 

• Khả năng tạo một email xử lý Gmail được liên kết với tên miền bạn đã chọn
• Quản lý người dùng và tính năng quản trị viên với một số người dùng
• Các tính năng cộng tác hứa hẹn sự riêng tư và bảo mật
• Kiểm toán nhiều cấp
• Truy cập 24/7 để hỗ trợ G Suite
• Tăng khả năng lưu trữ

Mặc dù các tính năng cơ bản có thể đủ tốt cho một số doanh nghiệp, đăng ký G Suite đưa việc chia sẻ, cộng tác, chỉnh sửa và phân tích dữ liệu lên một cấp độ hoàn toàn mới.

Các gói G Suite

Ba gói G Suite chính có sẵn là Cơ bản, Kinh doanh và Doanh nghiệp. Mỗi kế hoạch này cung cấp cho bạn quyền truy cập vào một loạt các công cụ được đề cập ở trên, nhưng khác nhau về khả năng và mục đích sử dụng của chúng.

Thanh toán cho cả ba kế hoạch có thể xảy ra thông qua kế hoạch linh hoạt hoặc kế hoạch hàng năm.

• Linh hoạt – Hóa đơn hàng tháng cho mỗi tài khoản người dùng. Điều này mang đến cho bạn cơ hội để xóa hoặc thêm tài khoản mới bất cứ khi nào bạn muốn và chỉ trả tiền cho các tài khoản bạn thực sự sử dụng trong tháng đó. Mặc dù bạn phải trả một tỷ lệ cao hơn một chút mỗi tháng so với tổng số hàng năm, bạn có tùy chọn hủy đăng ký bất cứ khi nào bạn chọn mà không phải chịu bất kỳ hình phạt nào.
• Kế hoạch hàng năm – Với kế hoạch hàng năm, bạn cam kết trả tiền cho dịch vụ cho cả năm với mức giá thấp hơn một chút. Bạn có tùy chọn để mua thêm giấy phép khi cần, nhưng bạn chỉ có thể xóa giấy phép sau khi hết năm. Nếu bạn hủy đăng ký hàng năm sớm, bạn vẫn phải trả tiền cho cả năm.

Gói cơ bản

Với mức giá $ 5 mỗi tháng cho mỗi người dùng, Basic cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các công cụ và tính năng của G Suites và cung cấp cho bạn dung lượng lưu trữ 30 GB có giới hạn. Basic rất lý tưởng cho một doanh nghiệp nhỏ có năm người trở xuống, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn không có nhu cầu lưu trữ dữ liệu đòi hỏi khắt khe.  

Gói kinh doanh

Với mức giá $ 10 mỗi tháng cho mỗi người dùng, Business cung cấp cho bạn quyền truy cập vào công cụ G Suites và các tính năng bổ sung, như 1 TB dung lượng cho mỗi người dùng. Đối với các công ty có nhiều hơn năm người dùng, dung lượng lưu trữ này nâng cấp lên không giới hạn. Kinh doanh cũng bao gồm:

• Tìm kiếm trên đám mây – Điều hướng tìm kiếm thông minh cho tất cả các tệp và dữ liệu của bạn
• Google Vault – Công cụ lưu trữ có nghĩa là tuân thủ pháp luật và quản lý chính sách
• Khám phá Điện tử – Quá trình tìm kiếm thông tin cho các mục đích pháp lý hoặc điều tra
• Báo cáo kiểm toán – Giữ một bản ghi các hành động được thực hiện bởi quản trị viên

Như tên cho thấy, kinh doanh là mô hình mà hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên sử dụng. Khả năng lưu trữ và tìm kiếm tăng lên làm cho nó mạnh mẽ hơn rất nhiều.

Gói Doanh nghiệp

Với mức giá 25 đô la mỗi tháng cho mỗi người dùng, Enterprise dành cho các công ty lớn hơn muốn lưu trữ, tính năng và công cụ quản lý tuyệt vời. Doanh nghiệp bao gồm:

• Bảo mật Google Drive được tăng cường
• Quét lưu lượng email cho nội dung cụ thể, chẳng hạn như thẻ tín dụng hoặc số an sinh xã hội
• Quét hình ảnh cho văn bản
• Lưu trữ email của bên thứ ba
• Ngăn ngừa mất dữ liệu
• Gmail ghi nhật ký phân tích BigQuery
• Mã hóa S / MIME để bảo mật email được cải thiện
• Quản lý thiết bị di động tự động
• Phát hiện hoạt động đáng ngờ
• Giới hạn cuộc họp Google Hangout 30 người, cũng có thể được ghi lại

Lợi ích của G Suite

Mặc dù chúng tôi có thể đã đề cập đến một số trong số này trước đây, nhưng hãy đi sâu vào những lợi ích của việc mua đăng ký G Suite: 

• Tên miền Gmail – Với G Suite, bạn có thể liên kết tên email của mình với tên miền của doanh nghiệp, mang lại cho bạn diện mạo chuyên nghiệp hơn. Khách hàng có nhiều khả năng tin tưởng bạn và trả lời doanh nghiệp của bạn nếu email của bạn là Jake@computerpros.com thay vì jake1970@hotmail.com. Mặc dù vậy, đừng lo lắng, email này chỉ là phiên bản chuyên nghiệp của Gmail, vì vậy nhân viên không cần phải học cách sử dụng một số hệ thống email mới.
• Phân nhóm email – Đối với các công ty lớn hơn có nhiều bộ phận và vai trò, bạn có thể gửi tin nhắn hoặc email đến các nhóm email thay vì phải chọn từng thành viên của bộ phận đó. Ví dụ: bạn có thể tạo một tin nhắn duy nhất và gửi nó cho mọi người được nhóm trong tiếp thị hoặc mọi người được nhóm trong kế toán. Số lượng nhóm bạn có thể thực hiện là không giới hạn, vì vậy không nhất thiết phải giới hạn ở các phòng ban.
• Dễ sử dụng – Tại thời điểm này, hầu hết mọi người đã sử dụng các phiên bản Gmail, Docs và Sheets miễn phí. Bởi vì điều này, rất ít đào tạo cơ bản được yêu cầu, cho phép bạn tập trung vào các công cụ và phương pháp tiên tiến hơn. Chức năng cơ bản này có nghĩa là ngay cả nhân viên mới làm việc cũng có thể làm việc trên hầu hết các nhiệm vụ ngay lập tức.
• Thời gian hoạt động – Google là một trong những dịch vụ web tốt nhất trên thế giới khi nói đến thời gian hoạt động và độ tin cậy. G Suite không bao giờ có cửa sổ bảo trì hoặc thời gian ngừng hoạt động theo lịch trình và vượt quá Thỏa thuận cấp độ dịch vụ 99,9% vô lý. Nhờ các trung tâm dữ liệu dư thừa, G Suite đảm bảo thời gian hoạt động gần như hoàn hảo, do đó bạn không phải lãng phí thời gian vì trang web được sửa chữa hoặc sửa chữa.
• Hỗ trợ đồng hồ – G Suite đi kèm với hỗ trợ khách hàng hàng đầu, không có sẵn cho phiên bản Gmail miễn phí. Nếu bạn có bất kỳ vấn đề hoặc câu hỏi nào, chỉ cần gọi điện, gửi email hoặc tạo một cuộc trò chuyện trực tiếp với bộ phận hỗ trợ khách hàng. Điều này đặc biệt có giá trị đối với các công ty tích hợp Google Apps lần đầu tiên.
• Hợp tác nhóm vô song – Nhờ cập nhật theo thời gian thực, toàn bộ nhóm của bạn có thể làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc. Mỗi chỉnh sửa được liên kết với trình chỉnh sửa, cho phép nhóm xem ai đã thực hiện thay đổi, thay đổi họ đã thực hiện và khi thay đổi đó xảy ra. Khả năng chỉnh sửa có thể được cấp hoặc xóa nếu bạn chỉ muốn ai đó đọc và ghi chú về tài liệu. Nhờ hệ thống trò chuyện, bạn có thể thảo luận về ý tưởng hoặc chỉnh sửa khi bạn đi. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa hoặc trong các văn phòng rải rác trên toàn quốc.
• Chia sẻ tài liệu – Cho dù bạn có ở cùng tòa nhà hay sử dụng cùng một thiết bị, cả nhóm của bạn có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ tài liệu chỉ bằng một cú nhấp chuột. Ngay cả khi bạn chỉ có thiết bị di động của mình, chỉ cần đăng nhập và tải lên bất kỳ tài liệu nào bạn cần.
• Khả năng ngoại tuyến – Mặc dù G Suite phát triển mạnh nhờ lưu trữ đám mây, những công cụ này cũng có thể được định cấu hình để hoạt động ngoại tuyến! Điều này mang đến cho bạn cơ hội làm việc hiệu quả ngay cả khi bạn không có truy cập internet.
• Dung lượng lưu trữ không giới hạn – Như đã đề cập, nếu bạn có nhiều hơn năm người dùng trên tài khoản Doanh nghiệp, bạn sẽ có được dung lượng lưu trữ đám mây không giới hạn cho ảnh, video, nhạc, tệp, email và tài liệu của mình. Nhờ các công cụ và dịch vụ di chuyển dữ liệu, bạn cũng dễ dàng chuyển dữ liệu từ vị trí lưu trữ hiện tại của mình.
• Cải thiện bảo mật dữ liệu – Nhờ có Drive, tất cả dữ liệu của bạn có thể được lưu trữ an toàn trên đám mây. Bạn không còn phải lo lắng về việc lưu tệp hoặc tài liệu cục bộ hoặc phải xử lý dữ liệu bị mất khi máy tính bị lỗi hoặc gặp sự cố. Dữ liệu này được lưu trữ an toàn và có thể được truy cập từ bất cứ đâu trên thế giới.
• Xác thực hai bước – G Suite cho phép xác minh hai bước để đảm bảo rằng người kết nối với mạng của bạn đã xác minh tính xác thực của họ, bằng cả điện thoại và email của họ. Điều này giữ cho công ty của bạn an toàn và bảo mật khỏi các vi phạm hoặc tin tặc.

Đã đến lúc sở hữu các công cụ kinh doanh chuyên nghiệp của bạn từ G Suite?

Các công cụ G Suite là giải pháp cho nhiều doanh nghiệp, vì nó bổ sung cho nhiều nhu cầu khác nhau, trong khi vẫn tiếp tục đổi mới phần mềm của mình. Từ sự hợp tác tốt hơn, liên kết email chuyên nghiệp của bạn với nền tảng của Gmail, dung lượng lưu trữ không giới hạn, đến các tính năng khác được cung cấp bởi G Suite, có một lý do rõ ràng tại sao nó nằm trong hai bộ văn phòng hàng đầu trên thị trường. Bạn không thể gặp sai lầm khi quyết định hợp tác với một dịch vụ tầm cỡ như vậy, đặc biệt là một dịch vụ được cung cấp ở một mức giá phải chăng.

St