Liệu phần mềm quản lý dự án miễn phí có thật sự miễn phí: Cái giá thật sự mà doanh nghiệp phải trả

Đôi khi, cái giá bạn phải trả cho những “miễn phí” lại không thể cân đo đong đếm được bằng tiền!

Trong kỷ nguyên công nghệ, khi mà những bảng tính Excel đã không còn đáp ứng được những kỳ vọng cần thiết để quản lý công việc và dự án nữa, thì làn sóng các phần mềm chuyên biệt bắt đầu nổi lên như lựa chọn số một cho doanh nghiệp. 

Độ phổ biến của các phần mềm quản lý dự án này không thể bàn cãi, khi ngoài sự đa dạng về số lượng và chất lượng, trên thị trường hiện nay còn tồn tại các phần mềm cho phép người dùng sử dụng miễn phí. Các cá nhân, startup và doanh nghiệp nhỏ, trước đây vốn bị cho là nằm ngoài sân chơi công nghệ, giờ cũng có thể trải nghiệm chúng theo cách riêng của mình. Vì sau cùng, họ cho rằng mình chẳng mất gì khi sử dụng một thứ công cụ có giá thành 0 đồng!

Tuy nhiên, trên thực tế thì chẳng có thứ gì là hoàn toàn miễn phí cả. 

Mọi doanh nghiệp khi sử dụng những phần mềm được cho là miễn phí đều phải trả một cái giá nhất định. Chúng có thể chưa lớn với các công ty nhỏ bé, nhưng đối với các tổ chức có quy mô trung bình trở lên, cái giá này đôi khi là không hề “rẻ”.

Các loại hình phần mềm quản lý dự án miễn phí

Trước khi vén màn những cái giá thực tế mà doanh nghiệp phải chi trả khi sử dụng các giải pháp miễn phí, hãy cùng điểm qua 3 dạng phần mềm phổ biến đang được cung cấp trên thị trường. 

3 loại phần mềm quản lý dự án "miễn phí" phổ biến

1. Open source 

Open source là khái niệm về các phần mềm có mã nguồn được công bố rộng rãi và hoàn toàn miễn phí trên thị trường. Người dùng hoàn toàn có thể chỉnh sửa đoạn mã nguồn này mà không cần phải quan tâm tới các vấn đề về bản quyền từ nhà cung cấp.

Các phần mềm open source thường được cung cấp hoàn toàn miễn phí hoặc được chi trả gián tiếp trong một lần duy nhất (Các doanh nghiệp cung cấp phần mềm sẽ kiếm tiền bằng cách giới thiệu những sản phẩm khác tới người dùng hoặc tính phí cho dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc khách hàng).

Ngoài việc có mức chi phí tiếp cận dễ dàng, dạng phần mềm này còn có ưu điểm cực lớn về tính linh hoạt. Do có thể chỉnh sửa mã nguồn, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tùy biến phần mềm để phục vụ giải quyết những bài toán đặc biệt mà mình gặp phải.

Ví dụ về một số phần mềm open source tiêu biểu có thể kế đến như Odoo, Open Project và Taiga. 

2. Freeware

Tương tự như Open source, Freeware là dạng phần mềm có sẵn, được cung cấp ra thị trường hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên điểm khác biệt là ở chỗ, với Freeware, bạn sẽ không thể tùy biến được đoạn mã nguồn gốc của phần mềm. Do vậy, dạng phần mềm này sở hữu nhiều hạn chế khi sử dụng hơn so với open source.

Freeware thường được các công ty tung ra thị trường với mục đích định hướng người dùng, nhắm hướng họ tới việc chi trả cho một sản phẩm khác. Ngoài ra, chúng cũng có thể sinh ra doanh thu nhờ việc gắn thêm các banner quảng cáo cố định vào màn hình làm việc. 

Express Project, GanttProject và Workep là một số nền tảng phần mềm Freeware phổ biến trong vai trò công cụ quản lý dự án. 

3. Freemium

Freemium, về bản chất là phiên bản miễn phí của một phần mềm trả phí. Đối với các phần mềm quản lý dự án, thường bản Freemium sẽ bị rút gọn các tính năng độc đáo và giới hạn số lượng người truy cập sử dụng. 

Mục đích của sự cắt xén này chủ yếu đóng vai trò như một lời quảng cáo tới phiên bản trả phí của các đơn vị cung cấp phần mềm. Hầu hết doanh nghiệp sau khi sử dụng gói Freemium sẽ cảm thấy sự thôi thúc để “lên đời”, tận dụng hết các tính năng cần thiết của phần mềm bản đầy đủ. Tuy nhiên, Freemium cũng có thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng của người dùng trong một vài trường hợp, chủ yếu là với các đội nhóm nhỏ, có cấu trúc làm việc đơn giản.

Các phần mềm nổi bật trong việc hỗ trợ phiên bản Freemium có thể nhắc tới như Asana, Trello và Airtable.

Mỗi dạng phần mềm này lại có tiềm ẩn những rủi ro và chi phí sử dụng “ẩn” khác nhau, nên trước khi bắt tay vào sử dụng, các nhà quản lý cần tuyệt đối cân nhắc đến những yếu tố dưới đây.

Đâu là chi phí tiềm ẩn khi sử dụng các phần mềm quản lý dự án miễn phí? 

Cụ thể, có tới 5 “cái giá” mà doanh nghiệp phải trả khi sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp. Chúng bao gồm: 

#1 - Chi phí linh hoạt

Ngoại trừ ứng dụng open source, các phần mềm quản lý dự án miễn phí thường gặp rất nhiều hạn chế khi ứng dụng vào thực tế do tính chất đơn giản của mình. Còn đối với phần mềm có mã nguồn mở, thì việc tùy biến cũng rất phức tạp và đòi hỏi nhiều công sức, gây tiêu tốn thời gian, tiền bạc.

Bởi vậy, việc linh hoạt triển khai các phần mềm miễn phí vào trong doanh nghiệp với hy vọng chúng đáp ứng được những yêu cầu đặc biệt của từng công việc, dự án gần như là không thể. 

Phần mềm miễn phí có tính chất đơn giản, khó ứng dụng linh hoạt trong công việc thực tế

Lấy ví dụ, khi các công cụ miễn phí thường chỉ hỗ trợ một phương pháp luận quản lý cụ thể, thì tùy thuộc vào đặc điểm của dự án, doanh nghiệp lại có nhiều cách tiếp cận khác nhau. Nếu trong một dự án, bạn triển khai mô hình Agile, số còn lại thì sử dụng PRINCE2, thì đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải đồng thời sử dụng hai phần mềm miễn phí riêng biệt. 

Lúc này, bạn không thể trực tiếp lồng ghép các phần mềm này lại vào luồng công việc, quy trình và cấu trúc tổ chức của mình. Và gần như nếu muốn sống chung với chúng, bạn sẽ phải thay đổi lại toàn bộ cách thức làm việc vốn có. 

Đây là một nghịch lý khó có thể chấp nhận, khi công cụ vốn sinh ra để phục vụ doanh nghiệp, chứ không phải thứ đồ trang sức bắt “đỏng đảnh” bắt ép tổ chức phải thay đổi, “ăn vận” lại để phù hợp với mình! Đây chính là thứ chi phí linh hoạt có thể khiến cho nhiều doanh nghiệp lao đao, mất đi sự chủ động trong quá trình vận hành và hoạt động của mình.

#2 - Chi phí phát triển

Hầu hết các công cụ quản lý dự án miễn phí đều đang bị đặt dấu hỏi lớn về việc sở hữu tiện ích kết nối với các công cụ khác trong hệ sinh thái phần mềm quản trị doanh nghiệp qua cổng API.

Bởi nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng các công cụ như Marketing Automation, CRM hay BPM đơn lẻ, nhưng không thể kết nối để truyền tải dữ liệu tổng quát cho phần mềm quản lý dự án tổng thể, thì điều gì sẽ xảy ra? 

Bạn sẽ phải đối mặt với những rủi ro gần như là khó tránh sau:

• Làm chậm tiến độ dự án: Khi không thể tích hợp để truyền tải dữ liệu, buộc lòng người sử dụng sẽ phải tính đến bài toán nhập liệu thông tin bằng tay - công việc vốn vô cùng tốn kém thời gian và công sức. 

• Dễ dẫn đến sai sót: Việc nhập liệu data thủ công không những gây tốn kém thời gian và công sức, mà đồng thời còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót vô cùng lớn. Rõ ràng, con người thì không thể đánh bại máy móc về tính chính xác khi trong quá trình xử lý thông tin được. 

• Thiếu đi tính nhất quán: Khi không thể tích hợp thông tin của các công cụ khác nhau trên cùng một nền tảng, cùng một thời điểm, việc nhìn nhận bức tranh tổng thể dự án cũng sẽ gặp phải trở ngại. Bạn buộc lòng phải đánh giá chúng dưới góc độ đơn lẻ, dẫn đến việc thiếu đi tính nhất quán và khách quan cần thiết.

Có thể nói, việc kết nối phần mềm quản lý công việc với các công cụ kinh doanh khác để đồng bộ hóa luôn thông tin là yếu tố tối quan trọng với các doanh nghiệp có khối lượng công việc lớn cần xử lý. Khi các phần mềm miễn phí không sở hữu tiện ích này đồng nghĩa với việc sớm hay muộn các doanh nghiệp cũng phải thay thế chúng. 

Tuy vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn lầm tưởng mình có thể sử dụng những phần mềm quản lý dự án miễn phí mãi mãi. Những thực tế, ngay cả khi không tính đến tiện ích tích hợp API, thì các phần mềm này cũng có giới hạn nhất định về số lượng người sử dụng và dung lượng lưu trữ dữ liệu. Rõ ràng, không doanh nghiệp nào có thể giậm chân tại chỗ mãi, và khi quy mô của họ vượt quá khung cho phép của phần mềm, họ sẽ không thể sử dụng chúng được nữa.

Phần mềm miễn phí không thể phát triển cùng doanh nghiệp!

Lúc này, chi phí phát triển chính là thứ mà doanh nghiệp phải trả. Đội ngũ nhân viên, khi đã quá quen thuộc với phần mềm miễn phí, sẽ bày tỏ quan điểm ngần ngại khi phải làm việc cùng một công cụ mới. Doanh nghiệp giờ đây không còn cách nào khác ngoài việc đầu tư thời gian, công sức và tiền bạc để triển khai và định hướng lại cách nhân viên làm việc. 

#3 - Chi phí “mạo danh”

Mặc dù trên thị trường đang tồn tại rất nhiều phần mềm mang danh nghĩa công cụ quản lý dự án miễn phí, nhưng thực tế, chúng đôi khi chỉ là những bảng to-do list được thiết kế lại màu mè hơn để đánh lừa người dùng. Các phần mềm này chỉ sở hữu những tính năng nghèo nàn, phù hợp hơn với tác vụ quản lý công việc đơn thuần chứ không phải là tổng thể toàn dự án. 

Đơn cử, tính năng theo dõi tiến độ là một trong những thành tố không thể thiếu của các phần mềm quản lý dự án, nhưng ở các giải pháp miễn phí thì chúng lại không hề xuất hiện. Điều này sẽ khiến việc phối hợp các nguồn lực và tài nguyên phù hợp để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

Giả sử, bạn có nhân viên A, chịu trách nhiệm cho 6 công việc, còn nhân viên B thì phải hoàn thành 10 công việc, tất cả đều đáo hạn vào cuối tuần. Vậy lúc này, ai là người có khối công việc năng hơn và cần được san sẻ bớt? Ai là người sẽ có nhiều thời gian dư thừa để hỗ trợ đồng nghiệp khác?

Đây là một câu hỏi gần như không có lời giải nếu phần mềm quản lý dự án của bạn không sở hữu tính năng theo dõi tiến độ. Bởi thực tế, dù đầu công việc của B nhiều hơn A, nhưng nếu mỗi công việc của A lại tốn thời gian xử lý gấp đôi công việc của B thì sao? 

Nhiều phần mềm quản lý dự án miễn phí thực tế chỉ quản lý được các công việc đơn lẻ!

Nhìn chung, tuy chi phí “mạo danh” không trực tiếp tác động tới ngân sách của doanh nghiệp, nhưng chúng thường khiến công việc trong dự án bị tồn đọng và không được giải quyết triệt để. Nếu xu hướng này xảy ra quá thường xuyên, chất lượng công việc và quy trình vận hành chắc chắn sẽ bị tổn hại, ảnh hưởng tới những mục tiêu then chốt của tổ chức. 

#4 - Chi phí đào tạo và hỗ trợ

Chương trình đào tạo và chăm sóc khách hàng luôn là những dịch vụ không thể thiếu từ các đơn vị cung cấp phần mềm trả phí, bởi họ cần phải đảm bảo khách hàng của mình hài lòng nếu muốn cạnh tranh và tăng doanh số. Việc bảo trì và nâng cấp hệ thống cũng vậy, thường xuyên được diễn ra và hoàn toàn miễn phí.

Nhưng đối với các phần mềm miễn phí, sự hỗ trợ từ đơn vị cung cấp là vô cùng hiếm hoi. Vì cơ bản, mục đích thiết kế phần mềm của họ hoàn toàn khác so với các công cụ trả phí. Sự hài lòng hay thành công của khách hàng thực tế cũng chẳng ảnh hưởng gì đến lợi ích của họ.

Do vậy, để sử dụng được các công cụ miễn phí, doanh nghiệp lại buộc phải tự móc túi chi trả các khoản phí đào tạo nhân viên và xử lý sai sót, lỗi lầm của chúng. Các khoản chi phí này có dao động tùy thuộc vào quy mô nhân sự và độ tinh thông công nghệ của mỗi cá nhân trong tổ chức, nên nó hoàn toàn có thể bành trướng tới một ngưỡng mà ít người có thể ngờ đến. 

Các phần mềm miễn phí thường phó mặc cho người dùng tự tìm hiểu cách sử dụng

#5 - Chi phí bảo mật, rủi ro

Phần mềm quản lý dự án thường sẽ là một kho lưu trữ thông tin công ty đáng kể, ngay cả khi không kết hợp với các hệ thống, công cụ quản lý khác. Các dạng dữ liệu mà phần mềm này có thể tích lũy theo thời gian bao gồm:

• Thông tin về khách hàng của bạn

• Tỷ suất lợi nhuận của các dự án

• Ngân sách chi tiêu cho các dự án

• Dữ liệu về nguồn lực con người và tài nguyên

• Thông tin về các hoạt động của dự án

Các dữ liệu này được đánh giá là vô cùng nhạy cảm và có thể ảnh hưởng tới không chỉ dự án, mà còn là cả sự tồn vong của tổ chức. Bởi vậy, việc cân nhắc kỹ lưỡng việc giao phó những dữ liệu này cho bên cung cấp phần mềm thứ ba là vô cùng cần thiết, vì chúng tồn tại những rủi ro hay “chi phí” về:

Bảo mật dữ liệu: Thường những đơn vị cung cấp phần mềm miễn phí sẽ hướng tới đối tượng có quy mô nhỏ, với dự án không quá phức tạp và quan trọng. Do vậy kết cấu bảo mật dữ liệu của họ cũng tương đối đơn giản, dẫn đến những rủi ro về việc thất lạc hay bị đánh cắp dữ liệu. 

Và quyền truy cập: Việc dữ liệu cá nhân bị truy cập trái phép bởi các mạng xã hội đang là một vấn nạn đáng quan ngại. Nên, dù chưa xảy ra tình huống thực tế nào, bạn cũng cần cân nhắc và đọc thật kỹ điều khoản sử dụng phần mềm, xem đơn vị cung cấp có sử dụng dữ liệu của bạn như một hình thức chi phí quy đổi để công cụ đó được sử dụng miễn phí hay không. 

Bảo mật dữ liệu là vấn đề đáng quan ngại nhất khi sử dụng những phần mềm miễn phí

Lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp cho doanh nghiệp

Nếu bạn đã sẵn sàng trải nghiệm tất cả những lợi thế của việc sử dụng phần mềm quản lý dự án, hãy đảm bảo lựa chọn được một công cụ xứng đáng để đầu tư. Nên nhớ rằng, không có gì trong cuộc sống là hoàn toàn miễn phí. Do vậy, ngay cả những phần mềm trên danh nghĩa không phải trả phí cũng có những cái giá nhất định. 

Chúng có những khoản phí trực tiếp có thể phải chi trả như đào tạo nhân viên, tùy chỉnh và bảo trì hệ thống theo thời gian sử dụng. Ngoài ra, các phần mềm miễn phí cũng “bắt” doanh nghiệp trả những cái giá gián tiếp như không thể linh hoạt sử dụng, khó phát triển theo quy mô và yếu kém trong khả năng bảo mật. Những chi phí tiềm ẩn này chính là điều mà doanh nghiệp phải cân nhắc khi sử dụng các phần mềm miễn phí.

Vậy khi phần mềm miễn phí thì tiềm ẩn nhiều vấn đề, phần mềm trả phí thì có khung giá quá cao, lựa chọn nào sẽ là tối ưu nhất cho bạn và doanh nghiệp của mình? 

Nguồn: Base.vn