(Herb Cohen - Được gọi là nhà đàm phán giỏi nhất thế giới. Từng hỗ trợ đàm phán cho 2 đời tổng thống Mỹ: Jimmy Carter và Ronald Reagan. Ông là tác giả của New York Times bestseller - You Can Negotiate Anything. Ông cũng từng dạy thỉnh giảng tại các trường ĐH lớn của Mỹ Harvard, Yale Law, Wharton.... Theo https://en.wikipedia.org/wiki/Herb_Cohen_(negotiator))
Đây là Case Study về Đàm phán của Tiến sĩ VTP (Trường ĐH Kinh tế HCM) trong chương trình đào tạo CEO Được mình tổng hợp lại, có tham khảo thêm sách và video của Cựu Phó Thủ Tướng Vũ Khoan.
Đàm phán có mặt trong mọi lĩnh vực trong đời sống: hôn nhân, chính trị, kinh doanh, việc làm ... Có thể nói cuộc đời là một quá trình thương lượng không ngừng. Hãy học cách thương lượng tối ưu cho bản thân mình.
Bất kỳ ai cũng cần đàm phán, đàm phán là một kỹ năng sống. Trong nhiều ngành thì đàm phán được coi là kỹ năng nghề ví dụ như đối với CEO thì đàm phán là một kỹ năng nghề.
Trong cuốn 100 quy luật bất biến trong kinh doanh, Brian Tracy nói : "Để thành công trong cuộc sống và trong kinh doanh bạn cần có kỹ năng thương lượng. Kỹ năng thương lượng là cách thức mọi người trao đổi, thỏa thuận những khác biệt"
Theo Herb Cohen "Đàm phán là việc sử dụng thông tin và quyền lực để tác động đến các hành vi trong một <mớ các xung đột>"
Như vậy, nếu không có thông tin thì không nên đi đàm phán. Nếu không biết sử dụng quyền lực thì không thể tác động đến hành vi của đối tác để đạt được mục đích. Nếu buộc phải đàm phán mà không có thông tin thì tập trung vào việc lấy thông tin trước rồi mới thỏa thuận sau.
CÁC GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI ĐÀM PHÁN
1. Chuẩn bị về con người đi đàm phán:
Tiêu chuẩn chọn người đi đàm phán:
Có tố chất của 1 nhà đàm phán. Phải có kỹ năng đàm phán (11 kỹ năng sẽ nói bên dưới). Phải rất am hiểu về lĩnh vực mà mình sẽ đàm phán.
Nguyên Phó thủ tướng Vũ Khoan có nói: "Khi chuẩn bị đàm phán vấn đề gì thì trước tiên phải lập đoàn đàm phán, chuyện đó quan trọng lắm. Người đó phải hiểu biết chuyên môn, lĩnh vực đàm phán. Phải biết cách đàm phán, đã trải qua nhiều cuộc đàm phán khác nhau. Đồng tình với chủ trương đàm phán của mình và có tính Kỷ luật rất cao. (không bị tha hóa, không bị người ta mua chuộc)"
2. Thu thập thông tin về mình:
Nguyên Phó thủ tướng Vũ Khoan: "Khi đàm phán phải biết mình, biết người, biết tình thế. Biết mình (người ta) muốn gì là biết cái tổng thể, hi sinh cái nhỏ. Biết mình (người ta) có gì để mặc cả, Mình (người ta) sẵn sàng nhượng bộ cái gì ? để đổi lấy cái mình muốn."
Để đàm phán thành công bạn phải thu thập thông tin về mình càng nhiều càng tốt sau đó phân tích thông tin đó thành ĐIỂM MẠNH của mình. ĐIỂM YẾU của mình. Đây là cơ sở đặt ra mục tiêu điều mình MONG MUỐN trong đàm phán.
3. Thu thập thông tin về đối tác: Phải nghiên cứu đối phương rất kỹ để lấy thông tin ban đầu.
Nguyên Phó thủ tướng Vũ Khoan: "Biết người còn phải biết văn hóa của nước đối tác mình đang đàm phán. Cao hơn còn phải biết văn hóa của người mình đang đàm phán."
QUAN TRỌNG: phải xác định được ai là người có quyền quyết định bên phía đối tác. Chỉ đàm phán với người có quyền quyết định của đối tác.
ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU, MONG MUỐN của họ là gì. Để đàm phán thành công bạn phải biết được đối phương muốn gì trong cuộc đàm phán này - Điều này không dễ biết. Trong quá trình đàm phán bạn phải sử dụng kỹ năng quan sát, kỹ năng hỏi, kỹ năng lắng nghe để xác định mong muốn của đối tác.
"Khi biết nhiều thông tin bạn sẽ tự tin hơn".
Thu thập thông tin bằng cách gặp gỡ giao tiếp trước khi đàm phán (đối tác sẽ cởi mở hơn) thì dễ hơn là trong lúc đàm phán - người ta thường ở thế phòng thủ.
Có trường hợp: họ sẽ không chia sẽ thông tin nếu bạn không cung cấp thông tin tương xứng. Đây là hành vi mạo hiểm - sự xây dựng thận trọng lòng tin cả hai bên.
CHÚ Ý: Điều đáng lo ngại trong đàm phán là thông tin không chính xác. Khi sử dụng thông tin không chính xác bạn sẽ xác định sai mong muốn của mình trong đàm phán, thường dẫn tới đàm phán thất bại.
4. Tìm cách tăng thế và lực của mình - Khai thác điểm yếu của đối phương:
Tăng thế lực của mình trước khi đàm phán bằng cách thu thập thêm chứng cứ tài liệu, thông tin có lợi cho mình, bất lợi cho đối phương. Sử dụng thông tin đó tấn công đối phương trong lúc đàm phán. (Thu thập thông tin thị trường, thông tin của chuyên gia trong lĩnh vực mình sắp đàm phán, tìm hiểu pháp luật trong lĩnh vực mình sắp đàm phán, tìm thêm nhân chứng, vật chứng, nếu cần thì thuê thêm chuyên gia đàm phán để tăng thế lực của mình.) Ngược lại cũng phải tìm cách che giấu yếu điểm, xóa các bằng chứng tài liệu thông tin bất lợi cho mình nếu rơi vào tay đối phương.
5. Xác định tình thế các bên:
Nguyên Phó thủ tướng Vũ Khoan: "Tình thế có nghĩa là tình thế của mình lúc ấy, tình thế khu vực lúc ấy và tình thế của thế giới lúc ấy. Ai đang cần mình ? Tình thế mình đang mạnh hay yếu, lựa lúc tình thế có lợi cho mình mà kết thúc đàm phán"
Kẻ một bảng gồm 4 cột: Điểm mạnh của ta, Điểm yếu của ta, Điểm mạnh của đối phương, Điểm yếu của đối phương.
Đứng trước mỗi cuộc đàm phán đều phải phân tích theo sơ đồ này nhằm:
5.1. Xác định mình muốn gì từ việc phân tích bảng trên.
Nguyên Phó thủ tướng Vũ Khoan: "Khi anh đưa ra một phương án tối đa thì nó phải có lý chứ đừng đề ra một phương án vô lý. Nếu anh đưa ra một phương án vô lý người ta sẽ cười mình ngay hoặc sau lưng mình người ta nói mình ngu, đưa ra những cái vô lý. Bao giờ cũng phải đưa ra một phương án tối đa cho mình để còn có chỗ mà mặc cả, đưa thấp quá thì không có chỗ lùi. Tóm lại anh phải đưa ra một mức tương đối cao mà nó có tính hợp lý của nó."
Đàm phán phải biết mình muốn gì nhưng đừng quá cao.
Độ khả thi trong đàm phán là sau khi đưa ra đề nghi đối phương còn muốn thương lượng.
5.2. Biết được thế và lực của bên nào mạnh hơn:
Có 3 biến số quyết định thắng thua của hầu hết mọi cuộc đàm phán. Đó là QUYỀN LỰC, THỜI GIAN VÀ THÔNG TIN.
A. Phân tích QUYỀN LỰC của hai bên:
Quyền lực là sự nhận thức của họ về việc bạn có khả năng gây ra tác động như bạn muốn, những tác động mà họ tin rằng có khả năng giúp họ hoặc làm lại họ. (Herb Cohen)
Các dạng của quyền lực:
a. Quyền lực cạnh tranh: đừng bao giờ bước vào cuộc đàm phán mà bên kia biết bạn không còn lựa chọn nào khác nếu đàm phán không thành. Càng nhiều người muốn bạn, bạn càng có quyền lực hơn.
b. Quyền lực hợp pháp: bên nào được pháp luật bảo vệ khi khởi kiện ? Bên nào đang làm đúng theo quy định, nội quy ...?
c. Quyền lực cam kết: Bằng cách thuyết phục nhiều người hơn tham gia cùng với bạn, bạn vừa phân tán được rủi ro vừa có thêm quyền lực. Sự cống hiến vai-kề-vai của nhiều người sẽ làm bên kia kinh hãi. Sự tham dự dẫn đến sự cam kết, sự cam kết dẫn đến quyền lực.
Nguyên Phó thủ tướng Vũ Khoan: "Trước khi đàm phán phải chuẩn bị dư luận để hỗ trợ cho cuộc đàm phán. Ví dụ vận động hành lang một số nhóm lợi ích trong quốc hội, quốc hội chẳng qua là đại diện cho các nhóm lợi ích. Thứ hai là vận động doanh nghiệp được hưởng lợi ích từ đàm phán. Ai chống thì phải làm dịu nó đi. Giới thứ 3 là báo chí, nó to mồm lắm, nó nói hay thì ra hay, dở thì ra dở. Nói chuyện với nó tranh luận với nó nhiều khi không được gì mà nói dở một câu là nó làm cho rách việc. Về là lên bờ xuống ruộng. Nếu 3 giới đó thuận thì quá trình anh đàm phán sẽ dễ. Cái này thì phải chịu chơi, chịu tốn tiền. Đút tay túi quần mà nói chuyện tình cảm thì không được."
d. Quyền lực chuyên môn: bên nào có chuyên môn, hiểu biết, kiến thức, kỹ năng hay kinh nghiệm giỏi hơn trong lĩnh vực đang đàm phán ? thì bên đó sẽ có quyền lực thuyết phục bên kia hơn.
e. Quyền lực đồng cảm f. Quyền lực đạo đức (lương tâm) g. Quyền lực tiền tệ h. quyền lực kiên trì i. quyền lực thái độ Xem thêm trong sách "Bạn có thể đàm phán bất cứ điều gì" của Herb Cohen. Trang 77.
B. Phân tích THÔNG TIN của hai bên:
Bên nào đang giữ nhiều tài liệu, thông tin quan trọng hơn ? thông tin nào của ta đã bị lộ ? đối tác đang nắm giữ của ta những thông tin gì ?
Từ những thông tin mà bạn có, bạn có tìm ra những giới hạn về quyền lực, thời gian, thông tin của bên kia là gì ? Mong muốn bên kia là gì ?
Bạn càng có nhiều thông tin về tình hình tài chính, các vấn đề ưu tiên, thời hạn cuối cùng, chi phí, nhu cầu thực sự và áp lực tổ chức của họ thì bạn càng có thể đàm phán tốt hơn. Và bạn bắt đầu tìm những thông tin này càng sớm thì việc thu thập thông tin càng dễ dàng hơn.
C. Phân tích THỜI GIAN của hai bên:
Thông thường các nhượng bộ xảy ra tại thời điểm kết thúc hoặc thậm chí sau thời hạn cuối cùng. Bên nào có khả năng kiên nhẫn hơn sẽ có lợi thế hơn. Tuyệt đối không để lộ thời hạn cuối cùng bạn phải kết thúc đàm phán cho đối phương biết. Đừng mù quáng tin theo thời hạn cuối cùng nếu bạn có thể thay đổi nó, hãy nghĩ đến những thiệt hại nếu chấp nhận nhượng bộ cho đối phương ở thời hạn cuối cùng so với thay đổi thời hạn cuối cùng khác.
Bên nào có khả năng kéo dài đàm phán lâu hơn ?
Nếu đàm phán không thành công bên nào sẽ bất lợi hơn ?, THỜI GIAN đàm phán càng dài càng lâu thì bên nào sẽ có lợi hơn ?
Ví dụ 1: Khi đàm phán đòi nợ thì thời gian đứng về phía con nợ.
Ví dụ 2: Vé máy bay khứ hồi của bạn là vào sáng ngày mai, bạn chỉ còn thời hạn ngày hôm nay để đàm phán xong hợp đồng, bạn sẽ dễ dàng nhượng bộ đối tác cho xong việc vào cuối ngày hôm nay rồi trở về nước.
Ví dụ 3: Tủ lạnh nhà bạn đã bị hỏng, bạn cần phải đàm phán với nhân viên bán hàng mua ngay một cái tủ lạnh mới trong hôm nay nếu không tất cả thức ăn sẽ hỏng hết. Bạn sẽ chấp nhận mua mắc hơn bình thường vì thời gian không cho phép bạn đàm phán lâu hơn.
5.3 Bên yếu hơn thường phải NHƯỢNG BỘ để đạt được thỏa thuận bằng cách so sánh
+ Chuẩn bị những thứ sẽ mang đi mặc cả: Điểm mạnh của mình và điểm yếu của đối phương.
+ Chuẩn bị những thứ sẽ mang đi NHƯỢNG BỘ: Điểm yếu của mình và điểm mạng của đối phương. Xem thêm ở Kỹ năng nhượng bộ bên dưới.
6. CHUẨN BỊ PHƯƠNG ÁN MANG ĐI ĐÀM PHÁN.
Nguyên Phó thủ tướng Vũ Khoan: "Bao giờ trước khi đi đàm phán cũng chuẩn bị sẵn những cái "phao". Chuẩn bị sẵn một câu thì bên cạnh đó cũng có 5-6 từ thay thế nếu đối tác không đồng ý. Như chuẩn bị sẵn những quân bài khác nhau trong túi. Đó là kỹ thuật để tránh lúng túng khi đàm phán. Ngồi nghĩ sẵn ở nhà dễ hơn lúc đang đàm phán."
a. Một phương án lý tưởng nhất đối với bạn: Chi phí tối thiểu, lợi ích tối đa. Thông thường phương án lý tưởng nhất của bạn là phương án tồi tệ nhất của đối phương.
b. Những phương án khả thi có thể chấp nhận được: Nếu đàm phán thành công thì thông thường kết thúc đàm phán sẽ rơi vào một trong những phương án thuộc nhóm này.
c. Một phương án tồi tệ nhất có thể chấp nhận: Chi phí tối đa, lợi ích tối thiểu.
7. CHUẨN BỊ GIẢI PHÁP THAY THẾ TỐI ƯU trong đàm phán, nếu thương lượng không thành công.
Sử dụng khi đàm phán với phương án tồi tệ nhất mà vẫn không thành công
Nếu không đàm phán nữa bạn sẽ làm gì tiếp theo ?
a. Liệt kê tất cả những giải pháp có thể có => b. Chọn ra những giải pháp khả thi trong tất cả những giải pháp có thể có => c. Một giải pháp tối ưu trong số những phương án khả thi là gì ? Ví dụ: Khởi kiện ra tòa, thuê công ty đòi nợ, thuê xã hội đen, khủng bố tinh thần ...
KHI THỰC TẾ BƯỚC VÀO ĐÀM PHÁN:
Nguyên Phó thủ tướng Vũ Khoan: " Đây là khâu cốt tử trong đàm phán nhưng nếu khâu chuẩn bị bên trên không tốt thì khâu này cũng không có ý nghĩa gì đâu. Khi đàm phán sẽ không đơn giản như mình nghĩ trước. Nhưng nếu chuẩn bị thật tốt thì đàm phán đỡ bị động hơn. Chuẩn bị không tốt thì anh sẽ lúng túng, mất hướng, bị động. Nếu đàm phán đa phương thì trình tự chọn đối tượng đàm phán cực kỳ quan trọng.
Thứ hai khi vào bàn đàm phán thì Trưởng đoàn đàm phán chỉ mở đầu, đọc diễn văn, chỉ cười chứ không giục vào ngay. Khi đã là trưởng đoàn mà đã giục vào, đã thỏa thuận coi như xong. Nếu tắt là tắt ở đấy thì rất là không hay. Tốt nhất anh phải dò mìn trước, đưa chuyên viên cò cưa trước. Tính toán của mình ở nhà có khi vào đàm phán không khớp. Thường đưa từng nhóm chuyên viên đàm phán trước. Lúc này trưởng đoàn không đi vào cò cưa điều khoản nọ kia chỉ mỉm cười, bắt tay, hữu nghị nọ kia chứ không căng thẳng. Ở đàm phán cấp cao căng thẳng là vỡ. Nếu vỡ cho vỡ bên dưới đừng cho vỡ bên trên. Nên tạo mối quan hệ như người với người chứ không phải hai đối thủ. Từ đó làm mềm không khí đàm phán. Trưởng đoàn chỉ nhảy vào khi tới giờ phút quyết định. Kinh nghiệm đàm phán là rất cứng rắn về nguyên tắc, rất cơ động linh hoạt trong ứng xử.
Thứ ba, xử lý nội dung đàm phán cái gì trước cái gì sau, thường chúng tôi chọn những cái dễ thỏa thuận trước, khó sau. Chọn khó khăn ít trước, khó khăn nhiều sau. Cuối cùng trưởng đoàn giải quyết chỉ còn 1-2 vấn đề thôi. Trong đàm phán kỷ luật rất quan trọng, bao giờ cũng chỉ một người phát ngôn, không bao giờ phát ngôn nhiều người. Ở bàn đàm phán chỉ có một tiếng nói, không đồng ý thì ra vườn mà bàn với nhau. Nội bộ cấp bách thì tuồng giấy cho nhau hoặc xin tạm nghỉ ra vườn bàn lại.
Thông thường mỗi bên soạn thảo 1 văn bản đưa cho bên kia. Nếu anh không soạn sẵn văn bản mà chỉ nhận dự thảo người ta đưa anh sẽ rất bị động. Hết sức tránh đàm phán trên văn bản phía đối tác chuẩn bị.
Đàm phán hết sức tránh việc ngắm cảnh, muốn vội, muốn xong, cho nó kết thúc. Nó biết mình sốt ruột thì nó ép tới số. Phải bình tĩnh, kiên quyết nhưng không nóng vội, cứng rắn nhưng không khắc khẩu, mềm mỏng nhưng không được để người ta lấn lướt. Đó là nghệ thuật đàm phán."