Quản trị đội nhóm (Team management)
Quản trị đội nhóm trong tiếng Anh là Team management. Quản trị nhóm được hiểu là việc tác động vào từng thành viên trong nhóm để mang lại thành tích tốt nhất cho nhóm.
Khác nhau giữa đội nhóm (Team) và nhóm (Group)
Theo định nghĩa:
A group is a collection of individuals who coordinate their efforts, while a team is a group of people who share a common goal. While similar, the two are different when it comes to decision-making and teamwork. In a work group, group members are independent from one another and have individual accountability.
Team là một nhóm người không thể làm việc mà không phụ thuộc vào nhau. Tức là có sự phụ thuộc lẫn nhau cao. Trong khi đó, Group không cần phải có sự phụ thuộc lẫn nhau. Một ví dụ điển hình về Group là Call Center. Thông thường trong phòng chăm sóc khách hàng Call Center, mỗi người sẽ tự mình giải quyết các yêu cầu của khách hàng và giải quyết vấn đề. Nếu một trong những cá nhân trong Call Center bị chặn do sự cố, những người còn lại sẽ không bị ảnh hưởng. Họ vẫn có thể tiếp tục làm việc.
Ngược lại, Team có sự chia sẻ trách nhiệm giao hàng và công việc của họ nên phụ thuộc lẫn nhau. Nói cách khác, các thành viên trong Team có một mục tiêu đã được thống nhất và cách duy nhất để đạt được mục tiêu là làm việc cùng nhau. Quy tắc chung là, một User Story (tình huống ngườidùng sẽ vận hành)không thể được chuyển sang “Done” mà không có sự trợ giúp của ít nhất bốn người khác.
Thuật ngữ liên quan
Nhóm (Team) xét trên bình diện xã hội là một tập hợp người trong một bối cảnh và thời gian nhất định; số lượng ít đến mức mà người ta có thể quan hệ trao đổi trực tiếp với mọi thành viên khác trong nhóm.
Cũng có thể hiểu nhóm là một số nhỏ các cá nhân có các kĩ năng bổ sung cho nhau, cam kết thực hiện một mục đích, mục tiêu hoạt động chung theo cách họ cùng chịu trách nhiệm.
Các nguyên tắc quản trị Team
- Để Team hoạt động có hiệu quả, nhóm trưởng phải thường xuyên điều chỉnh để nhóm đạt được sự phù hợp tốt nhất.
Chẳng hạn như việc thay đổi nhiệm vụ của nhóm, giải quyết các sự cố xảy ra, thay đổi qui mô nhóm, thay đổi thứ bậc và trật tự trong nhóm cũng như cải thiện các quan hệ với các nhóm khác trong tổ chức.
- Để thực hiện được các nhiệm vụ quản trị nhóm kể trên, cần nắm các nguyên tắc sau:
+ Tìm cách xáo trộn nhóm nếu thấy cần thiết để nâng cao thành tích bởi vì một nhóm ổn định chưa hẳn đã tốt.
+ Mục tiêu của nhóm phải được xác định phù hợp với mục tiêu của tổ chức để tránh các xung đột, tăng hứng thú công tác.
+ Mong muốn của mỗi thành viên cần được chia sẻ trong toàn nhóm, nhất là thành viên mới thì cần phân công người phù hợp để kèm cặp.
+ Cần thực hiện các thay đổi nhỏ khi có căng thẳng xảy ra trong nhóm, không nên phê bình ai trước cả nhóm.
+ Người phụ trách quá cách biệt hoặc quan hệ suồng sã một cách không cần thiết với nhóm sẽ làm tan vỡ nhóm, cần giữ khoảng cách nhất định, sẵn sàng và ngay thẳng trước các đề nghị của các thành viên.
+ Sự hòa hợp tốt hơn là cạnh tranh quá đáng giữa các thành viên.
+ Hãy cố gắng tạo ra một sự công bằng trong nhóm.
+ Đừng cố gắng gây áp lực đối với nhóm bằng sức ép quyền lực.
+ Để có một nhóm được quản trị tốt ngoài sự chú tâm, kiên nhẫn còn cần có sự may mắn nhất định.
Tuckman - mô hình quản trị team hiện đại
Mô hình Tuckman sẽ cung cấp một cái nhìn rõ nét hơn về sự phát triển của team theo thời gian. Theo Bruce Tuckman, một nhà tâm lý học người Mỹ, các giai đoạn cần phải tuân theo một trật tự xác định, khi ấy nhóm mới có thể hoạt động tối ưu. Một nhóm không thể hoạt động tốt nếu không giải quyết được xung đột nội bộ và đặt ra những quy tắc ứng xử phù hợp.
Bruce Tuckman chia thành 5 giai đoạn phát triển nhóm. Những giai đoạn này không bắt buộc phải hoàn toàn tuân theo một cách tuần tự, bởi các nhóm thường sẽ bị mắc kẹt nửa chừng trong dự án. Các quy tắc ứng xử và đồng thuận sau đó sẽ được soạn ra, nhưng không phải lúc nào chúng cũng hữu ích.
Xem thêm: Mô hình Tuckman Ladder với 5 giai đoạn phát triển nhóm