Họp hành thường làm lãng phí thời gian và không có kết quả rõ ràng. Những cán bộ cấp cao tham dự các cuộc họp với thái độ hoài nghi và không chú ý đến các chiến lược.
Xem thêm:
- 5 lời khuyên để cải thiện cuộc họp của doanh nghiệp nhỏ
- Điều hành họp dĩ bất biến ứng vạn biến
- Tinh giản hóa các công việc họp hành như thế nào?
- Điều hành cuộc họp với 6 chiếc mũ tư duy
Bạn có thể cho rằng số tiền chi trả cho các cuộc họp của doanh nghiệp nhỏ là không cao lắm. Đó là doanh nghiệp của bạn; bạn là người quyết định xem cuộc họp có quan trọng hay không. Tuy nhiên, nếu bạn đang chi trả để các thành viên trong đội ngũ nhân viên tham dự cuộc họp thì hãy cân nhắc đến chi phí.
Nếu cuộc họp 90 phút khiến bạn tiêu tốn 750 đô la vào tổng lương và 75 đô la cho đồ ăn nhẹ, trong khi mọi việc vẫn không có gì biến chuyển, thì phí tổn đó có đáng không? Kết quả của cuộc họp có tương xứng với chi phí bỏ ra và 90 phút hy sinh năng suất không?
Sau đây là cách tổ chức các cuộc họp có chất lượng cho doanh nghiệp nhỏ.
Làm cách nào để hỗ trợ cho một cuộc họp?
Các cuộc họp có hiệu quả đòi hỏi:
- Lên kế hoạch
- Quản lý thời gian và con người trong suốt cuộc họp
- Theo dõi sau cuộc họp
Lên kế hoạch
Chương trình họp thông thường:
- Nghĩ ra các giải pháp cho những thách thức và hướng tiếp cận các cơ hội mới. Doanh nghiệp của bạn đã xác định được một vấn đề hoặc cơ hội. Hiện tại, bạn không biết phải tiếp tục như thế nào. Bạn cần nghĩ ra các ý tưởng cùng với đội ngũ của mình.
- Thiết kế hoặc cập nhật một sản phẩm hoặc dịch vụ. Đội ngũ của bạn đã có ý tưởng. Giờ đây, họ cần họp để lên kế hoạch thực thi.
- Truyền đạt thông tin quan trọng. Doanh nghiệp của bạn đang tăng trưởng và các bước phát triển mới sẽ tác động đến đội ngũ nhân viên. Bạn cần trao đổi ngay với toàn thể đội ngũ của mình về những thay đổi này.
- Cung cấp một diễn đàn để nhận ý kiến phản hồi. Bạn muốn biết một nhóm đang nghĩ gì hoặc đang lo ngại điều gì. Một cuộc họp chính là cơ hội để chia sẻ những suy nghĩ của họ.
Các cuộc họp được tiến hành trực tiếp với mọi người trong cùng một căn phòng hoặc với một số người tham dự qua mạng. Những người tham gia đến từ nhiều nơi trên thế giới và các múi giờ khác nhau đều có thể tham dự cuộc họp bằng các giải pháp họp trực tuyến. Hiện nay, một cuộc họp thường chỉ được xác định theo thời gian chứ không phải theo vị trí. Các cuộc họp chỉ được thiết lập theo thời gian, dễ tham dự hơn nhưng không có nghĩa là nên có nhiều cuộc họp như vậy.
Làm cách nào để hỗ trợ cho một cuộc họp?
Đây là câu hỏi quan trọng nhất trong giai đoạn lên kế hoạch trước cho cuộc họp: bạn có cần tổ chức một cuộc họp không? Cuộc họp nhóm (qua mạng hoặc trực tiếp) có phải là cách tốt nhất để giải quyết vấn đề của bạn không? Bạn đã dùng hết cách để xử lý tình huống của mình nhưng không thành công?
Nếu bạn sử dụng các hình thức khác của công cụ giao tiếp theo nhóm, chẳng hạn như email, nền tảng quản lý dự án và phần mềm quản lý mối quan hệ tùy chỉnh (CRM) hoặc phần mềm bán hàng, thì có vấn đề nào không thể giải quyết bằng các công cụ này nhưng có thể giải quyết bằng một cuộc họp không?
Đội ngũ của bạn có đạt được thành công nếu bạn gửi cho họ các câu hỏi, nhiệm vụ hoặc thông báo qua phần mềm quản lý dự án không?
Chỉ tổ chức một cuộc họp nhóm nếu bạn cho rằng cuộc họp đó sẽ mang lại giải pháp tốt nhất cho vấn đề hiện tại của bạn.
Chủ đề của cuộc họp là gì và đâu là kết quả bạn mong muốn?
Sau khi đã quyết định tổ chức một cuộc họp, hãy xác định chủ đề của cuộc họp là gì và kết quả sẽ thành công ra sao.
Ví dụ về chủ đề của cuộc họp: Công ty sản xuất của bạn có vấn đề về xung đột nguồn lực
Công ty của bạn có 2 đơn đặt hàng sản xuất theo yêu cầu dành cho các thiết bị. Thật không may, ngày giao hàng của chúng bị xung đột do cả hai đơn đặt hàng đều có một loại tiện ích tùy chỉnh cụ thể (Loại Z) ở trong lõi. Tình thế tiến thoái lưỡng nan đó là bạn chỉ có một chiếc máy để sản xuất tiện ích Z tùy chỉnh.
Kết quả mong muốn sau cuộc họp: Tìm ra cách để giao cả hai đơn hàng kịp thời
Xây dựng chương trình họp
Sau khi bạn đã xác định chủ đề của cuộc họp và kết quả, đã đến lúc xây dựng chương trình họp chi tiết.
Nhiều mẫu chương trình họp được cung cấp trên mạng. Ví dụ: Chương trình họp cổ điển dành cho Microsoft Word có thể đáp ứng nhiều nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ.
Mọi cuộc họp đều khác nhau. Vạch ra các bước cụ thể từ những thách thức cho đến mục tiêu của mỗi cuộc họp. Xác định từng phần của cuộc họp và chia thành các phần có giới hạn thời gian. Theo đó, cuộc họp có thể kéo dài vài phút cho đến vài ngày.
Sau đây là đề cương chương trình mẫu cho cuộc họp 1 giờ:
- Giới thiệu người tham dự: 10 phút
- Giải thích chủ đề: 10 phút
- Suy nghĩ để tìm ra ý tưởng: 20 phút
- Chọn giải pháp tốt nhất: 10 phút
- Ghi chép giải pháp và giao nhiệm vụ: 10 phút
Trong cuộc họp
Tại cuộc họp thực sự, một đồng hồ bấm giờ có thể giúp đội ngũ bắt kịp tiến độ. Công cụ này thúc đẩy người tham dự tập trung để hoàn thành công việc mà không bị phân tâm bởi các chi tiết không cần thiết.
Đề nghị người tham gia lưu lại các ý tưởng và câu hỏi ngoài chủ đề cho lần khác.
Hãy nhớ rằng mọi người có cách tìm hiểu và xử lý thông tin khác nhau. Nếu ai đó gặp khó khăn với một khái niệm, hãy hỏi xem họ cần gì.
Có hữu ích khi rút ra khái niệm không? Sắp xếp khái niệm đó trên tờ giấy ghi chú? Xem lại sau? Nếu bạn có một đội ngũ ít người, thì theo thời gian, bạn sẽ hiểu thêm về cách họ xử lý các ý tưởng.
Khuyến khích mọi người mạnh dạn chia sẻ ý kiến trong cuộc họp. Một thành viên ít nói trong đội ngũ nhân viên có thể có những đề xuất hay nhất cho dù họ có thể không thích bày tỏ ý kiến trước các nhóm hoặc trước mặt sếp.
Ai cần tham dự cuộc họp?
Hãy chọn ra ít người nhất có thể. Một nhóm nhỏ hơn sẽ giúp cuộc họp không bị phân tán. Nếu cần, bạn có thể mời thêm người đóng góp cho một cuộc họp trong tương lai.
Trong ví dụ về công ty sản xuất, nhóm tối thiểu nên bao gồm:
- Một thành viên nhóm hiểu tổng thể về quy trình sản xuất
- Một thành viên nhóm vận hành máy tạo ra các tiện ích Z
- Một thành viên nhóm hiểu rõ khách hàng.
Các thành viên nhóm tham dự trực tiếp và gián tiếp thường cùng nhau tìm ra các giải pháp tốt nhất.
Ví dụ: một người vận hành máy Loại Z biết các giới hạn của máy và khoảng thời gian để vệ sinh cũng như thiết lập lại máy. Một kỹ sư nhìn xa trông rộng hơn có thể tìm ra cách để thay đổi thứ tự cấu tạo của thiết bị.
Giải pháp: Đối với Công ty A, tiện ích Z sẽ là phần đầu tiên của quy trình lắp ráp. Đối với Công ty B, tiện ích Z sẽ là phần cuối cùng. Các nhóm có thể bắt đầu lắp ráp một bộ thiết bị mà không cần đến tiện ích Z.
Sau cuộc họp:
- Theo sát những người tham gia cuộc họp
- Tìm hiểu xem các ý tưởng và giải pháp đề xuất nào đang đạt được kết quả khả quan
- Xác định các bước tiếp theo
- Sẵn sàng tiếp nhận ý kiến phản hồi để cải thiện các cuộc họp trong tương lai
Bắt đầu với những mẹo này. Gây ấn tượng với nhân viên và các đối tác kinh doanh triển vọng bằng các cuộc họp được lên kế hoạch chỉn chu, hiệu quả.
Nguồn: microsoft-365