5 lời khuyên để cải thiện cuộc họp của doanh nghiệp nhỏ

Tất cả các doanh nghiệp lớn và nhỏ đều cần thời gian cộng tác để hoàn thành công việc. Đối với nhiều nhân viên, đôi khi họ có thể cảm thấy những cuộc họp giống như việc vặt. Cho dù có quá nhiều hay quá ít, cho dù cuộc họp đó chỉ nên qua email hay chỉ là sự lãng phí thời gian, những cuộc họp kém sẽ tiêu tốn nguồn lực quý giá nhất của bạn: thời gian và con người. Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ ước tính những công ty của Hoa Kỳ mất hàng tỷ đô la mỗi năm vì những cuộc họp không cần thiết.

Ngược lại, những cuộc họp hiệu quả sẽ đảm bảo sự cộng tác hiệu quả, điều rất quan trọng để đưa ra quyết định thông minh và đạt được mục tiêu của công ty và mục tiêu doanh thu. Về bản chất, điều này ’đặc biệt đúng đối với doanh nghiệp nhỏ. Vì những doanh nghiệp nhỏ có ít nhân viên hơn, mọi người thường kiêm nhiều nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là đa nhiệm hơn, ra quyết định mang tính tập thể hơn và nhiều thách thức độc đáo mà chỉ có giao tiếp và lập kế hoạch tốt mới có thể giải quyết được.

Xem thêm:

Một số ít hoạt động thực hành chính có thể giúp các nhóm của bạn tiếp tục đi đúng hướng. Sau đây là năm cách đơn giản để cải thiện cuộc họp của doanh nghiệp nhỏ và duy trì năng suất cao.

1. Thiết lập nhịp điệu và thói quen

Với rất nhiều việc phải làm và rất ít người làm việc đó, các cuộc họp được lên lịch thường xuyên rất quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ. Đây có thể là những cuộc họp nhân viên hàng tuần, những cuộc họp động não hàng tháng, những cuộc họp hồi tố (retrospective meeting) hàng quý hoặc thậm chí là những lần check-in đi làm hàng ngày.

Theo định nghĩa, hồi tố (Retrospective) có nghĩa là "Nhìn lại hoặc giải quyết các sự kiện hoặc tình huống trong quá khứ ".

Điều quan trọng là tạo ra nhịp điệu theo thỏa thuận có ý nghĩa đối với nhân viên của bạn và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn. Những cuộc họp ngẫu nhiên hoặc ngoài dự kiến khiến nhân viên khó chuẩn bị; chúng cũng khiến mọi người khó có thời gian cần thiết hơn để làm công việc thực tế của họ.

Cấu trúc rất quan trọng: Nếu’điều rõ ràng là khi các cuộc họp được tổ chức và sẽ đề cập về vấn đề gì thì nhiều khả năng mọi người sẽ quản lý thời gian của mình hơn để tham dự và tham gia có hiệu quả.
Thiết lập mục tiêu là chìa khóa: Những cuộc họp được điều chỉnh giúp mọi người dễ dàng đặt mục tiêu hơn, sau đó đo lường và theo dõi hiệu suất của họ và tiến tới mục tiêu đó.
Một cuộc họp có thể diễn ra nhanh chóng: Một số công ty sử dụng “cuộc họp đứng” (stand-up meeting) hàng ngày, hoặc cuộc họp cập nhật trạng thái, được thiết kế trong thời gian ngắn đến mức không ai cần phải ngồi xuống. Điều này giúp cho mọi người đồng bộ hóa và giảm bớt đình trệ mà không mất thời gian quý báu để thực hiện nhiệm vụ.

2. Thiết lập chương trình họp

Không ai muốn tham dự một cuộc họp kinh doanh’mơ hồ và vô tổ chức. Thêm vào đó là chi phí không hiệu quả. Báo cáo năm 2019 ước tính các cuộc họp được tổ chức kém đã gây thiệt hại cho hàng tỷ đô la của nền kinh tế Mỹ cho việc lãng phí thời gian và có tác động tiêu cực đến mối quan hệ với khách hàng. Sau đây là một số mẹo thực tế để thiết lập chương trình họp:

Lên kế hoạch: Viết ra chương trình họp cụ thể cho cuộc họp có thể giúp tất cả mọi người đều thực hiện nhiệm vụ.
Duy trì trọng tâm: Có một số lượng mục hạn chế cần thảo luận giúp duy trì cuộc họp diễn ra trong thời lượng hợp lý.
Có mục tiêu: Chọn một số lượng mục tiêu hoặc mục hạn chế cần hoàn thành. Cuộc họp với mục tiêu rõ ràng có khả năng cảm thấy có giá trị hơn đối với người tham gia.
Tập trung vào giải pháp, không phải là vấn đề: Định hướng theo giải pháp giúp cho cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn, đặc biệt là khi các thành viên trong nhóm suy nghĩ về giải pháp trước đó.

3. Tạo phản hồi nhanh hơn

Công cụ làm việc nhóm mang tính đột phá

Khám phá những gì công nghệ đột phá có thể giúp bạn đạt được và những lợi ích mà các công cụ tốt nhất có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn.

Thông thường, dự án có thể bị đình trệ khi một người đang chờ người khác cung cấp đầu vào của họ. Bạn có thể khiến thời gian họp được tính là thời gian thực hiện nhiệm vụ bằng cách sử dụng công cụ cộng tác trực tuyến giúp bạn giải quyết các dự án, gặp mặt trực tiếp với khách hàng từ xa hoặc cộng tác về tài liệu theo thời gian thực.

Cùng làm việc trên tài liệu: Viết và chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực và lưu trữ đám mây cho tất cả các phiên bản của tài liệu đó có nghĩa là không có ai sẽ chờ phản hồi hoặc nhầm lẫn về phiên bản nào là phiên bản mới nhất. Tất cả đều có thể xảy ra ngay lập tức, như là một phần của cuộc thảo luận.
Thử tổ chức hội nghị qua video: Đưa khách hàng hoặc thành viên nhóm vào cuộc họp trực tiếp ngay cả khi họ không thể đích thân’có mặt ở đó có thể tăng tốc thời gian phản hồi.
Chia sẻ hình ảnh: Các công cụ trực tuyến giúp bạn chia sẻ màn hình của mình, cộng tác về mốc thời gian và lịch trình, và nhiều hơn nữa.

4. Sử dụng mô hình quyết định

Vì các nhân viên của doanh nghiệp nhỏ’ có vai trò và trách nhiệm luôn thay đổi để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, việc xác định người ra quyết định và người quản lý dự án có thể khó khăn. Sử dụng ma trận hoặc sơ đồ quyết định có thể là cứu cánh (và tiết kiệm thời gian). Sau đây là một vài ví dụ về các công cụ giúp xác định vai trò và trách nhiệm:

Sơ đồ RACI/DACI: Đây là những công cụ đảm bảo mọi người đều biết ai’chịu trách nhiệm về những khía cạnh nào của dự án hoặc quyết định. Lý tưởng nhất là điều này được thực hiện trong một cuộc họp trước khi dự án bắt đầu.
- RACI: Nhóm quyết định ai “Chịu trách nhiệm” về thực hiện hành động, ai “Chịu trách nhiệm giải trình” để đảm bảo hành động được thực hiện, ai “Được tư vấn” về dự án và ai chỉ “Được thông báo” về điều đó. Bạn có thể tạo sơ đồ liệt kê những nhiệm vụ trên trục Y và tên nhân viên trên trục X và gắn nhãn cho mỗi người và nhiệm vụ phân công bằng một chữ cái RACI.
- DACI: trong mô hình tương tự này, “Người điều khiển” phụ trách dự án, “Người phê duyệt” chịu trách nhiệm chính thức phê duyệt dự án, “Người đóng góp” là người hỗ trợ dự án và “Người cần nắm thông tin” bám sát dự án.
- Cả RACI và DACI đều có thể giúp giảm tình trạng chậm trễ và nhầm lẫn. Ngoài ra, nếu một người chịu trách nhiệm về quá nhiều nhiệm vụ, sơ đồ RACI/DACI có thể làm rõ điều này.
Cây Quyết định: Đây là cách trực quan đơn giản để thể hiện một vấn đề, các tùy chọn và hậu quả khác nhau hoặc các yếu tố giảm thiểu của vấn đề.

Xem thêm: Cây quyết định (Decision tree) là gì?
Phát triển quy trình: Chìa khóa là có mô hình hoặc quy trình, chứ không phải quy trình đó là gì. Khi có ’một hệ thống, và’hệ thống được thực hành, việc ra quyết định và phân bổ trách nhiệm trở nên dễ dàng hơn.

5. Chia sẻ quyền sở hữu

Mặc dù giao phó nhiệm vụ và quyết định là điều rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào (hoặc cuộc họp của doanh nghiệp nhỏ), cộng tác thực sự hiệu quả có nghĩa là quyền sở hữu chung đối với mục tiêu và kết quả. Tinh thần trách nhiệm tập thể trong mỗi cuộc họp giúp mọi người duy trì đúng hướng và gắn bó.

Gặp mặt trực tiếp: Đôi khi, để giải quyết vấn đề, bạn cần tắt email, gặp nhau trực tiếp và cùng thống nhất.
Tránh xa tư duy “đó’ không phải là việc của tôi”: Ngay cả khi các thành viên trong nhóm đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau, quyền sở hữu bình đẳng đối với thành bại của công ty có nghĩa là mọi người đều có xu hướng tiến bước vì nhóm hơn.
Chấp nhận những quan điểm đa dạng: Cho phép sở hữu chung trong việc ra quyết định có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh theo những cách bất ngờ.

Trên tất cả, điều’bắt buộc đối với bất kỳ mô hình, công cụ hoặc thói quen nào bạn chọn phù hợp với cấu trúc và văn hóa của công ty bạn’. Nhưng kết hợp một số lời khuyên này có thể giúp tiết kiệm thời gian, tăng cường làm việc nhóm và giúp quản lý những thách thức vô tận khi điều hành một doanh nghiệp nhỏ.

Nguồn: Microsoft 365

Thẻ

Microsoft 365