Kaizen đã và đem lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, cho tổ chức, nhưng liệu rằng nó chỉ nằm ở tầm vóc tổ chức? Còn bạn thì sao, có bao giờ bạn nghĩ rằng Kaizen cũng đem lại lợi ích cho chính bạn, giúp cho bạn vui vẻ từng giây từng phút, giúp bạn tạo ra những giây phút vui thú cùng công việc?
Trước khi đi quá xa thì Kaizen là một thuật ngữ theo tiếng Nhật. Kai có nghĩa là cải tiến và Zen có nghĩa là tốt hơn. Vậy Kaizen có nghĩa là thay đổi để tốt hơn, hoặc là cải tiến liên tục.
Để thực hiện Kaizen, bạn chỉ cần các kỹ thuật thông thường, đơn giản như 7 công cụ kiểm soát chất lượng (biểu đồ Pareto, nhân quả, tổ chức, kiểm soát, phân tán, các đồ thị và phiếu kiểm tra).
Vấn nạn của người đi làm khi không làm Kaizen cho công việc của mình.
Đa số những người đi làm đều có suy nghĩ rằng công việc là nơi chúng ta kiếm tiền và tạo thu nhập cho bản thân, giúp chúng ta nuôi sống chính mình và gia đình. Nên kiếm tiền có vẻ là mục tiêu hàng đầu.
Nhưng vấn đề là bởi vì chúng ta nghĩ rằng chúng ta kiếm tiền, nên đôi khi phải chấp nhận nhiều vấn đề khác. Có bao giờ bạn cảm thấy chán công việc? Có bao giờ bạn cảm thấy bực bội vì quá nhiều quy trình vớ vẫn, quá nhiều thức linh tinh, có quá nhiều thứ không rõ ràng?
Rồi bạn cảm thấy không thoải mái, cảm thấy không tự do, nhưng vì kiếm tiền chúng ta vẫn cố chịu? Mà bạn có biết rằng sự cố chịu nó sẽ gặm nhấm bạn, nó tích lũy dần dần vào trong bạn, nó sẽ làm cho bạn ngán, chán ngấy, thậm chí là thù gét công việc. Mỗi ngày đến công ty là một ngày cực hình. Thứ Sáu bạn thấy hào hứng và bạn lại ước như chưa bao giờ có thứ Hai.
Vấn nạn là, mỗi lần chúng ta tiêu tiền thì nó đem lại một sự thỏa mãn nào đó. Chúng ta có cần phải nhận sự bất mãn ở công ty rồi lấy tiền để mua một sự thỏa mãn nào đó không? Sao bạn không tìm lấy những giây phút thỏa mái ở công ty trong khi vẫn tạo ra giá trị, vẫn kiếm tiền như ai?
Ông bà ta có câu “cỏ luôn xanh hơn phía bên kia ngọn đồi”, cho nên khi gặp một vấn đề trong công việc, mà thật ra công việc luôn phát sinh những vấn đề, và đó là lý do người ta mướn chúng ta. Đúng không?
Do đó khi bạn gặp vấn đề, khi bạn gặp khó khăn, bạn thấy chán nản, bạn cảm thấy chỗ này không phù hợp với mình. Cho nên nghĩ rằng chắc chỗ kia sẽ phù hợp. Và có những người suốt đời chuyên chạy nhảy. Học kỹ thuật thì nghĩ rằng mình thích kinh tế, học kinh tế thì nghĩ rằng mình thích thứ khác, một năm có thể nhảy rất nhiều công ty.
Câu hỏi là sao bạn không tự Kaizen công việc của mình nhỉ? Phàm là cái gì mà lặp đi lặp lại thường là rất chán, sao mình không tự đổi mới nó mỗi ngày, và mỗi ngày bạn sẽ cảm thấy có nhiều thứ mới hơn, vui hơn và yêu thích với công việc hơn.
Nếu bạn gặp thử thách nào đó, đừng vội nản. Hãy vận dụng KaiZen để biến chúng thành cơ hội. Thay vì chăm chăm vào giải quyết thách thức, hãy sáng tạo nó thành một điểm khác biệt trong dịch vụ.
KaiZen sẽ là liều thuốc cho căn bệnh "Vạn sử khởi đầu nan, gian nan bắt đầu nản..."
Còn gặp phải vấn đề trong việc, nó là muôn thuở, các đồng nghiệp khác cứ hỏi tại sao lúc này vấn đề nhiều quá vậy? Nhưng nhìn một cách tích cực thì “đó là lý do chúng ta ở đây, chúng ta được thuê để giải quyết chuyện đó mà, giá trị của chúng ta nằm ở chỗ giải quyết được vấn đề cho tổ chức”.
Nếu trong một nhà máy, sản phẩm ra luôn luôn tốt, thì đâu cần bộ phận chất lượng, bộ phận testing và nhiều bộ phận khác nữa. Cho nên trong tâm trí lúc nào cũng có tư duy chào đón vấn đề và sự cố. Đó cũng là lý do mà trong đội SQM (Supplier Quality Management) của tôi luôn tâm niệm khẩu quyết “Nếu chúng ta không giải quyết được thì ai làm được đây? Nếu không làm bây giờ thì đợi đến khi nào nữa?”. Nên việc thì nhiều, mà vui thì vẫn cứ vui.
Vậy bạn Kaizen công việc bằng cách nào?
- Đầu tiên bạn phải luôn tâm niệm, luôn nhắc mình rằng không có gì quá tốt, quá hoàn hảo cả. cái gì cũng có thể làm tốt hơn, nếu đã tốt rồi thì phải làm cho nó trở thành tốt nhất trong những thứ tốt.
- Tập trung vào điều quan trọng nhất, bạn có thể áp dụng những công cụ khác như Pareto để biết việc gì là quan trọng đối với mình. Rồi từ đó loại bớt những thứ không quan trọng, không đem lại giá trị.
- Bạn là người giỏi nhất ở khu vực của bạn, bạn cống hiến một ngày 8 tiếng ở đó, không phải là bạn thì là ai? Nên đừng chờ đợi ai đó cải tiến thay bạn. Bạn thấy nó lãng phí, bạn thấy bất hợp lý. Hãy mạnh dạn đề xuất cải tiến, một lần không được thì hai lần, ba lần. Những người khác không rành vị trí của bạn bằng bạn, họ lo rủi ro. Hãy kiên nhẫn cho đến lúc họ sáng mắt ra, đừng nản.
- Nhưng cũng lưu ý rằng, thay đổi cải tiến một vấn đề có thể gây ra những vấn đề khác còn nghiêm trọng hơn, cho nên luôn luôn dựa trên đánh giá rủi ro và các mối tương tác liên quan. Đừng để uống thuốc trị gan xong lại bị đau bao tử.
- Và cuối cùng sau tất cả những nỗ lực, mà những đề xuất thay đổi của bạn không được ghi nhận, không được phản hồi đúng mức. Bao sáng kiến bị lờ đi, hãy mạnh dạn “thay đổi công ty”, bạn thật sự không thuộc về nơi này, còn bao nhiêu tổ chức khác chào đón những người có tư duy lean như bạn.
Khi nhận thức được tầm quan trọng của Kaizen, nhà quản lý hay nhân viên đều có thể đồng tâm để xây dựng văn hóa công ty theo chiến lược Kaizen:
(1) Không để một ngày trôi qua mà không có cải tiến được đề xuất và thực hiện trong công ty.
(2) Kaizen áp dụng trong chiến lược định hướng khách hàng, đồng thời đảm bảo mọi hoạt động quản lý và tăng sự hài lòng cho khách hàng.
(3) Điều quan trọng hàng đầu là chất lượng, chứ không phải là lợi nhuận, một doanh nghiệp sẽ trở nên thịnh vượng khi và chỉ khi khách hàng mua sản phẩm và dịch vụ mà họ hài lòng.
(4) Thừa nhận rằng mọi công ty đều có điểm thiếu sót nên cần xây dựng văn hóa công ty để mọi nhân viên tự nhận thức một cách thoải mái những thiếu sót, để sẵn sàng đưa ra ý tưởng cải tiến.
(5) Giải quyết công việc theo hướng phối hợp và theo hệ thống chức năng chéo.
(6) Nhấn mạnh vào quá trình và thiết lập phương pháp tư duy định hướng vào cải tiến các quá trình.
(7) Thiết lập một hệ thống quản lý, khuyến khích và đền đáp nỗ lực đóng góp ý tưởng cải tiến của tất cả mọi người.
Tuấn Huỳnh